PAGE2017年檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項活動的真實(shí)情況，不得擅自篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項活動，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時催還借出的檔案。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查閱。6.負(fù)責(zé)對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受綜合管理部的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交綜合管理部歸檔。3.在工作中需要查閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，在綜合管理部指定的地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.對本部門檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時報告綜合管理部，并采取相應(yīng)的措施。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司各類會議形成的文件，包括會議通知、會議記錄、會議紀(jì)要、決議等。3.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件，包括合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票、報表等。4.公司行政管理工作中形成的文件，包括人事檔案、財務(wù)檔案、行政公文、印章使用記錄等。5.公司技術(shù)研發(fā)工作中形成的文件，包括研發(fā)項目立項報告、研發(fā)方案、實(shí)驗數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔等。6.公司市場營銷工作中形成的文件，包括市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料等。7.公司對外宣傳工作中形成的文件，包括新聞稿件、宣傳冊、宣傳片等。8.公司員工個人形成的與工作相關(guān)的文件，如工作總結(jié)、工作匯報、培訓(xùn)記錄等。9.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在各項活動中形成的文件，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的文件應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書寫工具。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理和存儲，并確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年的[具體日期]前，將上一年度形成的檔案移交綜合管理部歸檔。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后的[具體日期]內(nèi)及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對收集的文件進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類，編制檔案目錄。2.將整理好的檔案移交綜合管理部，綜合管理部檔案管理人員對檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.審核通過的檔案，綜合管理部檔案管理人員進(jìn)行編號、裝訂、上架，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)。四、檔案的分類與編號（一）分類方案公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等文件，各類會議文件，行政公文，印章使用記錄，人事檔案，財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)合同類：包括公司各類業(yè)務(wù)活動中簽訂的合同、協(xié)議、訂單等。3.市場營銷類：包括市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料等。4.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目立項報告、研發(fā)方案、實(shí)驗數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔等。5.質(zhì)量管理類：包括質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量認(rèn)證文件等。6.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝文件、生產(chǎn)記錄、設(shè)備管理文件等。7.物資采購類：包括物資采購計劃、采購合同、供應(yīng)商資料、物資驗收記錄等。8.財務(wù)管理類：包括財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)文件等。9.人力資源管理類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等文件。10.其他類：包括公司對外宣傳文件、員工個人與工作相關(guān)的文件、其他具有保存價值的文件等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號年度類別號順序號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：為公司代碼，由綜合管理部統(tǒng)一編制。3.年度：為檔案形成的年度，采用公元紀(jì)年，如“2017”。4.類別號：根據(jù)檔案分類方案，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理類。5.順序號：為每一類檔案中的順序編號，用四位數(shù)字表示，從“0001”開始編號。例如：“012017010001”表示2017年度行政管理類第1份檔案。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或霉變等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物。（三）檔案的鑒定與銷毀1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.對已到保管期限的檔案，由綜合管理部提出鑒定意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，由綜合管理部和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁擅自銷毀檔案，銷毀檔案的相關(guān)記錄應(yīng)長期保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.查閱人員持批準(zhǔn)后的《檔案查閱申請表》到綜合管理部辦理查閱手續(xù)，綜合管理部檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場監(jiān)督查閱。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)查閱完畢，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還綜合管理部檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱申請表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.借閱涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人借閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部與借閱單位或個人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、文號、日期、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.借閱人員持批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請表》到綜合管理部辦理借閱手續(xù)，綜合管理部檔案管理人員根據(jù)借閱申請表提供檔案，并與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時報告綜合管理部，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案管理的實(shí)際情況，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整。3.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)納入公司年度工作計劃，統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)作為公司檔案管理工作考核的重要依據(jù)。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)等原因，需要將檔案移交給其他單位的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)包括檔案的名稱、文號、日期、數(shù)量、保管期限等信息。3.接收單位應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對接收的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。八、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合管理部檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，負(fù)責(zé)公司檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架、保管、統(tǒng)計、查閱、借閱等工作，確保檔案的安全和完整。3.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平。4.負(fù)責(zé)對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.保守公司檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.按照