PAGE生產文件及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司生產文件及檔案的管理，確保文件和檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，便于生產活動的有效開展、查詢和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有與生產相關的文件及檔案的管理，包括但不限于生產計劃、工藝文件、操作規(guī)程、質量記錄、設備檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則公司設立專門的文件及檔案管理部門，對生產文件及檔案進行集中管理，確保各類文件和檔案的有序存放和有效利用。2.分類管理原則根據文件和檔案的性質、用途、來源等進行分類，便于查找、檢索和管理。3.全程受控原則對生產文件及檔案的形成、流轉、使用、保管、銷毀等全過程進行嚴格控制，確保其質量和安全。4.保密原則對于涉及公司機密的生產文件及檔案，嚴格按照保密制度進行管理，防止信息泄露。二、文件管理（一）文件分類1.生產計劃類包括年度生產計劃、月度生產計劃、周生產計劃等，明確產品生產的數量、時間、進度等要求。2.工藝文件類如工藝流程圖、工藝卡片、作業(yè)指導書等，規(guī)定產品生產的工藝流程、操作方法、質量標準等。3.操作規(guī)程類針對生產設備、儀器儀表等制定的操作規(guī)范，確保設備的正確使用和維護。4.質量文件類質量檢驗標準、檢驗報告、不合格品處理記錄等，用于控制產品質量。5.設備文件類設備說明書、設備維護手冊、設備操作規(guī)程、設備檔案等，記錄設備的基本信息、維護保養(yǎng)情況等。6.安全文件類安全生產規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、安全檢查記錄、事故報告等，保障生產過程的安全。7.其他文件類與生產相關的通知、通報、會議紀要、技術資料等。（二）文件編號為便于文件的識別和管理，對各類文件進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：[公司簡稱][文件類別代碼][年份][流水號]例如：[公司簡稱]SC[2023]001，其中“SC”表示生產文件，“2023”表示年份，“001”表示流水號。（三）文件編制與審核1.編制要求文件編制人員應根據生產實際情況，確保文件內容準確、完整、清晰，符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。文件應使用規(guī)范的語言文字，圖表清晰、準確。2.審核流程文件編制完成后，應提交相關部門負責人進行審核。審核內容包括文件的準確性、完整性、適用性等。審核通過后，由審核人簽字確認。（四）文件發(fā)放與簽收1.發(fā)放范圍根據文件的性質和使用要求，確定文件的發(fā)放范圍，并填寫《文件發(fā)放登記表》。2.簽收要求文件接收人應在《文件發(fā)放登記表》上簽字確認，注明接收日期。對于重要文件，應要求接收人出具回執(zhí)。（五）文件使用與保管1.使用要求文件使用部門應按照文件規(guī)定的要求進行操作，不得擅自修改、復印、轉借文件。如需復印文件，應經文件管理部門批準，并登記復印情況。2.保管要求文件使用部門應指定專人負責文件的保管，確保文件的安全和完整。文件應存放在干燥、通風、防火、防盜的場所，避免文件受潮、損壞、丟失。（六）文件修訂與廢止1.修訂原因當文件內容與實際情況不符、法律法規(guī)或行業(yè)標準發(fā)生變化、生產工藝進行調整等情況時，應及時對文件進行修訂。2.修訂流程文件修訂由原編制部門負責，修訂完成后按照審核、發(fā)放流程進行處理。同時，應在原文件上加蓋“修訂”章，并注明修訂日期。3.廢止處理對于已不再適用的文件，由文件管理部門統(tǒng)一進行廢止處理。廢止文件應加蓋“廢止”章，并注明廢止日期。廢止文件應妥善保管，以備查閱。三、檔案管理（一）檔案分類1.生產計劃檔案包括年度、月度、周生產計劃及其執(zhí)行情況的記錄。2.工藝檔案工藝流程圖、工藝卡片、工藝驗證報告等。3.質量檔案質量檢驗記錄、質量統(tǒng)計分析報告、質量事故處理記錄等。4.設備檔案設備采購合同、設備安裝調試記錄、設備維護保養(yǎng)記錄、設備維修記錄、設備報廢記錄等。5.安全檔案安全生產規(guī)章制度、安全檢查記錄、安全培訓記錄、事故檔案等。6.其他檔案與生產相關的技術資料、會議紀要、合同協(xié)議等。（二）檔案編號檔案編號與文件編號一致，以便于查找和關聯(lián)。（三）檔案收集與整理1.收集要求各部門應按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的生產文件及檔案收集整理，移交檔案管理部門。檔案管理部門應及時對接收的檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。2.整理要求檔案管理人員應按照檔案分類標準，對收集的檔案進行分類整理，編制檔案目錄。檔案應裝訂成冊，編制頁碼，并填寫檔案盒封面和脊背的相關信息。（四）檔案歸檔與存儲1.歸檔要求整理好的檔案應及時歸檔，存入專門的檔案庫房。檔案應按照類別、年度、保管期限等進行排列存放，便于查找和管理。2.存儲要求檔案庫房應具備良好的通風、防潮、防火、防盜、防蟲等條件。檔案應存放在檔案架或檔案柜中，不得隨意堆放。同時，應建立檔案存儲電子目錄，便于快速檢索。（五）檔案查閱與借閱1.查閱要求公司內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。2.借閱要求因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。借閱期滿后，應及時歸還檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。（六）檔案鑒定與銷毀1.鑒定要求檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應由檔案管理人員、相關業(yè)務部門人員和公司領導組成的鑒定小組進行。鑒定小組應根據檔案的重要性、時效性、完整性等因素，綜合評估檔案的價值，確定其保管期限。2.銷毀要求對于已到保管期限且無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經公司領導批準后，由檔案管理部門組織銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在《檔案銷毀登記表》上簽字確認。銷毀記錄應長期保存。四、信息化管理（一）文件及檔案數字化1.數字化范圍對重要的生產文件及檔案進行數字化處理，建立電子文件和檔案數據庫。數字化范圍包括但不限于生產計劃、工藝文件、質量記錄、設備檔案等。2.數字化要求數字化文件和檔案應保持與紙質原件一致，圖像清晰、完整可辨。數字化過程中應進行數據備份，確保數據的安全性。（二）信息系統(tǒng)建設1.系統(tǒng)功能建立生產文件及檔案管理信息系統(tǒng)，實現文件和檔案的在線編制、審核、發(fā)放、查詢、借閱、修訂、廢止等功能，提高管理效率和信息共享程度。2.系統(tǒng)安全加強信息系統(tǒng)的安全管理，設置用戶權限，防止信息泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查檔案管理部門應定期對各部門的文件及檔案管理情況進行檢查，檢查內容包括文件的編制、審核、發(fā)放、使用、保管、修訂、廢止等情況，以及檔案的收集、整理、歸檔、存儲、查閱、借閱、鑒定、銷毀等情況。2.不定期抽查公司領導和相關部門可根據工作需要，對文件及檔案管理情況進行不定期抽查，及時發(fā)現問題并督促整改。（二）考核機制建