PAGE派出所內(nèi)勤檔案管理制度一、總則（一）目的為加強派出所內(nèi)勤檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本派出所全體內(nèi)勤人員及涉及檔案管理工作的相關人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則派出所檔案由內(nèi)勤部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映派出所各項工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理各類檔案資料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、警務工作秘密及個人隱私的檔案信息予以保密。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，便于檔案的查閱、借閱和使用，為派出所各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）內(nèi)勤部門職責1.負責制定和完善派出所檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管各類檔案資料，建立健全檔案目錄和索引。3.對檔案進行分類、編號、裝訂、編目等規(guī)范化處理，確保檔案質(zhì)量。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤管理。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照程序?qū)σ堰^保管期限或失去保存價值的檔案進行處理。7.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高內(nèi)勤人員的檔案管理水平。（二）各業(yè)務部門職責1.負責本部門業(yè)務檔案的收集、整理和初步分類，定期移交內(nèi)勤部門統(tǒng)一保管。2.配合內(nèi)勤部門做好檔案管理工作，提供必要的檔案信息和資料。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和歸檔工作。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高內(nèi)勤人員的檔案管理水平。3.對檔案進行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施。4.積極為派出所各項工作提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤管理。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出合理的鑒定意見。6.負責檔案管理信息化建設，利用信息技術提高檔案管理效率和服務質(zhì)量。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案包括上級文件、本級文件、會議文件、工作計劃與總結、請示與批復、報告、通知、通報、簡報等各類公文。2.業(yè)務檔案涵蓋治安管理、刑事案件偵查、戶籍管理、出入境管理、消防管理等各項公安業(yè)務工作中形成的檔案。3.人事檔案包含民警個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、培訓、工資福利等方面的檔案材料。4.財務檔案涉及派出所財務收支、預算決算、會計憑證、賬簿、報表等財務工作相關的檔案。5.聲像檔案以照片、錄音、錄像等形式記錄派出所工作活動及主要事件的檔案資料。6.實物檔案包括派出所獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯、錦旗等實物。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.業(yè)務檔案編號根據(jù)不同業(yè)務類別進行細分編號。如治安管理檔案編號為ZA年度流水號，其中ZA代表治安管理業(yè)務類別。3.人事檔案編號按照人事檔案管理規(guī)定，采用個人身份證號作為唯一標識進行編號。4.財務檔案編號依據(jù)財務檔案管理要求，結合會計年度和檔案類別進行編號，如2023C001，其中C表示財務檔案類別。5.聲像檔案編號按照形成時間順序編號，如SX20230501001，表示2023年5月1日形成的第1份聲像檔案。6.實物檔案編號根據(jù)實物獲得時間和類別進行編號，如SW2023001，表示2023年獲得的第1件實物檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地移交內(nèi)勤部門。2.收集的檔案應真實、準確、完整，符合檔案形成的原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或抽取。3.對于重要的文件、資料，應及時進行備份，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聶n案丟失。（二）整理流程1.內(nèi)勤人員收到各部門移交的檔案后，首先對檔案進行分類，確定其所屬類別。2.按照檔案編號規(guī)則，為每份檔案編制唯一的編號。3.對檔案進行排序，同一類別的檔案按照時間順序或重要程度進行排列。4.去除檔案中的金屬物、訂書釘?shù)龋瑢ζ茡p或褪色的文件進行修復或復制。5.編寫檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄清晰、準確。6.將整理好的檔案進行裝訂，采用線裝或膠裝方式，保證檔案整齊、牢固。7.建立檔案盒，在盒脊上標注檔案類別、年度、起止編號等信息，將裝訂好的檔案裝入盒內(nèi)。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防盜設備、溫濕度監(jiān)測設備等。（二）保管方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.采用密集架存放檔案，提高庫房空間利用率。3.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.業(yè)務檔案的保管期限根據(jù)不同業(yè)務工作的特點和要求確定，一般按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行。3.人事檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案的保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。（四）定期檢查1.內(nèi)勤部門應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取相應措施。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的破損、褪色、霉變等檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.派出所內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到內(nèi)勤部門查閱。2.查閱檔案時，應在指定的查閱場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱檔案時，應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱結束后應及時歸還檔案，由內(nèi)勤人員對檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱檔案的，應提前向派出所提出書面申請，說明借閱理由、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)派出所主要領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，借閱人員應填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱時間、歸還時間、檔案名稱、編號等信息，并提供有效身份證明。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。5.在借閱期限屆滿前，借閱人員應按時歸還檔案，內(nèi)勤人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由內(nèi)勤部門負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員組成，負責對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行綜合鑒定。2.對已過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有一定保存價值的檔案，應繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)派出所主要領導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的檔案應在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀方式、時間、地點等信息，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的派出所檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.內(nèi)勤人員應按照檔案整理要求，將檔案目錄及相關信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，及時更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)功能應用1.利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，方便快捷地查找所需檔案信息。2.通過系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱申請、審批等功能，提高檔案利用效率。3.利用系統(tǒng)對檔案的保管期限、借閱情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取