PAGE物理儀器室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物理儀器室檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研及儀器管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織物理儀器室的各類檔案管理，包括儀器設(shè)備檔案、實驗教學(xué)檔案、科研項目檔案以及其他與物理儀器室相關(guān)的檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則物理儀器室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映物理儀器室的工作實際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則對涉及機(jī)密的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)物理儀器室檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立健全檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.對檔案進(jìn)行分類編目，編制檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，做好檔案銷毀記錄。6.積極為物理儀器室的教學(xué)、科研及管理工作提供檔案信息服務(wù)。（二）儀器設(shè)備管理人員職責(zé)1.在儀器設(shè)備采購、驗收、安裝調(diào)試、使用、維護(hù)、維修、報廢等過程中，負(fù)責(zé)收集、整理相關(guān)資料，并及時移交檔案管理人員歸檔。2.協(xié)助檔案管理人員做好儀器設(shè)備檔案的分類、編目等工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。（三）實驗教學(xué)人員職責(zé)1.在實驗教學(xué)過程中，負(fù)責(zé)收集、整理實驗教學(xué)計劃、實驗指導(dǎo)書、學(xué)生實驗報告等資料，并及時移交檔案管理人員歸檔。2.配合檔案管理人員做好實驗教學(xué)檔案的管理工作，提供必要的信息和資料。（四）科研項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.在科研項目實施過程中，負(fù)責(zé)收集、整理項目申報書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果等資料，并及時移交檔案管理人員歸檔。2.確?？蒲许椖繖n案的真實性和完整性，配合檔案管理人員做好科研項目檔案的管理工作。三、檔案的收集與整理（一）儀器設(shè)備檔案1.儀器設(shè)備采購前，采購人員應(yīng)向供應(yīng)商索取產(chǎn)品樣本、說明書、合格證等資料，并及時移交檔案管理人員。2.儀器設(shè)備到貨后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，包括儀器設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、購置日期、供應(yīng)商、驗收情況等信息，并將驗收報告及相關(guān)附件移交檔案管理人員。3.儀器設(shè)備安裝調(diào)試過程中，安裝調(diào)試人員應(yīng)記錄安裝調(diào)試情況，包括安裝調(diào)試時間、地點、人員、調(diào)試結(jié)果等信息，并將記錄資料移交檔案管理人員。4.儀器設(shè)備使用過程中，使用人員應(yīng)填寫使用記錄，包括使用日期、使用時間、使用人員、使用情況等信息，并定期移交檔案管理人員。5.儀器設(shè)備維護(hù)、維修過程中，維護(hù)維修人員應(yīng)填寫維護(hù)維修記錄，包括維護(hù)維修時間、內(nèi)容、更換零部件等信息，并將記錄資料移交檔案管理人員。6.儀器設(shè)備報廢時，報廢申請單及相關(guān)審批文件、報廢處理記錄等資料應(yīng)及時移交檔案管理人員歸檔。7.檔案管理人員應(yīng)按照儀器設(shè)備的類別、型號、規(guī)格等進(jìn)行分類整理，建立儀器設(shè)備檔案目錄，將相關(guān)資料裝訂成冊，妥善保管。（二）實驗教學(xué)檔案1.每學(xué)期開學(xué)前，實驗教學(xué)人員應(yīng)制定實驗教學(xué)計劃，包括實驗項目名稱、實驗?zāi)康?、實驗?nèi)容、實驗方法、實驗步驟、實驗儀器設(shè)備等信息，并將實驗教學(xué)計劃移交檔案管理人員。2.實驗教學(xué)人員應(yīng)編寫實驗指導(dǎo)書，包括實驗原理、實驗步驟、實驗數(shù)據(jù)記錄表格、實驗注意事項等內(nèi)容，并將實驗指導(dǎo)書移交檔案管理人員。3.學(xué)生實驗報告應(yīng)按照班級、實驗項目進(jìn)行分類整理，檔案管理人員應(yīng)定期收集學(xué)生實驗報告，并進(jìn)行檢查、核對，確保實驗報告的真實性和完整性。4.實驗教學(xué)過程中的其他相關(guān)資料，如實驗教學(xué)總結(jié)、實驗教學(xué)改革方案、學(xué)生實驗成績等，應(yīng)及時移交檔案管理人員歸檔。5.檔案管理人員應(yīng)按照實驗教學(xué)的類別、學(xué)期等進(jìn)行分類整理，建立實驗教學(xué)檔案目錄，將相關(guān)資料裝訂成冊，妥善保管。（三）科研項目檔案1.科研項目申報時，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫項目申報書，包括項目名稱、項目來源、研究內(nèi)容、研究目標(biāo)、研究方法、預(yù)期成果、項目預(yù)算等信息，并將項目申報書及相關(guān)附件移交檔案管理人員。2.科研項目立項后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)制定研究方案，包括研究計劃、技術(shù)路線、實驗方法、實驗步驟、預(yù)期進(jìn)度等內(nèi)容，并將研究方案移交檔案管理人員。3.科研項目實施過程中，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時收集實驗數(shù)據(jù)、研究成果等資料，并將相關(guān)資料移交檔案管理人員。4.科研項目結(jié)題時，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫結(jié)題報告，包括項目研究內(nèi)容、研究目標(biāo)、研究方法、研究成果、項目經(jīng)費使用情況等信息，并將結(jié)題報告及相關(guān)附件移交檔案管理人員。5.科研項目過程中的其他相關(guān)資料，如科研項目合同、科研項目經(jīng)費決算表、科研項目獲獎證書等，應(yīng)及時移交檔案管理人員歸檔。6.檔案管理人員應(yīng)按照科研項目的類別、項目編號等進(jìn)行分類整理，建立科研項目檔案目錄，將相關(guān)資料裝訂成冊，妥善保管。（四）其他檔案1.物理儀器室的工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度等文件資料，應(yīng)及時移交檔案管理人員歸檔。2.與物理儀器室相關(guān)的對外交流材料、合作協(xié)議、學(xué)術(shù)論文等資料，應(yīng)及時移交檔案管理人員歸檔。3.檔案管理人員應(yīng)按照文件資料的類別、時間等進(jìn)行分類整理，建立其他檔案目錄，將相關(guān)資料裝訂成冊，妥善保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)及時對收集到的檔案資料進(jìn)行整理、分類，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行裝訂、編目，便于查詢和利用。3.歸檔的檔案資料應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲。（二）保管期限1.儀器設(shè)備檔案的保管期限為自儀器設(shè)備報廢之日起[X]年。2.實驗教學(xué)檔案的保管期限為自實驗教學(xué)結(jié)束之日起[X]年。3.科研項目檔案的保管期限為自科研項目結(jié)題之日起[X]年。4.其他檔案的保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（三）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.檔案應(yīng)按照類別、時間等順序排列存放，便于查找和利用。3.對重要的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、異地備份等措施，確保檔案的安全。（四）檔案的借閱與歸還1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱用途等信息，并經(jīng)檔案管理人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字，檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的內(nèi)容提供檔案，并對借閱人員進(jìn)行登記。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱時間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。5.檔案管理人員在收回檔案時，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、儀器設(shè)備管理人員、實驗教學(xué)人員、科研項目負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對到期檔案進(jìn)行逐一審查。2.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于已無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，報經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的銷毀清單進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)包括檔案的種類、數(shù)量、保管期限、利用情況等信息，并及時上報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（二）檔案利用1.檔案管理人員應(yīng)積極為物理儀器室的教學(xué)、