PAGE工傷業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工傷業(yè)務(wù)檔案管理，規(guī)范工傷業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保工傷業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為公司工傷管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及工傷業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)人員在工傷認(rèn)定、勞動能力鑒定、工傷待遇支付、工傷事故調(diào)查處理等業(yè)務(wù)過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工傷業(yè)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映工傷事故發(fā)生的經(jīng)過、處理過程及結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與工傷業(yè)務(wù)相關(guān)的各種文件、資料、記錄等，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對工傷業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類、整理、編目和裝訂，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及工傷職工個人隱私和公司商業(yè)秘密的檔案信息予以保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用工傷業(yè)務(wù)檔案，為工傷管理決策提供依據(jù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工傷業(yè)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好工傷業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和移交工作。3.集中統(tǒng)一管理公司工傷業(yè)務(wù)檔案，建立健全檔案管理臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.按照檔案管理的要求，對工傷業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂和數(shù)字化處理，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供工傷業(yè)務(wù)檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。6.定期對工傷業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。（二）工傷認(rèn)定部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理工傷認(rèn)定過程中形成的各類文件、資料，包括工傷認(rèn)定申請表、勞動合同、醫(yī)療診斷證明、事故調(diào)查報(bào)告、證人證言等，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好工傷認(rèn)定檔案的整理、編目等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.按照檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門在工傷認(rèn)定工作中暫時留存的檔案資料，不得擅自銷毀或丟失。（三）勞動能力鑒定部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)整理勞動能力鑒定相關(guān)的檔案資料，包括勞動能力鑒定申請表、工傷認(rèn)定決定書、病歷資料、鑒定結(jié)論等，并按時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門對勞動能力鑒定檔案進(jìn)行分類、編號等工作，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.負(fù)責(zé)保管本部門在勞動能力鑒定過程中形成的其他相關(guān)資料，以備查閱和核對。（四）工傷待遇支付部門職責(zé)1.收集、整理工傷待遇支付過程中產(chǎn)生的各類文件和資料，如工傷待遇申請表、支付憑證、結(jié)算清單等，及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好工傷待遇支付檔案的整理和歸檔工作，提供相關(guān)的業(yè)務(wù)信息和數(shù)據(jù)。3.對已支付的工傷待遇檔案進(jìn)行妥善保管，便于日后查詢和審計(jì)。（五）工傷事故調(diào)查處理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)整理工傷事故調(diào)查處理過程中的各種文件、資料，包括事故調(diào)查報(bào)告、現(xiàn)場勘查記錄、詢問筆錄、整改措施等，并及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門對工傷事故調(diào)查處理檔案進(jìn)行分類、編目等工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性和連貫性。3.負(fù)責(zé)保存本部門在工傷事故調(diào)查處理過程中形成的其他相關(guān)資料，為后續(xù)的工傷管理工作提供參考。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工傷認(rèn)定申請材料，包括工傷認(rèn)定申請表、勞動合同、醫(yī)療診斷證明、事故報(bào)告、證人證言等。2.勞動能力鑒定相關(guān)材料，如勞動能力鑒定申請表、工傷認(rèn)定決定書、病歷資料、鑒定結(jié)論等。3.工傷待遇支付相關(guān)材料，如工傷待遇申請表、支付憑證、結(jié)算清單等。4.工傷事故調(diào)查處理材料，包括事故調(diào)查報(bào)告、現(xiàn)場勘查記錄、詢問筆錄、整改措施等。5.與工傷業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件、資料，如工傷職工的身份證明、授權(quán)委托書、往來信函等。（二）收集要求1.及時性：各部門在工傷業(yè)務(wù)辦理過程中，應(yīng)及時收集相關(guān)文件和資料，確保檔案資料的完整性和時效性。對于重要文件和緊急事項(xiàng)，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成收集和移交工作。2.準(zhǔn)確性：收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、偽造或遺漏重要信息。相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真核對資料內(nèi)容，確保其與工傷業(yè)務(wù)實(shí)際情況相符。3.規(guī)范性：收集的文件和資料應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定的格式和要求。如文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全等。（三）整理方法1.