PAGE縣體育總會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣體育總會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在體育總會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣體育總會(huì)機(jī)關(guān)各部門(mén)、直屬單位以及下屬各體育協(xié)會(huì)在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：縣體育總會(huì)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，全面反映體育總會(huì)各項(xiàng)工作的歷史面貌。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為檔案利用提供便利條件。4.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以縣體育總會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。（二）辦公室辦公室作為檔案管理的職能部門(mén)，具體負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作，其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系和數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案檢索效率。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全。5.做好檔案的鑒定、銷毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理。6.組織開(kāi)展檔案的利用工作，為體育總會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。7.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)、直屬單位和下屬體育協(xié)會(huì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）各部門(mén)、直屬單位及下屬體育協(xié)會(huì)職責(zé)1.各部門(mén)、直屬單位及下屬體育協(xié)會(huì)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.按照檔案管理要求，做好本部門(mén)檔案的日常管理工作，保證檔案的安全。3.積極配合辦公室開(kāi)展檔案管理工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與體育總會(huì)工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.體育總會(huì)召開(kāi)的各種會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要、決議等。3.體育總會(huì)制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。4.體育總會(huì)組織開(kāi)展的各項(xiàng)體育活動(dòng)的文件、資料、照片、音像等。5.體育總會(huì)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目等文件。6.體育總會(huì)工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.體育總會(huì)財(cái)務(wù)工作形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.下屬各體育協(xié)會(huì)上報(bào)的文件、資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。9.其他與體育總會(huì)工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)、直屬單位及下屬體育協(xié)會(huì)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案材料收集齊全，定期移交辦公室。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔，確保檔案信息的完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書(shū)檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，編制案卷目錄。2.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。3.人事檔案整理：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案。4.聲像檔案整理：按照內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行整理，編制聲像檔案目錄，并配以文字說(shuō)明。5.實(shí)物檔案整理：對(duì)具有保存價(jià)值的實(shí)物進(jìn)行登記造冊(cè)，注明來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔、通風(fēng)良好。（二）檔案裝具1.檔案柜、檔案架應(yīng)符合檔案保管要求，材質(zhì)堅(jiān)固，便于存放和查找檔案。2.檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，材質(zhì)優(yōu)良，能夠有效保護(hù)檔案。（三）檔案保管要求1.按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案庫(kù)房的溫濕度記錄，采取有效措施調(diào)節(jié)溫濕度。5.嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火和存放易燃、易爆物品。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員在檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、移交、利用等工作情況。3.檔案庫(kù)房的溫濕度、安全檢查等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.采用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的錄入、匯總和分析。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)上報(bào)。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和規(guī)定。2.服務(wù)體育總會(huì)工作原則：積極為體育總會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案支持。3.確保檔案安全原則：在檔案利用過(guò)程中，確保檔案的安全和保密。（二）利用范圍1.體育總會(huì)工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門(mén)因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)的查閱檔案事項(xiàng)。（三）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)辦公室審批。2.辦公室根據(jù)審批意見(jiàn)，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)辦公室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱檔案人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。（四）檔案借閱1.因工作需要長(zhǎng)期借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，辦公室應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為體育總會(huì)各項(xiàng)工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合體育總會(huì)檔案管理需求的信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的在線管理和利用。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)