PAGE辦公室檔案文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室檔案文件的管理，確保檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案文件的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在辦公過程中形成的各類檔案文件的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案文件進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案文件管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案文件應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案文件應(yīng)齊全完整，涵蓋公司運(yùn)營(yíng)管理的各個(gè)方面，避免重要信息缺失。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案文件，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案文件的管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率，為公司決策和業(yè)務(wù)開展提供有力支持。二、檔案文件管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案文件管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案文件，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案文件的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等工作。4.定期對(duì)檔案文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案文件的安全和完整。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案文件管理工作，提供檔案管理方面的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案文件的收集、整理和初步分類，并定期移交辦公室統(tǒng)一管理。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案文件的日常管理工作，確保檔案文件的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.嚴(yán)格遵守公司檔案文件管理制度，配合辦公室做好檔案文件的查閱、借閱等工作。4.對(duì)本部門形成的電子檔案文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。三、檔案文件的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類會(huì)議文件、決議、紀(jì)要、報(bào)告、通知等。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書、招投標(biāo)文件等。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。6.公司的業(yè)務(wù)檔案，包括項(xiàng)目策劃書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.公司的工程檔案，包括工程圖紙、施工方案、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收資料等。8.公司的設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備說明書、設(shè)備維修記錄等。9.公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，包括專利證書、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記證書等。10.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的各類檔案文件，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔，不得積壓或拖延。3.收集的檔案文件應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損或褪色，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可檢索性。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，同一類別的文件按照時(shí)間順序排列。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和項(xiàng)目階段進(jìn)行分類整理，每個(gè)項(xiàng)目的檔案文件應(yīng)單獨(dú)成冊(cè)，并編制項(xiàng)目檔案目錄。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行分類整理，確保財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范和完整。4.人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，建立員工人事檔案索引，便于查閱和管理。5.工程檔案：按照工程建設(shè)階段、專業(yè)類別進(jìn)行分類整理，每個(gè)工程項(xiàng)目的檔案文件應(yīng)編制詳細(xì)的目錄和索引。6.設(shè)備檔案：按照設(shè)備型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用部門等進(jìn)行分類整理，建立設(shè)備檔案清單，記錄設(shè)備的基本信息和維護(hù)情況。四、檔案文件的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。4.人事檔案應(yīng)隨時(shí)更新，并定期進(jìn)行集中歸檔。5.工程檔案應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。6.設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備購(gòu)置或驗(yàn)收合格后及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門將整理好的檔案文件移交辦公室，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.辦公室對(duì)移交的檔案文件進(jìn)行審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的文件，退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過的檔案文件，按照規(guī)定的分類方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。4.將檔案文件裝入檔案盒或檔案袋，在檔案盒或檔案袋上注明檔案名稱、年度、保管期限、編號(hào)等信息。5.將檔案文件存入檔案庫(kù)房，并按照檔案庫(kù)房的布局和編號(hào)進(jìn)行排列存放。五、檔案文件的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案文件，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案文件分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案文件：主要包括公司重要會(huì)議文件、重要業(yè)務(wù)合同、重要財(cái)務(wù)文件、重要人事檔案等。保管期限為10年的檔案文件：主要包括一般性會(huì)議文件、一般性業(yè)務(wù)合同、一般性財(cái)務(wù)文件、一般性人事檔案等。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案文件的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案文件應(yīng)按照保管期限和類別進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。4.對(duì)電子檔案文件，應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。5.定期對(duì)檔案文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，檢查檔案文件的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、檔案文件的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案文件，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案文件，查閱人應(yīng)填寫保密承諾書，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案文件，應(yīng)持有單位介紹信或有效證件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由辦公室指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱流程1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交辦公室檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)的檔案文件，并在查閱登記表上記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案文件，不得擅自將檔案文件帶出檔案庫(kù)房。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案文件歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱檔案文件，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的檔案文件，原則上不得借閱，確因工作需要借閱的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行保管和使用。（四）借閱流程1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交辦公室檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)的檔案文件，并辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，記錄借閱人姓名、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。4.借閱人憑檔案借閱登記表領(lǐng)取檔案文件，并在檔案管理人員的監(jiān)督下簽字確認(rèn)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、摘抄、傳播檔案文件內(nèi)容。6.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案文件，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案文件的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：辦公室應(yīng)定期對(duì)檔案文件進(jìn)行鑒定，確定檔案文件的保管期限和價(jià)值。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案文件的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管情況等，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：鑒定工作應(yīng)由辦公室組織，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員共同參與，形成集體鑒定意見。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案文件進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案文件的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限，確定其是否需要繼續(xù)保存。2.分析比較法：將檔案文件與同類檔案文件進(jìn)行比較分析，判斷其在歷史研究、業(yè)務(wù)參考等方面的價(jià)值，確定其保管期限。（三）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確已失去保存價(jià)值的檔案文件，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案文件時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案文件的徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀登記表上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀申請(qǐng)表、檔案銷毀登記表等相關(guān)資料歸檔保存。八、電子檔案文件管理（一）電子檔案文件的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的電子檔案文件，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理。2.電子檔案文件應(yīng)與紙質(zhì)檔案文件同步歸檔，確保電子檔案文件與紙質(zhì)檔案文件的一致性和完整性。3.對(duì)電子檔案文件進(jìn)行分類整理，建立電子檔案文件目錄，便于查找和管理。（二）電子檔案文件的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案文件應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別存放在不同地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.定期對(duì)電子檔案文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（三）電子檔案文件的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子檔案文件，應(yīng)