PAGE水利局檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水利局檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水利局機(jī)關(guān)各科室、局屬各單位及因工作需要借閱水利局檔案的外部單位和個(gè)人。（三）檔案定義本制度所指檔案是水利局在履行職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案借閱管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案借閱管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案借閱的登記、審核、監(jiān)督和催還等工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案在借閱過程中的安全。4.定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，向上級(jí)主管部門報(bào)告。（二）借閱部門及人員職責(zé)1.借閱部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案借閱工作，嚴(yán)格按照本制度辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或銷毀檔案。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員在借閱檔案期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。三、檔案借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《水利局檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、用途等信息，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.外部單位和個(gè)人借閱檔案，需提交單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，并填寫《水利局檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）檔案審核1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限、利用價(jià)值等因素進(jìn)行審核。2.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理，限制借閱范圍，并報(bào)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.對(duì)于重要檔案的借閱，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審核，并報(bào)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）借閱登記1.經(jīng)審核同意借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)在《水利局檔案借閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，注明借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱檔案名稱、文號(hào)、數(shù)量、期限等信息。2.借閱登記應(yīng)做到字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確、手續(xù)完備，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）檔案借閱1.檔案管理部門根據(jù)借閱登記情況，向借閱人員提供檔案，并辦理檔案交接手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。如需帶出檔案室，應(yīng)報(bào)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人員在查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案室的安靜和整潔，不得吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等。（五）檔案歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期使用，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整和整潔，不得有涂改、污損、抽取、撤換等情況。3.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，并在《水利局檔案借閱登記簿》上進(jìn)行注銷登記。四、檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日。如需延期使用，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過[X]個(gè)工作日。（二）重要檔案借閱期限重要檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日。如需延期使用，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過[X]個(gè)工作日。（三）特殊檔案借閱期限對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的特殊檔案，其借閱期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定執(zhí)行，一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需延期使用，應(yīng)報(bào)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。五、檔案借閱的保密規(guī)定（一）借閱人員的保密義務(wù)1.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和水利局的保密制度，對(duì)所借閱的檔案負(fù)有保密責(zé)任。2.借閱人員不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，不得在公共場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.借閱人員如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)報(bào)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和管理。（二）檔案管理部門的保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全。2.檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。六、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱登記、檔案歸還、檔案保管等情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將檢查結(jié)果向上級(jí)主管部門報(bào)告。（二）不定期抽查局領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)主管部門可根據(jù)工作需要，對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行不定期抽查。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定的借閱部門和人員，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重，給予