PAGE志愿者檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強本公司/組織志愿者隊伍建設(shè)，規(guī)范志愿者檔案管理，全面、準確、及時地記錄志愿者的基本信息、服務(wù)經(jīng)歷、培訓(xùn)情況等，有效發(fā)揮志愿者檔案在志愿者管理、服務(wù)評價、激勵表彰等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所有參與志愿服務(wù)活動的志愿者檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實記錄志愿者的各項信息，確保信息真實可靠。2.完整性原則：全面收集志愿者的各類相關(guān)資料，保證檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴格保護志愿者個人隱私，對檔案信息妥善保管，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)志愿者的服務(wù)情況和發(fā)展變化，及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名：志愿者的真實姓名。2.性別：志愿者的性別。3.出生日期：志愿者的出生年月日。4.民族：志愿者所屬民族。5.政治面貌：如中共黨員、共青團員、民主黨派、群眾等。6.身份證號碼：志愿者的有效身份證件號碼。7.聯(lián)系電話：包括手機號碼、電子郵箱等，以便及時溝通聯(lián)系。8.家庭住址：志愿者常住地址。9.工作單位/學(xué)校：志愿者所在的工作單位或就讀學(xué)校。10.職業(yè)/學(xué)生身份：明確志愿者的職業(yè)或?qū)W生身份類別，如企業(yè)員工、教師、醫(yī)生、大學(xué)生等。（二）志愿服務(wù)申請與審核記錄1.申請時間：志愿者提交志愿服務(wù)申請的具體日期。2.申請服務(wù)項目：注明申請參與的志愿服務(wù)項目名稱。3.審核意見：記錄對志愿者申請的審核結(jié)果，如批準、不批準及原因說明。4.審核人簽名：負責審核的工作人員簽名確認。（三）志愿服務(wù)記錄1.服務(wù)項目名稱：詳細記錄志愿者參與的具體志愿服務(wù)項目名稱。2.服務(wù)時間：每次服務(wù)開始時間和結(jié)束時間，精確到小時或分鐘。3.服務(wù)地點：明確志愿服務(wù)活動開展的地點。4.服務(wù)內(nèi)容：具體描述志愿者在服務(wù)過程中所承擔的工作任務(wù)和完成情況。5.服務(wù)評價：由服務(wù)項目負責人或相關(guān)主管對志愿者的服務(wù)表現(xiàn)進行評價，評價內(nèi)容可包括工作態(tài)度、專業(yè)能力、團隊協(xié)作等方面，評價等級可分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格。6.服務(wù)證明：如有相關(guān)服務(wù)證明文件，如服務(wù)證書頒發(fā)記錄、服務(wù)活動照片、視頻資料等，應(yīng)一并歸檔。（四）培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)時間：記錄志愿者參加各類培訓(xùn)的具體日期。2.培訓(xùn)內(nèi)容：詳細說明培訓(xùn)課程的主題和主要內(nèi)容。3.培訓(xùn)方式：如集中授課、線上學(xué)習、實地演練等。4.培訓(xùn)考核結(jié)果：記錄志愿者在培訓(xùn)考核中的成績或評定等級，如合格、不合格等。5.培訓(xùn)證書：如有培訓(xùn)證書，應(yīng)附上證書復(fù)印件。（五）表彰獎勵記錄1.表彰獎勵名稱：記錄志愿者獲得的各類表彰獎勵的具體名稱，如優(yōu)秀志愿者、志愿服務(wù)突出貢獻獎等。2.表彰獎勵時間：獲得表彰獎勵的日期。3.表彰獎勵頒發(fā)單位：明確頒發(fā)表彰獎勵的組織或機構(gòu)名稱。4.表彰獎勵證書或文件：附上表彰獎勵證書復(fù)印件或相關(guān)表彰文件。（六）志愿者反饋與建議1.反饋時間：志愿者提出反饋或建議的日期。2.反饋內(nèi)容：詳細記錄志愿者對志愿服務(wù)活動、組織管理等方面的意見、建議或感受。3.處理情況：記錄對志愿者反饋的處理過程和結(jié)果，如是否采納建議、采取了哪些改進措施等。三、檔案建立與歸檔（一）檔案建立1.志愿者在申請加入本公司/組織志愿服務(wù)隊伍時，應(yīng)填寫《志愿者信息登記表》，提供個人基本信息及相關(guān)證明材料。2.負責志愿者管理的工作人員對志愿者提交的資料進行初審，確保信息完整、準確。初審合格后，為志愿者建立個人檔案，并賦予唯一的檔案編號。（二）檔案歸檔1.按照檔案內(nèi)容分類，將志愿者的各類資料進行整理、編號，依次放入檔案袋或檔案盒中。2.每份檔案應(yīng)建立詳細的目錄清單，注明檔案內(nèi)包含的各項資料名稱和頁碼，以便查閱。3.檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。四、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部負責志愿者管理的工作人員因工作需要，可查閱志愿者檔案。2.涉及志愿者個人隱私或特殊情況需查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)志愿者本人書面同意，并報上級主管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《志愿者檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.將申請表提交給檔案管理部門負責人審核，審核通過后，由檔案管理人員陪同查閱人員到檔案存放地點進行查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記或損壞。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《志愿者檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.因特殊工作需要借閱志愿者檔案的，需經(jīng)上級主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并說明理由。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《志愿者檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.將申請表提交給上級主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員向借閱人員提供檔案，并在《志愿者檔案借閱登記表》上記錄借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，由借閱人員簽字確認。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自復(fù)印、傳播或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，并在《志愿者檔案借閱登記表》上注明歸還時間。五、檔案更新與維護（一）定期更新1.檔案管理人員應(yīng)定期對志愿者檔案進行檢查和更新，確保檔案內(nèi)容的時效性和準確性。2.每年至少對志愿者檔案進行一次全面梳理，根據(jù)志愿者的實際情況，更新個人基本信息、志愿服務(wù)記錄、培訓(xùn)記錄等內(nèi)容。（二）即時更新1.當志愿者的基本信息發(fā)生變更時，如聯(lián)系方式、工作單位、家庭住址等，應(yīng)及時通知檔案管理人員進行更新。2.志愿者每次完成志愿服務(wù)活動后，服務(wù)項目負責人應(yīng)及時將服務(wù)記錄反饋給檔案管理人員，以便更新檔案內(nèi)容。3.志愿者獲得表彰獎勵或提出反饋建議后，相關(guān)部門應(yīng)及時將信息傳遞給檔案管理人員，確保檔案記錄完整。（三）檔案維護1.保持檔案存放環(huán)境的整潔、干燥、通風，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。2.定期對檔案進行整理和裝訂，確保檔案資料整齊有序，便于查閱。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，定期對電子檔案進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對志愿者檔案信息予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.對涉及志愿者個人隱私的信息，如身份證號碼、家庭住址、健康狀況等，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施進行保護。（二）安全管理1.加強檔案存放場所的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案安全。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等事故時，能夠及時采取措施保護檔案安全。3.對檔案管理人員進行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和責任意識，確保檔案管理工作安全有序進行。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.志愿者退出本公司/組織志愿服務(wù)隊伍，且檔案保存期限已滿[X]年，經(jīng)檔案管理部門審核確認后，可進行銷毀。2.檔案內(nèi)容存在嚴重錯誤或虛假信息，經(jīng)核實后，可對相關(guān)檔案進行銷毀。3.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《志愿者檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將申請表提交給檔案管理部門負責人審核，審核通過后，報上級主管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.批準后，由檔案管理人員會同相關(guān)監(jiān)督人員對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性和完整性。4.采用適當?shù)姆绞綄n案進行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督