PAGE秘書處工作細則檔案制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織秘書處及全體員工在工作過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案由秘書處集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映公司/組織的各項活動和工作情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）秘書處職責1.負責制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司/組織的各類檔案，包括文件、資料、合同、會議記錄、報表等。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案信息的時效性和有效性。6.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。7.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高員工的檔案管理意識和技能。（二）各部門職責1.負責本部門文件、資料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交秘書處。2.配合秘書處做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴格遵守公司/組織檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）員工職責1.妥善保管個人在工作中形成的各類文件、資料，按照規(guī)定及時歸檔。2.在工作中嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。3.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案管理所需的信息和資料。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政文件類：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復等。2.人事檔案類：包括員工的入職檔案、勞動合同、培訓記錄、考核記錄、獎懲記錄等。3.財務檔案類：包括會計憑證、賬簿報表、審計報告、財務預算等。4.業(yè)務檔案類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶檔案等。5.合同檔案類：包括各類合同協(xié)議、合作意向書、招投標文件等。6.會議檔案類：包括公司/組織各類會議的會議通知、議程、記錄、紀要等。7.科技檔案類：包括科研項目資料、技術文件、專利證書等。8.其他檔案類：上述類別未涵蓋的其他檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別+流水號”的方式編制。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：用兩位字母表示上述各類檔案類別，如“XZ”表示行政文件類，“RS”表示人事檔案類等。4.流水號：用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。5.例如，2023年行政文件類的第10份檔案編號為“2023XZ0010”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門文件、資料的收集工作，確保檔案的及時、完整。2.文件、資料形成后，承辦人應及時將原件或復印件交本部門檔案管理人員進行初步整理。3.對于重要文件、資料，應在形成后一周內移交秘書處。（二）檔案整理1.秘書處檔案管理人員對接收的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.整理檔案時，應按照檔案的形成時間、來源、內容等進行分類，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。3.對于破損、褪色的檔案，應進行修復或復制，保證檔案的完整性。4.檔案整理過程中，應編制檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.根據(jù)檔案分類和編號規(guī)則，將整理好的檔案歸入相應的檔案類別和保管期限。2.檔案歸檔應遵循“一事一卷、一卷一號”的原則，確保檔案的唯一性和準確性。3.對于電子檔案，應按照相關規(guī)定進行存儲和管理，并與紙質檔案建立對應關系。（二）檔案保管1.秘書處應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對于重要檔案和機密檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、限制查閱等。5.檔案保管期限分為永久、長期和短期，具體劃分按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。六、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，方可到秘書處查閱。2.查閱重要檔案和機密檔案，需經(jīng)公司/組織主管領導批準。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由秘書處安排專人陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理人員應對查閱檔案的人員進行登記，記錄查閱時間、查閱人員姓名、部門、查閱檔案名稱、編號等信息。2.查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用反饋1.查閱人員查閱檔案后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并反饋查閱利用情況。2.檔案管理人員應定期對檔案查閱利用情況進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.秘書處應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。2.檔案鑒定工作應由檔案管理人員、業(yè)務部門負責人和公司/組織主管領導組成的鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，綜合評估檔案的價值，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組批準后，應進行銷毀。2.檔案銷毀應填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，方可實施。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，并做好記錄。監(jiān)銷人員應在銷毀記錄上簽字確認。八、檔案信息化管理（一）電子檔案管理1.公司/組織應建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中管理。2.電子檔案應按照檔案分類和編號規(guī)則進行分類存儲，并建立相應的索引和目錄。3.電子檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)應符合國家有關電子文件管理的規(guī)定。4.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。（二）檔案數(shù)字化1.對于重要的紙質檔案，應進行數(shù)字化處理，建立電子副本。2.檔案數(shù)字化應按照相關標準和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質量和準確性。3.數(shù)字化檔案應與紙質檔案建立對應關系，并在電子檔案管理系統(tǒng)中進行標識和管理。九、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容予以保密。2.未經(jīng)公司/組織主管領導批準，不得擅自向任何單位或個人提供檔案信息。3.在檔案查閱、利用過程中，查閱人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。（二）檔案安全1.加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全設施，如監(jiān)控設備、防盜報警設備等。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管