PAGE校園宿舍安全檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)校園宿舍安全管理，規(guī)范安全檔案管理工作，有效預(yù)防和減少宿舍安全事故的發(fā)生，保障師生員工的生命財(cái)產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于校園內(nèi)所有學(xué)生宿舍及相關(guān)管理部門(mén)。（三）依據(jù)本制度依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國(guó)消防法》、《機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》以及學(xué)校的相關(guān)規(guī)章制度制定。二、檔案管理職責(zé)分工（一）宿舍管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善宿舍安全檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的檔案管理工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.定期對(duì)宿舍安全檔案進(jìn)行整理、歸檔、保管和查閱，為宿舍安全管理決策提供依據(jù)。（二）各學(xué)院1.負(fù)責(zé)本學(xué)院學(xué)生宿舍安全檔案的收集、整理和初步審核工作。2.配合宿舍管理部門(mén)做好檔案的歸檔和保管工作，及時(shí)更新學(xué)生宿舍人員信息。3.對(duì)本學(xué)院學(xué)生進(jìn)行宿舍安全宣傳教育，將相關(guān)活動(dòng)記錄納入檔案管理。（三）宿舍管理員1.負(fù)責(zé)日常宿舍安全檢查記錄的填寫(xiě)，包括宿舍設(shè)施設(shè)備檢查、學(xué)生違規(guī)行為記錄等。2.及時(shí)向宿舍管理部門(mén)報(bào)告宿舍安全隱患和異常情況，并協(xié)助做好相關(guān)記錄的整理。3.配合學(xué)院和其他部門(mén)做好與宿舍安全相關(guān)的調(diào)查和資料收集工作。三、檔案內(nèi)容（一）宿舍基本信息檔案1.宿舍布局圖，標(biāo)注各房間位置、門(mén)窗、消防設(shè)施等。2.宿舍設(shè)施設(shè)備清單，包括床鋪、桌椅、照明、電器等設(shè)備的型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間等。3.宿舍入住人員信息，包括姓名、學(xué)院、專(zhuān)業(yè)、年級(jí)、宿舍號(hào)、聯(lián)系方式等。（二）安全檢查檔案1.定期安全檢查記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及整改情況等。2.專(zhuān)項(xiàng)安全檢查記錄，如消防設(shè)施檢查、電氣安全檢查等，詳細(xì)記錄檢查結(jié)果和處理措施。3.臨時(shí)安全檢查記錄，針對(duì)突發(fā)事件或安全隱患進(jìn)行的檢查記錄。（三）安全隱患排查與整改檔案1.安全隱患排查報(bào)告，記錄排查時(shí)間、排查范圍、發(fā)現(xiàn)的隱患類(lèi)型及詳細(xì)情況。2.隱患整改通知書(shū)，明確整改責(zé)任部門(mén)、整改期限、整改要求等。3.整改情況跟蹤記錄，包括整改過(guò)程中的檢查、督促、驗(yàn)收等情況。（四）安全教育檔案1.宿舍安全宣傳教育活動(dòng)計(jì)劃、方案及總結(jié)。2.安全教育講座、培訓(xùn)記錄，包括時(shí)間、地點(diǎn)、主講人、參與人員、內(nèi)容摘要等。3.學(xué)生安全知識(shí)考試成績(jī)及試卷。（五）安全事故檔案1.事故報(bào)告，詳細(xì)記錄事故發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、原因、損失情況等。2.事故調(diào)查記錄，包括調(diào)查人員、調(diào)查過(guò)程、調(diào)查結(jié)果等。3.事故處理記錄，如對(duì)責(zé)任人的處理決定、整改措施等。（六）消防檔案1.消防設(shè)施設(shè)備清單及檢查記錄，包括滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等設(shè)施的型號(hào)、數(shù)量、位置、維護(hù)保養(yǎng)情況等。2.消防演練計(jì)劃、方案及總結(jié)，記錄演練時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、演練內(nèi)容、效果評(píng)估等。3.火災(zāi)事故應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)記錄。（七）電氣安全檔案1.電氣設(shè)備清單，包括配電箱、電線電纜、插座、燈具等設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、安裝位置等。2.電氣安全檢查記錄，包括接地電阻測(cè)試、絕緣電阻測(cè)試、漏電保護(hù)裝置測(cè)試等結(jié)果。3.電氣維修記錄，記錄維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修人員等。（八）其他相關(guān)檔案1.與宿舍安全管理相關(guān)的會(huì)議記錄、文件、通知等。2.學(xué)生宿舍違規(guī)行為記錄，包括違規(guī)時(shí)間、違規(guī)人員、違規(guī)行為、處理結(jié)果等。3.宿舍安全管理工作的表彰與獎(jiǎng)勵(lì)記錄。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)和人員應(yīng)按照檔案管理職責(zé)，及時(shí)收集各類(lèi)與宿舍安全相關(guān)的資料。2.資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.收集的資料應(yīng)具有時(shí)效性，確保檔案內(nèi)容能夠反映宿舍安全管理的實(shí)際情況。（二）整理原則1.分類(lèi)整理，按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，便于查找和管理。2.順序排列，同一類(lèi)檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.編號(hào)標(biāo)識(shí)，為每份檔案或每組檔案賦予唯一的編號(hào)，便于識(shí)別和檢索。（三）整理方法1.對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類(lèi)，去除重復(fù)、無(wú)關(guān)的內(nèi)容。2.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)、編目，制作目錄清單。3.按照整理原則對(duì)資料進(jìn)行排序、裝訂或裝盒，確保檔案整齊、美觀。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.整理好的檔案由各部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，移交至宿舍管理部門(mén)。2.宿舍管理部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)建立相應(yīng)的索引和目錄，便于快速查找。（二）保管方式1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，不同類(lèi)別的檔案之間應(yīng)保持一定的間隔，便于通風(fēng)和查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）保管期限1.宿舍基本信息檔案、安全事故檔案等重要檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管。2.安全檢查檔案、安全教育檔案等一般檔案保管期限為[X]年。3.其他相關(guān)檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于[X]年。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至宿舍管理部門(mén)審批。3.宿舍管理部門(mén)批準(zhǔn)后，安排專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室，不得涂改、損壞、抽取檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和宿舍管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性。七、檔案保密與銷(xiāo)毀（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在檔案查閱和借閱過(guò)程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案信息。3.對(duì)涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。（二）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)保管期滿(mǎn)或已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等。3.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷(xiāo)毀人員、監(jiān)督人員等信息。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立校園宿舍安全檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析、備份等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入檔案信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。3.對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法篡改。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校成立宿舍安全檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將宿舍安全檔案管理工作納入學(xué)校各部門(mén)和人員的績(jī)效考核體系。2.制定詳細(xì)的考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量、效