PAGE招投標(biāo)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司招投標(biāo)檔案資料管理，規(guī)范招投標(biāo)活動中的文件、資料收集、整理、歸檔和保管等工作，確保招投標(biāo)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司招投標(biāo)工作提供有力支持和有效參考，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招投標(biāo)項目檔案資料的管理，包括但不限于招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書以及與招投標(biāo)活動相關(guān)的各類文件、函件、會議紀(jì)要等。（三）基本原則1.真實性原則：招投標(biāo)檔案資料應(yīng)如實反映招投標(biāo)活動的全過程，確保所記錄內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理招投標(biāo)活動中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：對檔案資料進行準(zhǔn)確分類、編號和標(biāo)注，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，便于查詢和使用。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的招投標(biāo)檔案資料進行妥善保管，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對招投標(biāo)檔案資料進行管理，確保檔案資料的格式、內(nèi)容符合要求，便于長期保存和查閱。二、管理職責(zé)（一）招投標(biāo)管理部門職責(zé)1.負責(zé)組織、協(xié)調(diào)招投標(biāo)活動，對招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的文件資料進行收集、整理和初步審核。2.按照本制度要求，及時將審核后的檔案資料移交檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案資料的歸檔工作。3.負責(zé)對已歸檔的招投標(biāo)檔案資料進行查詢、借閱等日常管理工作，并及時反饋檔案資料的使用情況。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善招投標(biāo)檔案資料管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.負責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計招投標(biāo)檔案資料，建立健全檔案管理臺賬，確保檔案資料的安全和完整。3.按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對招投標(biāo)檔案資料進行分類、編號和裝訂，編制檔案目錄，方便查詢和利用。4.定期對招投標(biāo)檔案資料進行檢查、鑒定和清理，對超過保管期限或已無保存價值的檔案資料，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。5.為公司內(nèi)部各部門提供招投標(biāo)檔案資料的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門在招投標(biāo)活動中產(chǎn)生文件資料的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定的時間和要求將相關(guān)資料移交招投標(biāo)管理部門。2.在招投標(biāo)活動中，各部門應(yīng)積極配合招投標(biāo)管理部門和檔案管理部門的工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確收集和歸檔。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.招標(biāo)階段：包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、資格預(yù)審文件、答疑文件、招標(biāo)控制價文件、開標(biāo)記錄、評標(biāo)專家抽取記錄等。2.投標(biāo)階段：包括投標(biāo)文件（含商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)、資格證明文件等）、投標(biāo)保證金繳納憑證、投標(biāo)函、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等。3.評標(biāo)階段：包括評標(biāo)報告、評標(biāo)委員會成員名單、評標(biāo)過程記錄、澄清說明文件等。4.定標(biāo)階段：包括中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)通知書、合同簽訂文件等。5.其他與招投標(biāo)活動相關(guān)的文件資料，如往來函件、會議紀(jì)要、投訴處理文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在招投標(biāo)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將本部門產(chǎn)生的相關(guān)文件資料整理齊全，并移交至招投標(biāo)管理部門。2.招投標(biāo)管理部門應(yīng)及時對收集到的文件資料進行審核，確保資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。對于不符合要求的文件資料，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行補充或更正。3.在收集文件資料過程中，應(yīng)注意收集原件。如無法提供原件，需提供經(jīng)相關(guān)部門蓋章確認(rèn)的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.按照招投標(biāo)活動的流程和文件資料的類別，對收集到的文件資料進行分類整理。2.對每份文件資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和查詢。編號規(guī)則可采用“項目編號+文件類別代碼+順序號”的方式，例如：“ZB20230101+01+001”，其中“ZB20230101”為項目編號，“01”為文件類別代碼（如招標(biāo)公告為01，投標(biāo)文件為02等），“001”為順序號。3.對文件資料進行排序，按照文件產(chǎn)生的時間順序或重要程度進行排列，確保檔案資料的邏輯性和系統(tǒng)性。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件資料的編號、名稱、日期、來源等信息，方便查閱和檢索。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.招投標(biāo)管理部門應(yīng)在文件資料整理完成并審核通過后，及時移交檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案資料進行再次審核，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)，并將檔案資料存入專門的檔案庫房或存儲設(shè)備中。3.歸檔的檔案資料應(yīng)按照年度、項目、類別等進行分類存放，并建立相應(yīng)的索引和標(biāo)識，便于查找和管理。（二）保管期限1.招投標(biāo)檔案資料的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為[X]年，適用于一般性的招投標(biāo)項目文件資料，如投標(biāo)文件副本、開標(biāo)記錄等。3.中期保管期限為[X]年，適用于重要的招投標(biāo)項目文件資料，如招標(biāo)文件、評標(biāo)報告等。4.長期保管期限為[X]年或永久保存，適用于涉及公司重大利益、具有重要歷史價值或法律意義的招投標(biāo)項目文件資料，如中標(biāo)通知書、合同簽訂文件等。（三）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全。2.對電子檔案資料，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行備份，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.建立檔案資料借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案資料的借閱范圍和借閱期限，確保檔案資料的安全。借閱檔案資料時，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。4.定期對檔案資料進行清查盤點，核對檔案資料的數(shù)量、內(nèi)容和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱招投標(biāo)檔案資料時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限等信息，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人按照規(guī)定的范圍和要求查閱檔案資料。3.查閱人不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案資料，如有需要摘錄或復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行辦理。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱招投標(biāo)檔案資料時，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限和歸還時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如發(fā)生檔案資料丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人歸還檔案資料時，檔案管理部門應(yīng)進行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記冊上注明歸還時間。六、檔案資料的保密與安全（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對招投標(biāo)檔案資料中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息進行保密管理。2.檔案管理部門應(yīng)與接觸招投標(biāo)檔案資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，防止信息泄露。3.在檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱和借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制接觸范圍、設(shè)置密碼、加密存儲等，確保敏感信息的安全。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案資料進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等安全事故，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.對電子檔案資料的存儲和傳輸，應(yīng)采取安全可靠的技術(shù)手段進行加密處理，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已歸檔的招投標(biāo)檔案資料進行鑒定，根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案資料的存毀價值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定程序1.檔案管理部門組織成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、招投標(biāo)管理部門人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家等。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案資料進行逐一審查，根據(jù)鑒定原則，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案資料，應(yīng)編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源等信息，并經(jīng)鑒定小組組長簽字確認(rèn)。4.將銷毀清單報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進行檔案資料的銷毀處理。（三）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并確保銷毀過程的徹底性和安全性。2.對電子檔案資料，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并對存儲介質(zhì)進行物理銷毀