PAGE培訓檔案科學化管理制度一、總則（一）目的為加強公司培訓檔案管理，確保培訓檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮培訓檔案在公司培訓管理、員工職業(yè)發(fā)展及企業(yè)決策中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓活動所形成的檔案資料管理，包括但不限于新員工入職培訓、崗位技能培訓、管理能力培訓、專項業(yè)務培訓等。（三）基本原則1.真實性原則：培訓檔案應如實反映培訓活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓活動從策劃、組織、實施到評估等各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類資料，保證檔案資料的全面性。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等符合實際情況。4.保密性原則：對涉及公司機密、員工個人隱私的培訓檔案信息嚴格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，按照統(tǒng)一規(guī)范的格式、流程進行操作。二、培訓檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善培訓檔案管理制度，明確檔案管理流程和標準。2.統(tǒng)籌規(guī)劃培訓檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。3.定期對培訓檔案進行檢查、盤點，確保檔案的安全與完整。4.建立培訓檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和利用價值。（二）培訓組織部門職責（如人力資源部、各業(yè)務部門等）1.負責本部門組織培訓活動相關(guān)檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.按照檔案管理要求，規(guī)范培訓資料的形成過程，確保資料的質(zhì)量和完整性。3.協(xié)助檔案管理部門做好培訓檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的信息支持。（三）培訓教師職責1.在培訓過程中，負責收集和整理與培訓課程相關(guān)的教學資料、學員反饋等，并及時提交給培訓組織部門。2.配合檔案管理部門做好培訓檔案的審核工作，確保所提供資料的真實性和準確性。（四）學員職責1.按照培訓要求，及時提交個人培訓相關(guān)資料，如培訓心得、作業(yè)、考核成績等。2.妥善保管個人培訓期間獲得的各類證書、文件等資料，并在離職時按照公司規(guī)定辦理交接手續(xù)。三、培訓檔案的分類與編號（一）培訓檔案分類1.培訓計劃類：包括年度培訓計劃、月度培訓計劃、專項培訓計劃等，記錄培訓活動的規(guī)劃安排。2.培訓方案類：針對具體培訓項目制定的詳細實施方案，涵蓋培訓目標、內(nèi)容、方式、師資、時間安排等。3.培訓教材類：培訓過程中使用的各類教材、講義、課件、參考資料等。4.培訓師資類：培訓教師的個人信息、資質(zhì)證書、授課記錄、教學評估等資料。5.培訓學員類：學員個人基本信息、培訓報名登記表、考勤記錄、考核成績、培訓心得、證書頒發(fā)記錄等。6.培訓實施類：培訓活動現(xiàn)場照片、視頻、簽到表、培訓記錄、學員反饋表等反映培訓實施過程的資料。7.培訓評估類：培訓效果評估報告、考試試卷及答案、學員滿意度調(diào)查結(jié)果等。8.其他類：與培訓相關(guān)的其他重要文件、資料，如培訓合作協(xié)議、培訓場地租賃合同等。（二）培訓檔案編號為便于培訓檔案的管理和查詢，對每一份培訓檔案進行編號。編號采用“培訓類別代碼+年份+流水號”的格式，具體如下：1.培訓類別代碼：根據(jù)培訓檔案分類設置不同的代碼，如PJ（培訓計劃類）、FA（培訓方案類）、JC（培訓教材類）、SZ（培訓師資類）、XY（培訓學員類）、SS（培訓實施類）、PG（培訓評估類）、QT（其他類）。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如2023。3.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編排，從001開始。例如，一份2023年形成的培訓計劃類檔案編號為PJ2023001。四、培訓檔案的收集與整理（一）收集要求1.培訓組織部門應在培訓活動開始前明確檔案收集范圍和責任人，確保各類培訓資料及時、準確收集。2.培訓教師應在培訓課程結(jié)束后一周內(nèi)，將教學資料、學員反饋等提交給培訓組織部門。3.學員應在培訓結(jié)束后兩周內(nèi)，將個人培訓相關(guān)資料提交至培訓組織部門。4.培訓活動涉及的外部合作機構(gòu)、場地租賃方等應按照合同約定，及時提供相關(guān)文件資料。（二）整理方法與要求1.培訓組織部門收到各類培訓資料后，應按照檔案分類標準進行初步整理。對同一類別的資料進行集中存放，并去除重復、無效的資料。2.對培訓資料進行分類裝訂，每類資料應編制目錄清單，注明資料名稱、日期、來源等信息。目錄清單應與資料內(nèi)容一一對應，便于查找和核對。3.培訓檔案資料應使用A4紙張打印或復印，確保字跡清晰、頁面整潔。對于電子文檔，應按照統(tǒng)一格式進行存儲，并建立相應的索引目錄。4.在整理過程中發(fā)現(xiàn)資料不完整或不符合要求的，應及時與相關(guān)責任人溝通補充或修正。