分類：按照工傷業(yè)務(wù)的不同階段和類別，將檔案資料分為工傷認(rèn)定檔案、勞動能力鑒定檔案、工傷待遇支付檔案、工傷事故調(diào)查處理檔案等類別。每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如工傷認(rèn)定檔案可分為申請材料、受理材料、調(diào)查核實(shí)材料、認(rèn)定決定材料等。2.編號：為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案資料進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和邏輯性原則，可采用年份+業(yè)務(wù)類別+流水號的方式進(jìn)行編制。例如，2023年工傷認(rèn)定檔案的編號為2023GD001，其中“2023”表示年份，“GD”表示工傷認(rèn)定業(yè)務(wù)類別，“001”表示該類別下的流水號。3.編目：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)按照分類順序排列，便于查閱和檢索。同時，為每份檔案資料制作卷內(nèi)目錄，置于卷首，清晰反映卷內(nèi)文件的排列順序和內(nèi)容。4.裝訂：對整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘或塑料夾等易生銹或損壞的裝訂材料。裝訂順序應(yīng)按照卷內(nèi)目錄的順序進(jìn)行，保證文件的連貫性和完整性。四、檔案的保管（一）保管期限1.工傷認(rèn)定檔案：長期保管，保管期限為自工傷認(rèn)定決定作出之日起不少于10年。2.勞動能力鑒定檔案：長期保管，保管期限為自勞動能力鑒定結(jié)論作出之日起不少于10年。3.工傷待遇支付檔案：長期保管，保管期限為自工傷待遇支付完畢之日起不少于10年。4.工傷事故調(diào)查處理檔案：長期保管，保管期限為自工傷事故處理完畢之日起不少于10年。（二）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放工傷業(yè)務(wù)檔案。庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等，保證檔案存放環(huán)境的適宜性。（三）保管要求1.上架存放：將整理好并裝訂成冊的檔案資料按照編號順序上架存放，便于查找和管理。檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年份等信息，確保檔案存放有序。2.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對工傷業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。檢查周期為每季度一次，特殊情況可隨時進(jìn)行檢查。3.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。同時，做好防火、防盜、防潮等應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。4.電子檔案管理：對于已進(jìn)行數(shù)字化處理的工傷業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。電子檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，制定電子檔案的查閱、使用規(guī)定，確保電子檔案的安全性和保密性。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工傷業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《工傷業(yè)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。查閱人員只能在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。3.涉及工傷職工個人隱私或公司商業(yè)秘密的檔案資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像或傳播檔案信息。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱工傷業(yè)務(wù)檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《工傷業(yè)務(wù)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等內(nèi)容，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并說明理由。檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況決定是否批準(zhǔn)延長借閱期限。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將檔案資料歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人員溝通解決。（三）出具證明1.公司內(nèi)部各部門或外部單位因工作需要，要求出具工傷業(yè)務(wù)檔案相關(guān)證明材料的，應(yīng)填寫《工傷業(yè)務(wù)檔案證明出具申請表》，注明出具證明的用途、證明內(nèi)容等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，核實(shí)檔案資料的真實(shí)性和完整性。符合出具證明條件的，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容出具證明材料，并加蓋檔案管理部門印章。3.出具證明材料應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映檔案資料的內(nèi)容，不得擅自更改或歪曲事實(shí)。如因特殊情況需要對證明內(nèi)容進(jìn)行說明或解釋的，檔案管理部門應(yīng)在證明材料中注明相關(guān)情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立工傷業(yè)務(wù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括工傷認(rèn)定部門、勞動能力鑒定部門、工傷待遇支付部門、工傷事故調(diào)查處理部門等相關(guān)業(yè)務(wù)人員。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期的工傷業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價值，對工傷業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見。2.對于涉及工傷職工權(quán)益保障、公司重大決策依據(jù)、法律法規(guī)糾紛等具有重要?dú)v史價值或現(xiàn)實(shí)意義的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.鑒定過程中，應(yīng)認(rèn)真審查檔案的內(nèi)容、來源、完整性等情況，確保鑒定意見的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《工傷業(yè)務(wù)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.《工傷業(yè)務(wù)檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門組織實(shí)施檔案