PAGE領導帶班子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司領導帶班子檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司管理、決策、發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司領導帶班子成員在工作中形成的各類檔案，包括但不限于工作計劃、總結、報告、會議記錄、決策文件、重要批示、考察考核材料、廉政檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司領導帶班子檔案由公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映領導帶班子成員的工作實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理領導帶班子成員在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密、敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工作計劃與總結：領導帶班子成員制定的年度工作計劃、專項工作計劃以及年度工作總結、專項工作總結等。2.會議記錄：領導帶班子成員主持或參加的重要會議記錄，包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃會議、經營決策會議、重要工作部署會議等。3.決策文件：領導帶班子成員簽署的重要決策文件，如公司發(fā)展規(guī)劃、重大投資決策、重要人事任免等文件。4.重要批示：領導帶班子成員對公司重要工作、重要事項的批示、指示等。5.考察考核材料：領導帶班子成員的年度考核、任期考核、專項考核等材料。6.廉政檔案：領導帶班子成員的廉政情況記錄，包括廉潔自律情況、違紀違法情況等。7.其他重要文件：領導帶班子成員在工作中形成的其他具有保存價值的文件，如調研報告、經驗交流材料、外事活動文件等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責收集本部門涉及領導帶班子成員的檔案材料，并及時移交公司綜合檔案室。2.收集的檔案材料應齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對于電子文件，應確保其真實性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定格式進行存儲和移交。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成時間、內容性質等進行分類，如分為年度工作計劃類、會議記錄類、決策文件類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，以便于查閱和統(tǒng)計。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或涂改。三、檔案的保管與保護（一）保管場所公司綜合檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全保管。檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲藥品等。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要歷史事件、重要人事任免等具有長遠保存價值的檔案。2.長期保管：保管期限為30年的檔案，主要包括公司年度工作計劃、總結、重要會議記錄、決策文件等。3.短期保管：保管期限為10年的檔案，主要包括一般性的工作文件、臨時性的工作記錄等。（三）檔案保護措施1.定期檢查：綜合檔案室應定期對檔案進行檢查，查看檔案的保管狀況、有無損壞、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.溫濕度控制：檔案室應安裝溫濕度調節(jié)設備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.防蟲防霉：定期對檔案進行防蟲防霉處理，投放防蟲藥品，保持檔案室環(huán)境清潔衛(wèi)生。4.防火防盜：檔案室應配備防火、防盜設備，如滅火器、防盜門窗、監(jiān)控設備等，確保檔案的安全。四、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司的相關規(guī)定。2.服務公司發(fā)展原則：檔案利用應緊密圍繞公司的發(fā)展戰(zhàn)略、管理決策和日常工作需要，為公司提供有效的信息支持。3.確保安全原則：在檔案利用過程中，應確保檔案的安全，不得損壞、丟失、涂改檔案。（二）利用范圍1.公司內部查閱：公司領導、各部門工作人員因工作需要查閱領導帶班子檔案。2.外部查閱：因工作需要，經公司領導批準，有關單位或個人可查閱公司領導帶班子檔案。（三）借閱程序1.填寫申請表：借閱人需填寫《領導帶班子檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.審批：申請表經所在部門負責人簽字同意后，報公司分管領導審批。3.借閱登記：綜合檔案室對批準借閱的檔案進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還：借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，歸還時綜合檔案室應進行認真核對，確保檔案完整無損。（四）利用限制1.涉及公司機密、敏感信息的檔案，未經公司領導批準，不得對外提供查閱或借閱。2.檔案利用過程中，不得擅自復制、摘抄檔案內容。如需復制、摘抄，應經綜合檔案室負責人批準，并注明出處。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內容、價值、保管期限等因素。2.客觀公正原則：鑒定工作應客觀公正，不受個人主觀因素的影響。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由公司綜合檔案室負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成，對檔案進行集體鑒定。（二）鑒定內容1.檔案的真實性、完整性：審查檔案內容是否真實、完整，有無涂改、偽造等情況。2.檔案的價值：評估檔案在公司管理、決策、發(fā)展等方面的作用和價值。3.保管期限：根據檔案的價值和保管要求，確定檔案的保管期限是否合理。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一核對，編制《領導帶班子檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊經公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀實施：由綜合檔案室指定專人負責銷毀工作，銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀記錄：對檔案銷毀情況進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人等信息，并將銷毀記錄與銷毀清冊一并歸檔保存。六、檔案管理人員職責（一）綜合檔案室負責人職責1.負責領導帶班子檔案管理工作的全面規(guī)劃、組織和協(xié)調。2.制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。3.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。4.定期檢查檔案管理工作情況，及時解決存在的問題。5.審核檔案鑒定、銷毀等重要事項，確保檔案管理工作的安全、準確。（二）檔案管理人員職責1.負責領導帶班子檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計等工作。2.按照檔案管理規(guī)定，對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。3.做好檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。