PAGE完善檔案室出入管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的安全管理，規(guī)范檔案資料的出入流程，確保檔案資料的完整性、保密性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案室的出入管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案資料在出入過程中不發(fā)生丟失、損壞、泄露等情況。2.規(guī)范有序原則：明確出入流程和要求，做到有章可循，有序管理。3.責(zé)任明確原則：對檔案出入的各個(gè)環(huán)節(jié)明確責(zé)任，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、檔案室人員出入管理（一）檔案室工作人員1.人員配備檔案室應(yīng)配備專職或兼職工作人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理和出入登記等工作。工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。2.出入權(quán)限檔案室工作人員憑工作證或其他有效證件進(jìn)入檔案室。工作證應(yīng)注明姓名、部門、職務(wù)等信息，并加蓋公司公章。工作人員應(yīng)妥善保管工作證，不得轉(zhuǎn)借他人使用。3.行為規(guī)范工作人員進(jìn)入檔案室后，應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩或進(jìn)行與工作無關(guān)的活動(dòng)。嚴(yán)格遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，按照規(guī)定的操作流程進(jìn)行檔案的整理、查閱、借閱等工作。愛護(hù)檔案室的設(shè)施設(shè)備和檔案資料，不得隨意損壞或丟棄。離開檔案室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源等，確保檔案室安全。（二）非檔案室工作人員1.審批流程非檔案室工作人員因工作需要進(jìn)入檔案室，應(yīng)提前向檔案室提出申請，填寫《非檔案室人員進(jìn)入檔案室申請表》，注明進(jìn)入原因、時(shí)間、所需查閱或借閱的檔案資料等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.出入權(quán)限經(jīng)審批同意后，非檔案室工作人員憑有效身份證件和《非檔案室人員進(jìn)入檔案室申請表》進(jìn)入檔案室。進(jìn)入檔案室時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行相關(guān)工作，不得擅自翻閱或提取檔案資料。3.行為規(guī)范非檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，聽從檔案室工作人員的安排和指導(dǎo)。在檔案室工作期間，不得擅自拍照、錄像、復(fù)印檔案資料，如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)離開檔案室，不得在檔案室逗留。三、檔案資料出入管理（一）檔案資料的接收1.交接流程檔案資料接收時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)與移交部門或人員進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案資料的數(shù)量、種類、完整性等符合要求。交接雙方應(yīng)在《檔案資料交接清單》上簽字確認(rèn)，清單應(yīng)注明檔案資料的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間、移交人、接收人等信息。2.登記入庫檔案資料接收后，檔案室工作人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目，然后入庫上架。入庫時(shí)，應(yīng)確保檔案資料存放有序，便于查找和利用。（二）檔案資料的查閱1.查閱申請公司內(nèi)部人員查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱原因、所需查閱的檔案資料名稱、查閱時(shí)間等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.查閱流程經(jīng)審批同意后，查閱人員憑有效身份證件到檔案室查閱檔案資料。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員指定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱記錄檔案室工作人員應(yīng)對查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱的檔案資料名稱、查閱用途等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（三）檔案資料的借閱1.借閱申請公司內(nèi)部人員借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱原因、所需借閱的檔案資料名稱、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.借閱流程經(jīng)審批同意后，借閱人員憑有效身份證件到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)審批意見，向借閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案資料借閱登記冊》上進(jìn)行登記，注明借閱人員姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱的檔案資料名稱、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案室提出申請。3.借閱期限檔案資料的借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。4.歸還要求借閱人員歸還檔案資料時(shí)，應(yīng)確保檔案資料的完整性和保密性，不得有涂改、損壞、丟失等情況。檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還的檔案資料，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向借閱人員提出，并要求其限期整改。（四）檔案資料的歸還1.歸還流程借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將檔案資料歸還到檔案室。歸還時(shí)，應(yīng)填寫《檔案資料歸還登記表》，注明歸還時(shí)間、歸還的檔案資料名稱、歸還人等信息。檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還的檔案資料，確認(rèn)無誤后，在《檔案資料歸還登記表》上簽字，并將檔案資料入庫上架。2.逾期處理如借閱人員逾期未歸還檔案資料，檔案室工作人員應(yīng)及時(shí)催還。經(jīng)催還仍未歸還的，檔案室應(yīng)暫停該借閱人員的檔案資料借閱權(quán)限，并向其所在部門發(fā)出《檔案資料逾期未還催辦函》，要求其限期歸還。如逾期仍未歸還，檔案室應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（五）檔案資料的銷毀1.銷毀審批檔案資料因保管期限已滿或其他原因需要銷毀的，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀申請表》，注明銷毀原因、銷毀的檔案資料名稱、數(shù)量等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審核，再報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀流程檔案資料銷毀時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行。一般應(yīng)由檔案室工作人員和監(jiān)銷人員共同進(jìn)行銷毀，確保銷毀過程的真實(shí)性和合法性。銷毀過程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案資料無法恢復(fù)。銷毀后，應(yīng)在《檔案資料銷毀登記表》上記錄銷毀時(shí)間、銷毀的檔案資料名稱、數(shù)量、銷毀人、監(jiān)銷人等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀記錄檔案資料銷毀記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀申請表、銷毀登記表、銷毀過程的照片或視頻等資料，以備查閱。四、檔案室設(shè)施設(shè)備管理（一）設(shè)施設(shè)備配備檔案室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材等，以確保檔案資料的安全保管。設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）設(shè)施設(shè)備使用1.檔案室工作人員應(yīng)正確使用設(shè)施設(shè)備，不得隨意拆卸或損壞。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室負(fù)責(zé)人，并聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行維修。2.非檔案室工作人員不得擅自使用檔案室的設(shè)施設(shè)備，如需使用，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并在其指導(dǎo)下進(jìn)行操作。（三）設(shè)施設(shè)備維護(hù)1.檔案室應(yīng)建立設(shè)施設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)施設(shè)備的購置時(shí)間、維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維修情況等信息。2.設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，如檔案架、檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔、檢查，溫濕度計(jì)、空調(diào)應(yīng)定期進(jìn)行校準(zhǔn)、維護(hù)等。維護(hù)保養(yǎng)工作應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，并做好記錄。五、安全保密管理（一）安全管理1.檔案室應(yīng)加強(qiáng)安全防范措施，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案室的安全。2.檔案室工作人員應(yīng)定期對檔案室進(jìn)行安全檢查，如檢查門窗是否關(guān)閉、電源是否切斷、消防器材是否完好等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。3.嚴(yán)格控制檔案室的鑰匙管理，鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如鑰匙丟失，應(yīng)及時(shí)更換門鎖。（二）保密管理1.檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案資料的內(nèi)容、數(shù)量、存放位置等信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.非檔案室工作人員在查閱、借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播或利用檔案資料謀取私利。3.對涉及公司機(jī)密的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制查閱權(quán)限等。六、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對檔案室的出入管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括人員出入登記、檔案資料出入登記、設(shè)施設(shè)備管理、安全保密管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查應(yīng)至少每季度進(jìn)行一次，不定期抽查可根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)進(jìn)行。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核1.公司應(yīng)建立檔案室出入管理考核制度，對各部門和人員在檔案室出入管理方面的工作進(jìn)行考核。考核內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、工作質(zhì)量、安全保密等方面。2.考核結(jié)果應(yīng)與部門和人員的績效掛鉤，對在檔案室出入管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