PAGE招標檔案室管理制度匯編一、總則（一）目的為加強招標檔案室的規(guī)范化管理，確保招標檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮招標檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、項目管理及其他各項工作中的作用，特制定本管理制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及招標活動形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于招標文件、投標文件、評標報告、合同文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：招標檔案室負責集中收集、整理、保管和利用公司所有招標檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實完整原則：招標檔案應如實反映招標活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保招標檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）招標檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善招標檔案室的各項規(guī)章制度。2.負責收集、整理、分類、編目、裝訂、上架存放公司招標活動中產(chǎn)生的各類檔案資料。3.建立健全招標檔案的檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責招標檔案的安全保管，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對到期的招標檔案進行鑒定和銷毀。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、項目管理等提供檔案資料支持和服務。7.負責與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務聯(lián)系與交流。（二）項目負責人職責1.在項目招標過程中，負責組織和指導相關(guān)人員做好各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保文件資料的齊全、完整。2.對項目招標檔案的真實性、準確性和完整性負責，及時將整理好的檔案移交招標檔案室。3.協(xié)助招標檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，認真履行檔案管理職責。2.負責招標檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架存放、檢索查詢、借閱登記等。3.對檔案的安全保管負責，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。4.積極參與檔案信息開發(fā)利用工作，為公司提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務。5.不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)，學習和掌握新的檔案管理技術(shù)和方法，提高檔案管理水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.招標文件：包括招標公告、資格預審文件、招標文件、答疑文件、補遺文件等。2.投標文件：包括投標函、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、投標報價表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務條款偏離表、資格證明文件、售后服務承諾等。3.評標文件：包括評標委員會組成名單、評標辦法、評標記錄、評標報告等。4.合同文件：包括中標通知書、合同協(xié)議書、合同條款、附件等。5.其他與招標活動相關(guān)的文件資料，如開標記錄、詢標記錄、往來函件等。（二）收集要求1.項目負責人應在招標活動結(jié)束后及時組織相關(guān)人員對各類文件資料進行收集，確保文件資料的齊全、完整。2.收集的文件資料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保電子文件的真實性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照招標項目的類別、時間順序等進行分類，確保檔案分類科學合理，便于查找和管理。2.編號：對每一份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對紙張較多的檔案資料進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。5.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、名稱、保管期限等信息。四、檔案保管與保護（一）保管場所1.招標檔案室應設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應具備良好的通風、防潮、防蟲、防盜、防火、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列整齊有序，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應采用安全可靠的存儲設(shè)備進行存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，確保檔案管理的規(guī)范化和信息化。（三）保護措施1.定期對檔案進行檢查和維護，檢查檔案的保管狀況、字跡清晰度、紙張完好程度等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。2.對破損、褪色的檔案進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強對檔案庫房的安全管理，嚴格限制無關(guān)人員進入檔案庫房，防止檔案被盜、被篡改或丟失。4.做好檔案的保密工作，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料，應采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招標檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到招標檔案室查閱。2.涉及公司重大項目或重要決策的招標檔案，查閱時需經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。3.外部單位因工作需要查閱公司招標檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)公司相關(guān)部門負責人和分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人員到招標檔案室辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應的檔案資料。3.查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記本上簽字確認。（三）利用規(guī)定1.招標檔案的利用應嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，不得將檔案用于與工作無關(guān)的目的。2.如需對檔案進行引用、摘錄、匯編等，應經(jīng)檔案管理人員同意，并注明檔案來源。3.利用招標檔案形成的成果，如研究報告、論文等，其知識產(chǎn)權(quán)歸公司所有。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對招標檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由招標檔案室負責人、項目負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對招標檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否存在缺頁、漏項等情況。2.檔案的準確性：核實檔案內(nèi)容是否真實、準確，是否與招標活動實際情況相符。3.檔案的有效性：判斷檔案是否仍具有保存價值，是否已過保管期限。4.檔案與公司業(yè)務的關(guān)聯(lián)性：評估檔案對公司生產(chǎn)經(jīng)營、項目管理等工作的參考價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由招標檔案室負責組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將《檔案銷毀清單》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的招標檔案信息化管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)招標檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行規(guī)范化處理，確保電子檔案的質(zhì)量。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司招標檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.及時更新檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，保證檔案