PAGE水利試驗室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強水利試驗室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水利試驗工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本試驗室實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水利試驗室在試驗檢測、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量管理、行政管理等各項工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：試驗室檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映試驗室各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理試驗室在工作過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善試驗室檔案管理制度。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負責(zé)檔案的借閱、查閱、歸還等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進行清理和處置。7.根據(jù)工作需要，提供檔案利用服務(wù)，為試驗室的決策、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量控制等工作提供支持。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在工作過程中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交綜合管理部門。2.配合綜合管理部門做好檔案的清查、核對、借閱等工作，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)和利用。3.對本部門檔案的管理情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向綜合管理部門報告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，嚴格按照檔案管理制度進行操作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.積極開展檔案利用工作，為試驗室各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時反饋檔案利用效果。5.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水利試驗檢測報告、原始記錄、數(shù)據(jù)處理資料等。2.試驗儀器設(shè)備的采購合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄等。3.技術(shù)研發(fā)項目的立項報告、研究方案、試驗數(shù)據(jù)、成果報告等。4.質(zhì)量管理體系文件，包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄等。5.行政管理文件，如會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、請示報告、規(guī)章制度等。6.與外部機構(gòu)的合作協(xié)議、往來信函、技術(shù)交流資料等。7.人員培訓(xùn)記錄、考核資料以及各類證書復(fù)印件等。8.其他與水利試驗室工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般可分為試驗檢測類、儀器設(shè)備類、技術(shù)研發(fā)類、質(zhì)量管理類、行政管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標識和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查詢和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.試驗檢測類：包括各類水利試驗檢測項目的報告、原始記錄、數(shù)據(jù)處理資料等，按照試驗項目的類別進一步細分，如巖土試驗、水質(zhì)分析、材料性能試驗等。2.儀器設(shè)備類：涵蓋試驗儀器設(shè)備的采購、驗收、使用、維修等方面的文件材料，按照儀器設(shè)備的名稱、型號進行分類。3.技術(shù)研發(fā)類：主要是技術(shù)研發(fā)項目的相關(guān)文件，按照項目名稱、階段進行分類，如立項階段、研究階段、成果階段等。4.質(zhì)量管理類：包括質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量控制記錄、內(nèi)部審核報告、管理評審報告等，按照文件的性質(zhì)和用途進行分類。5.行政管理類：涉及行政管理工作的各類文件，如行政公文、會議紀要、人事檔案、財務(wù)檔案等，按照文件的類別進行分類。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號分類號年度流水號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：暫定為[試驗室全宗號]，用于標識本試驗室的檔案全宗。3.分類號：根據(jù)檔案分類方案，用大寫字母表示各類檔案，如“SJ”表示試驗檢測類，“YS”表示儀器設(shè)備類等，再用兩位數(shù)字表示該類檔案下的二級分類，如“SJ01”表示巖土試驗。4.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。5.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字編制流水號，如“0001”。例如，一份試驗檢測類巖土試驗報告的編號為：[試驗室全宗號]SJ0120230001。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及水利試驗重大成果、長期保存價值的文件材料，如國家重點水利項目試驗檢測報告、核心技術(shù)研發(fā)成果報告等。2.長期保管：保存期限為[X]年的檔案，一般包括重要試驗檢測報告、儀器設(shè)備的主要技術(shù)資料、質(zhì)量管理體系的關(guān)鍵文件等。3.短期保管：保存期限為[X]年的檔案，如一般性試驗檢測報告、行政管理文件等。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保存。2.庫房溫度應(yīng)控制在[適宜溫度范圍]，相對濕度應(yīng)控制在[適宜濕度范圍]。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找和管理。（三）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并做好記錄。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，對檔案管理情況進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議。六、檔案的利用（一）利用范圍1.試驗室內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作檢查、業(yè)務(wù)交流等需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、仲裁機構(gòu)等因辦案需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.試驗室內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)試驗室負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理手續(xù)。3.綜合管理部門對查閱、借閱申請進行審核，符合規(guī)定的予以辦理，并登記查閱或借閱檔案的相關(guān)信息。（三）利用要求1.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意。2.借閱檔案應(yīng)嚴格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密要求進行管理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值、歷史研究價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)試驗室負責(zé)人批準后，由綜合管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案目錄和相關(guān)檢索系統(tǒng)中予以注銷。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.電子文件形成部門應(yīng)按照檔案管理要求，對電子文件進行及時收集、整理，并確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.電子文件應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類方案進行分類和編號，并建立相應(yīng)的電子目錄。3.對電子文件應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的存儲設(shè)備，并定期進行檢查和維護。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，設(shè)置安全的訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問、篡改或刪除。2.定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。對存儲介質(zhì)的老化、損壞等情況及時進行處理。3.電