PAGE初中學校檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強初中學校檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及教育行業(yè)檔案管理標準，特制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各班級在教學、管理、科研等活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案實行集中統(tǒng)一管理，由學校檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學校各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，手續(xù)完備。3.完整系統(tǒng)原則：應保證檔案的齊全完整，并按照其形成規(guī)律和特點進行系統(tǒng)整理，便于保管和利用。4.方便利用原則：檔案管理應充分考慮利用需求，提供便捷的查閱服務，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度和工作規(guī)劃。2.負責全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等日常工作。3.指導各部門、各年級組、各班級的檔案工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓。4.定期對檔案進行檢查、清理，確保檔案的安全和完整。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為學校各項工作提供檔案信息服務。（二）各部門職責1.負責本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交學校檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的具體實施，接受學校檔案管理部門的業(yè)務指導。3.配合學校檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（三）兼職檔案員職責1.負責本部門檔案材料的收集、整理、分類、裝訂等基礎工作。2.按照學校檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交學校檔案室。3.協(xié)助學校檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等服務工作。4.定期對本部門檔案進行自查，確保檔案的安全和完整。三、檔案分類與編號（一）檔案分類本校檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學管理類、學生管理類、教師業(yè)務類、后勤管理類、聲像實物類等七大類。具體分類如下：1.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、宣傳工作、紀檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋學校行政事務管理、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事管理、財務管理、安全保衛(wèi)等文件。3.教學管理類：包含教學計劃、教學大綱、課程安排、教學改革、教學研究、教學質(zhì)量監(jiān)控、考試管理等教學業(yè)務文件。4.學生管理類：涉及學生招生、學籍管理、德育工作、獎懲管理、社會實踐、畢業(yè)生管理等學生事務文件。5.教師業(yè)務類：包括教師教學業(yè)務檔案、科研成果、培訓進修、考核評價等教師個人業(yè)務文件。6.后勤管理類：有關學校后勤保障、物資采購、校園建設、房產(chǎn)管理、設備維護等后勤工作文件。7.聲像實物類：如學校重大活動照片、錄像、錄音，以及學校獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。例如，“2023JXGL001”表示2023年教學管理類的第1份檔案。其中，年度為檔案形成的年份，類別用大寫字母表示上述七大類檔案類別，流水號為每類檔案按順序編排的序號。四、檔案收集（一）收集范圍1.本校在各項工作中直接形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.上級機關下發(fā)的與本校有關的文件、指示、通知等。3.本校與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。4.本校人員在教學、科研、管理等活動中形成的個人業(yè)務檔案材料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集的責任人，按照檔案形成的規(guī)律和時間節(jié)點，及時收集本部門的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）收集時間1.當年形成的檔案材料，應在次年上半年完成收集整理并移交學校檔案管理部門。2.對于跨年度的檔案項目，應在項目結(jié)束后及時收集相關檔案材料。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案材料進行分類。2.組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法組成案卷。例如，教學管理類檔案可按學期、課程等進行組卷；行政管理類檔案可按文件性質(zhì)、時間順序等組卷。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、日期、文號、責任者、頁數(shù)等項目。同時，編制案卷目錄，注明案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)等內(nèi)容。4.裝訂：去除卷內(nèi)文件材料上的金屬物，對破損的文件進行修補，采用線裝或膠裝等方式將卷內(nèi)文件裝訂整齊。（三）整理要求1.整理后的檔案應做到分類準確、組卷合理、編目清晰、裝訂整齊，便于查閱和保管。2.卷內(nèi)文件應按照重要程度和時間順序排列，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后。六、檔案保管（一）保管場所學校應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施。檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用密集架存放，按照檔案類別和年度順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：應進行備份存儲，存儲介質(zhì)可選用磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便查詢利用。3.聲像實物檔案：照片、錄像、錄音等應進行分類整理，標注相關信息，妥善保管。實物檔案應進行登記造冊，專柜存放。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如學校的重要規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄、上級重要文件等。2.長期保管：在相當長的時期內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如教學計劃、學生學籍檔案、教師業(yè)務考核檔案等。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。如一般性的會議記錄、臨時性的工作計劃等。（四）檔案清查1.學校檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準確。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應及時采取措施進行處理，并報告學校領導。同時，對清查結(jié)果進行詳細記錄，形成檔案清查報告。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立由學校檔案管理部門負責人、各部門兼職檔案員及相關業(yè)務專家組成的檔案鑒定小組，負責檔案鑒定工作。（二）鑒定標準依據(jù)檔案保管期限的劃分原則，結(jié)合學校實際情況，對檔案的價值進行鑒定。鑒定時應考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其對學校工作的重要性和利用價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提交的鑒定意見進行審核，必要時可查閱相關檔案資料，聽取有關部門和人員的意見。3.根據(jù)審核結(jié)果，確定檔案的存毀，并形成檔案鑒定報告。對需要銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，報學校領導審批后進行銷毀。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案鑒定、銷毀等情況。（二）統(tǒng)計方法采用手工統(tǒng)計和計算機輔助統(tǒng)計相結(jié)合的方式，建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案數(shù)據(jù)進行收集、整理和分析。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.檔案統(tǒng)計報表應按時報送，統(tǒng)計分析報告應及時撰寫，為學校檔案管理決策提供依據(jù)。九、檔案利用（一）利用范圍本校師生、上級主管部門、其他相關單位及個人因工作需要，可按照規(guī)定查閱、借閱學校檔案。（二）利用方式1.查閱：查閱者可到學校檔案管理部門查閱室查閱檔案，檔案管理部門應提供必要的查閱條件，并安排專人負責協(xié)助查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者