PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)水務(wù)站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)水務(wù)站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水務(wù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)水務(wù)站的各類檔案管理工作，包括但不限于工程建設(shè)、水資源管理、防汛抗旱、水質(zhì)監(jiān)測等方面形成的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)鎮(zhèn)水務(wù)站的檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映水務(wù)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理各類水務(wù)檔案，確保檔案內(nèi)容完整無缺。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)水務(wù)站檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理各類水務(wù)檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)和安全防范工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在水務(wù)工作中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，確保檔案管理工作符合制度要求。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與水務(wù)工作有關(guān)的文件、通知、指示等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)水務(wù)站制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.水務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收資料等。4.水資源管理方面的監(jiān)測數(shù)據(jù)、分析報(bào)告、許可文件等。5.防汛抗旱工作中的應(yīng)急預(yù)案、值班記錄、災(zāi)情報(bào)告等。6.水質(zhì)監(jiān)測的采樣記錄、分析報(bào)告、檢測證書等。7.其他與水務(wù)工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照水務(wù)工作的職能和檔案內(nèi)容，將檔案分為工程建設(shè)、水資源管理、防汛抗旱、水質(zhì)監(jiān)測等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、滅火器等。2.對電子檔案應(yīng)配備專用的存儲設(shè)備，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括涉及國家機(jī)密、重要?dú)v史資料、重大決策等文件材料。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，主要包括一般性的水務(wù)工作文件材料。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，主要包括臨時(shí)性的文件材料。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案的利用（一）查閱規(guī)定1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)水務(wù)站工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)水務(wù)站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)上級主管部門同意。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)水務(wù)站工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期歸還的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等信息。3.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面審查、客觀公正的原則，對檔案的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.以國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合水務(wù)工作實(shí)際，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)水務(wù)站負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷檔案的價(jià)值。2.參考檔案的保管期限，結(jié)合水務(wù)工作的發(fā)展變化，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)水務(wù)站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)水務(wù)站檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱、借閱和統(tǒng)計(jì)分析。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合鄉(xiāng)鎮(zhèn)水務(wù)站的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