PAGE檔案及設(shè)計合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案及設(shè)計合同管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范設(shè)計合同的簽訂、履行、歸檔等流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司管理水平和運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在檔案管理及設(shè)計合同管理方面的工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案及設(shè)計合同管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：檔案資料應(yīng)真實反映公司業(yè)務(wù)活動，設(shè)計合同應(yīng)涵蓋所有必要條款，保證其完整性。3.安全保密原則：加強檔案及設(shè)計合同的安全保護(hù)措施，防止信息泄露和丟失，確保公司商業(yè)秘密和敏感信息的安全。4.便于利用原則：檔案及設(shè)計合同的管理應(yīng)便于查詢、檢索和使用，以滿足公司內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋市場調(diào)研資料、項目策劃書、設(shè)計方案、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的檔案。3.技術(shù)檔案：如設(shè)計圖紙、技術(shù)規(guī)范、工藝流程、實驗報告等技術(shù)資料。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確地匯集到公司檔案管理部門。2.在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將形成的檔案資料整理齊全，移交至檔案管理部門。3.對于外來文件，如政府部門文件、合作單位函件等，由公司辦公室統(tǒng)一接收，并根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類登記，及時分發(fā)至相關(guān)部門。（三）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，并編制檔案目錄。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對每份檔案進(jìn)行分類存放，確保檔案存放有序，便于查找。3.對于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的完整性。（四）檔案歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，確保歸檔檔案的質(zhì)量。3.建立電子檔案庫，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，方便查詢和利用。（五）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對檔案進(jìn)行定期盤點，核對檔案數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。（六）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。3.因工作需要復(fù)印檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)印內(nèi)容、份數(shù)等信息。4.涉及公司機密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（七）檔案借閱1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司檔案的，需提交借閱申請函，注明借閱目的、檔案名稱、編號等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱檔案時，應(yīng)與檔案管理部門簽訂借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時間、保密責(zé)任等事項。3.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。（八）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀申請表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁私自銷毀檔案資料。三、設(shè)計合同管理（一）合同簽訂1.合同洽談市場部門或項目負(fù)責(zé)人在接到設(shè)計項目需求后，應(yīng)與客戶進(jìn)行充分溝通，了解項目要求、設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、交付時間等關(guān)鍵信息，并形成項目洽談記錄。對客戶的資質(zhì)、信譽等進(jìn)行調(diào)查評估，確保合作的可行性和安全性。2.合同起草：根據(jù)洽談結(jié)果，由法務(wù)部門或指定專人起草設(shè)計合同文本。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、設(shè)計內(nèi)容、費用及支付方式、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。3.合同審核設(shè)計合同初稿完成后，提交至相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門包括市場部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等。市場部門重點審核合同條款是否符合市場慣例和項目需求；技術(shù)部門審核設(shè)計內(nèi)容和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確、合理；財務(wù)部門審核費用及支付方式是否符合公司財務(wù)規(guī)定；法務(wù)部門審核合同條款是否合法合規(guī)，有無潛在法律風(fēng)險。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，反饋給合同起草部門進(jìn)行修改完善。經(jīng)各部門審核通過的合同，方可提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.合同簽訂：設(shè)計合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由法定代表人或授權(quán)代表與客戶簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對合同文本與審批意見是否一致，確保合同簽訂的準(zhǔn)確性和完整性。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同原件交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。（二）合同履行1.任務(wù)分配：設(shè)計部門根據(jù)合同要求，制定詳細(xì)的設(shè)計工作計劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人及時間節(jié)點，并將任務(wù)分配至具體設(shè)計人員。2.設(shè)計過程管理設(shè)計人員應(yīng)按照合同約定和設(shè)計規(guī)范開展設(shè)計工作，定期向項目負(fù)責(zé)人匯報工作進(jìn)展情況。項目負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對設(shè)計過程的監(jiān)督和管理，及時協(xié)調(diào)解決設(shè)計過程中出現(xiàn)的問題，確保設(shè)計工作順利進(jìn)行。對于客戶提出的設(shè)計變更要求，應(yīng)按照合同約定的變更程序進(jìn)行處理。變更申請需經(jīng)客戶書面確認(rèn)，并簽訂補充協(xié)議或變更單，作為合同的組成部分。3.質(zhì)量控制建立設(shè)計質(zhì)量審核制度，對設(shè)計初稿、審核稿、終稿等進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括設(shè)計方案的合理性、準(zhǔn)確性、創(chuàng)新性，以及與合同要求的符合性等。技術(shù)部門應(yīng)參與設(shè)計質(zhì)量審核工作，對設(shè)計技術(shù)問題提出專業(yè)意見。審核通過的設(shè)計文件方可交付客戶。4.進(jìn)度跟蹤：建立合同履行進(jìn)度跟蹤機制，定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和評估。市場部門或項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時掌握設(shè)計工作進(jìn)度，確保按時交付設(shè)計成果。如發(fā)現(xiàn)可能影響合同履行進(jìn)度的問題，應(yīng)及時采取措施加以解決，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。（三）合同付款1.付款申請：設(shè)計項目按照合同約定完成相應(yīng)階段工作并經(jīng)客戶驗收合格后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時填寫付款申請單，注明合同編號、付款階段、金額、申請理由等信息，并附上相關(guān)證明材料，如驗收報告、發(fā)票等。2.付款審核：付款申請單提交至財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門應(yīng)核對合同條款、付款進(jìn)度、發(fā)票等信息，確保付款申請的真實性和合規(guī)性。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.款項支付：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行款項支付。支付款項時，應(yīng)嚴(yán)格遵守財務(wù)管理制度，確保資金安全。（四）合同變更與解除1.變更設(shè)計合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款時，可以由雙方協(xié)商一致簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等，并作為原合同的補充文件進(jìn)行管理。變更協(xié)議簽訂前，應(yīng)按照合同簽訂的審核程序進(jìn)行審核，確保變更后的合同條款合法合規(guī)、公平合理。2.解除在設(shè)計合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，雙方可以協(xié)商一致解除合同。解除合同應(yīng)簽訂解除協(xié)議，明確解除的原因、時間、雙方權(quán)利義務(wù)的處理等事項。解除協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并對已履行的部分進(jìn)行結(jié)算和清理，確保雙方權(quán)益得到妥善處理。（五）合同糾紛處理1.在設(shè)計合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，相關(guān)部門應(yīng)及時收集證據(jù)材料，分析糾紛原因，提出解決方案。2.對于合同糾紛，應(yīng)首先嘗試通過協(xié)商方式解決。如協(xié)商不成，可以根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)，選擇仲裁或訴訟等方式解決。3.在糾紛處理過程中，應(yīng)積極維護(hù)公司合法權(quán)益，同時保持與對方的溝通協(xié)調(diào)，盡量減少糾紛對公司業(yè)務(wù)的影響。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立檔案及設(shè)計合同管理監(jiān)督小組，定期對各部門的檔案及設(shè)計合同管理工作進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及設(shè)計合同簽訂、履行、付款、變更與解除、糾紛處理等方面的工作情況。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立檔案及設(shè)計合同管理工作考核評價機制，對各部門及相關(guān)人員的檔案及設(shè)計合同管理工