PAGE僑聯(lián)機(jī)關(guān)檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)僑聯(lián)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合僑聯(lián)機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于僑聯(lián)機(jī)關(guān)各部門在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：僑聯(lián)機(jī)關(guān)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映僑聯(lián)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理僑聯(lián)機(jī)關(guān)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、僑聯(lián)工作秘密等檔案信息進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定僑聯(lián)機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)僑聯(lián)機(jī)關(guān)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高僑聯(lián)機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.參與僑聯(lián)機(jī)關(guān)重大活動(dòng)和重要工作的檔案管理，提供檔案服務(wù)和支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求。3.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，確保檔案工作的順利開展。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.積極開展檔案利用服務(wù)工作，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.參與檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.僑聯(lián)機(jī)關(guān)在貫徹執(zhí)行黨和國家方針政策、開展僑務(wù)工作、組織僑界活動(dòng)等過程中形成的各類文件、會(huì)議記錄、決議、決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.僑聯(lián)機(jī)關(guān)與國內(nèi)外僑團(tuán)、僑胞的往來信函、傳真、電子郵件等。3.僑聯(lián)機(jī)關(guān)舉辦的各類會(huì)議、活動(dòng)的資料，包括會(huì)議議程、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、發(fā)言稿、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)照片、視頻等。4.僑聯(lián)機(jī)關(guān)開展調(diào)研工作形成的調(diào)研報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)資料等。5.僑聯(lián)機(jī)關(guān)工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.僑聯(lián)機(jī)關(guān)的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.僑聯(lián)機(jī)關(guān)的資產(chǎn)檔案，如固定資產(chǎn)登記、產(chǎn)權(quán)證書等。8.僑聯(lián)機(jī)關(guān)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)將本部門形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保文件材料的齊全完整。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時(shí)收集紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰（如有電子文件，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整），簽署完備，載體和記錄方式符合要求。4.各部門兼職檔案人員應(yīng)定期將收集整理好初步的文件材料移交檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將每年形成的文件分為不同的類別。2.機(jī)構(gòu)分類法：結(jié)合僑聯(lián)機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，將文件按部門進(jìn)行分類。3.問題分類法：根據(jù)文件內(nèi)容所反映的問題，將文件分為不同的類別，如僑務(wù)政策、僑胞聯(lián)絡(luò)、文化交流等。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行整理，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊牢固。2.分類：按照分類方法，對(duì)文件進(jìn)行分類，確定每一份文件的類別歸屬。3.編號(hào)：為每一份文件編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)年度、機(jī)構(gòu)、類別、順序號(hào)等信息，便于查找和管理。4.編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確完整。5.裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)、類別等信息。（四）電子文件整理1.電子文件應(yīng)按照其形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類整理，與紙質(zhì)文件分類相對(duì)應(yīng)。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可利用性。3.建立電子文件元數(shù)據(jù)，對(duì)電子文件的背景信息、內(nèi)容信息、結(jié)構(gòu)信息等進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于電子文件的管理和檢索。4.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子文件的安全。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.其他專門檔案應(yīng)根據(jù)其形成特點(diǎn)和管理要求，及時(shí)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)整理規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂牢固、裝盒整齊。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔說明，對(duì)檔案的形成過程、主要內(nèi)容、保管期限等進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹。（三）歸檔程序1.各部門兼職檔案人員將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理交接手續(xù)。3.將歸檔的檔案按照分類順序上架存放，建立檔案存放位置索引，便于查找利用。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案架等裝具進(jìn)行存放。2.檔案盒應(yīng)選用質(zhì)地優(yōu)良、無酸、無腐蝕的材料制作，檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管期限1.僑聯(lián)機(jī)關(guān)檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）三種。2.確定檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和僑聯(lián)機(jī)關(guān)工作實(shí)際，綜合考慮檔案對(duì)僑聯(lián)工作的查考利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值等因素。3.檔案保管期限的劃分應(yīng)準(zhǔn)確合理，避免隨意延長(zhǎng)或縮短保管期限。（四）檔案保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和工作流程。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保管，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和僑聯(lián)機(jī)關(guān)檔案管理制度，確保檔案信息的安全和合法使用。2.服務(wù)僑聯(lián)工作原則：以服務(wù)僑聯(lián)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作為出發(fā)點(diǎn)，積極為利用者提供檔案信息服務(wù)。3.方便快捷原則：簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。（二）利用范圍1.僑聯(lián)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.僑聯(lián)系統(tǒng)內(nèi)其他單位因工作需要查閱、借閱相關(guān)檔案。3.僑界人士、社會(huì)組織等因研究?jī)S務(wù)工作、開展僑界活動(dòng)等需要查閱、借閱相關(guān)檔案。4.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦理案件、履行職責(zé)等需要查閱、借閱相關(guān)檔案。（三）利用手續(xù)1.僑聯(lián)機(jī)關(guān)工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.僑聯(lián)系統(tǒng)內(nèi)其他單位查閱其相關(guān)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)僑聯(lián)機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。3.僑界人士、社會(huì)組織等查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)，說明查閱目的和用途，經(jīng)僑聯(lián)機(jī)關(guān)相關(guān)部門審核同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。4.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱、借閱檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，出具相關(guān)證明文件，經(jīng)僑聯(lián)機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：利用者可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。（五）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、復(fù)制份數(shù)等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.遵循國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合僑聯(lián)機(jī)關(guān)檔案的實(shí)際情況，科學(xué)合理地確定檔案的存毀價(jià)值。2.堅(jiān)持全面審查、綜合分析的原則，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行全面考量，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)僑聯(lián)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定其存毀。2.分析檔案內(nèi)容與僑聯(lián)機(jī)關(guān)工作的關(guān)聯(lián)程度、歷史研究?jī)r(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等，判斷檔案是否具有繼續(xù)保存的必要。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊(cè)。