PAGE淮安單位檔案管理制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)淮安單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于淮安單位各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指淮安單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：單位檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映單位工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理單位工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便單位內(nèi)部各部門及員工查閱利用檔案。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置淮安單位設(shè)立獨(dú)立的檔案管理科，負(fù)責(zé)單位檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善單位檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀單位各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案的查閱利用提供便利。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。5.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。6.對(duì)單位各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.做好檔案的開發(fā)利用工作，積極為單位內(nèi)部各部門及社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：主要包括單位在行政管理、黨群工作等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：指單位在科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的科技文件材料，如科研項(xiàng)目文件、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工程建設(shè)資料等。3.人事檔案：記錄單位員工個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、考核獎(jiǎng)懲、工資待遇等信息的檔案材料。4.會(huì)計(jì)檔案：單位在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。5.業(yè)務(wù)檔案：各部門在業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如市場(chǎng)營銷檔案、客戶服務(wù)檔案、項(xiàng)目合同檔案等。6.聲像檔案：單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.電子檔案：以數(shù)字形式存儲(chǔ)在磁盤、光盤等載體上的各類文件材料。（二）檔案編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：202[X]永久001，表示202[X]年度形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號(hào)：根據(jù)項(xiàng)目名稱、類別等進(jìn)行編號(hào)。例如：KJ[X][項(xiàng)目編號(hào)][類別編號(hào)][流水號(hào)]，其中KJ表示科技檔案，[X]為年份，[項(xiàng)目編號(hào)]為具體項(xiàng)目的編號(hào)，[類別編號(hào)]為科技檔案的類別代碼，[流水號(hào)]為該類別下的順序號(hào)。3.人事檔案編號(hào)：按照員工個(gè)人身份證號(hào)碼進(jìn)行編號(hào)。4.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：采用年度保管期限類別流水號(hào)的方式編號(hào)。例如：202[X]定期30年會(huì)計(jì)憑證001，表示202[X]年度形成的保管期限為30年的第1冊(cè)會(huì)計(jì)憑證。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)。例如：YW[X][業(yè)務(wù)類型代碼][年份][流水號(hào)]，其中YW表示業(yè)務(wù)檔案，[X]為年份，[業(yè)務(wù)類型代碼]為具體業(yè)務(wù)類型的代碼，[流水號(hào)]為該業(yè)務(wù)類型下的順序號(hào)。6.聲像檔案編號(hào)：按照形成時(shí)間和內(nèi)容主題進(jìn)行編號(hào)。例如：SX[X][年份][主題代碼][流水號(hào)]，其中SX表示聲像檔案，[X]為年份，[主題代碼]為聲像檔案的主題代碼，[流水號(hào)]為該主題下的順序號(hào)。7.電子檔案編號(hào)：與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，并在編號(hào)后加上“E”標(biāo)識(shí)。例如：202[X]永久001E，表示與該紙質(zhì)文書檔案對(duì)應(yīng)的電子檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門在工作活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)辦理完畢的文件材料進(jìn)行整理、分類，定期移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照檔案分類方案對(duì)檔案進(jìn)行整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類、排序、編目，裝訂成冊(cè)，并編制卷內(nèi)目錄。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，將項(xiàng)目文件材料按照其內(nèi)在聯(lián)系和形成規(guī)律進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。4.人事檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，完善檔案內(nèi)容，確保檔案材料的齊全、完整。5.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，分類裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。7.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容主題進(jìn)行整理，編寫聲像檔案說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。8.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行整理，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行存放，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查閱，同時(shí)應(yīng)根據(jù)檔案的類別、保管期限等進(jìn)行合理分類存放。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)直立存放，避免檔案折疊、卷曲，確保檔案的平整和完整。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（四）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.科技檔案的保管期限根據(jù)項(xiàng)目的重要程度和實(shí)際需要確定，一般分為永久、長期、短期。3.人事檔案的保管期限為員工離職后5年。4.會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行，一般分為永久、定期30年、定期10年。5.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和實(shí)際需要確定，一般不少于5年。6.聲像檔案的保管期限根據(jù)其價(jià)值和重要程度確定，一般不少于10年。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀原因等內(nèi)容，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.根據(jù)工作需要，外單位人員查閱單位檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.查閱人員應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。（三）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為單位內(nèi)部各部門及員工提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)提供檔案資料，并做好利用效果跟蹤反饋。2.對(duì)于涉及單位商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍和使用方式。3.單位內(nèi)部各部門因工作需要復(fù)印、復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和高效利用。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.單位應(yīng)根據(jù)檔案管理實(shí)際需求，選擇合適的檔案信息化管理軟件，建立檔案信息化管理系統(tǒng)。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化和規(guī)范化。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（三）檔案數(shù)字化工作1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、標(biāo)準(zhǔn)、流程和質(zhì)量要求。2.按照檔案數(shù)字化操作規(guī)程，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等工作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。3.建立數(shù)字化檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，確保檔案信息化管理工作的安全運(yùn)行。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)報(bào)送單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為單位檔案管理決策和工作考核的重要依據(jù)。（二）檔案移交1.單位