五、培訓檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.培訓組織部門在完成培訓資料整理后，填寫《培訓檔案歸檔申請表》，詳細說明檔案類別、數(shù)量、形成時間等信息，并提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《培訓檔案歸檔申請表》后，對提交的培訓檔案進行審核。審核內(nèi)容包括資料的完整性、準確性、規(guī)范性等。審核通過后，辦理檔案接收手續(xù)，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記。3.檔案管理部門按照培訓檔案編號規(guī)則，對歸檔的培訓檔案進行編號，并將檔案存放在指定的檔案柜或存儲設備中。（二）保管期限1.長期保存類：涉及公司核心業(yè)務、關(guān)鍵技術(shù)、重要崗位人員培訓等檔案資料，保管期限為[X]年。2.中期保存類：一般的崗位技能培訓、管理能力培訓等檔案資料，保管期限為[X]年。3.短期保存類：新員工入職培訓、臨時性專項培訓等檔案資料，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保培訓檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜范圍內(nèi)（溫度[X]℃[X]℃，濕度[X]%[X]%）。3.對電子檔案應定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要定期對電子檔案進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。4.檔案管理人員應定期對培訓檔案進行清查盤點，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時報告并采取相應的補救措施。六、培訓檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓檔案的，應填寫《培訓檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案類別及編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應的培訓檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等，如需摘錄或復制部分內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（二）借閱權(quán)限與流程1.因特殊原因需要借閱培訓檔案的，借閱人應填寫《培訓檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，并經(jīng)所在部門負責人及檔案管理部門負責人審批。2.審批通過后，借閱人到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領取借閱的培訓檔案。檔案管理人員應對借閱檔案進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應提前向檔案管理部門申請。逾期未還的，檔案管理部門應及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應處理。4.借閱人在借閱期間應妥善保管培訓檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善導致檔案丟失、損壞的，借閱人應承擔相應責任。（三）保密規(guī)定1.查閱和借閱培訓檔案時，涉及公司機密、員工個人隱私等敏感信息的，查閱和借閱人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理部門應對查閱和借閱情況進行記錄，對違反保密規(guī)定的行為進行調(diào)查處理，并追究相關(guān)人員的責任。七、培訓檔案的銷毀（一）銷毀條件培訓檔案保管期滿后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門對檔案進行鑒定，確定是否需要銷毀。符合以下條件的培訓檔案可予以銷毀：1.已超過保管期限，且無繼續(xù)保存價值的。2.因自然災害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無法修復，且無備份的。3.經(jīng)鑒定確認屬于重復、無效或不應留存的檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理部門填寫《培訓檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的類別、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上鑒定意見。經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司分管領導審批后，方可實施銷毀。2.銷毀培訓檔案時，應至少由兩名檔案管理人員在場監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認。銷毀清單應包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、監(jiān)銷人等信息。3.培訓檔案銷毀方式可采用物理銷毀