PAGE檔案館涉密檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館涉密檔案的管理，確保國(guó)家秘密和公司/組織商業(yè)秘密的安全，防止涉密檔案的泄露、丟失或不當(dāng)使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織檔案館所保管的涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密以及其他需要保密的各類檔案。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展涉密檔案管理工作。2.安全保密原則：確保涉密檔案在收集、整理、保管、利用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的安全，防止信息泄露。3.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉涉密檔案內(nèi)容的人員范圍，確保信息知曉范圍最小化。4.全程管控原則：對(duì)涉密檔案管理的全過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)控和管理，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都符合保密要求。二、涉密檔案的界定與分類（一）涉密檔案的界定1.涉及國(guó)家秘密，依照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及相關(guān)法規(guī)確定為國(guó)家秘密的檔案。2.涉及公司/組織商業(yè)秘密，包括但不限于技術(shù)秘密、經(jīng)營(yíng)秘密、財(cái)務(wù)秘密等，一旦泄露可能對(duì)公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)喪失或其他不利影響的檔案。3.其他經(jīng)公司/組織認(rèn)定需要保密的檔案。（二）涉密檔案的分類1.絕密級(jí)檔案：含有最重要的國(guó)家秘密或公司/組織核心商業(yè)秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害，或給公司/組織帶來(lái)極其重大的損失。2.機(jī)密級(jí)檔案：涉及重要的國(guó)家秘密或公司/組織關(guān)鍵商業(yè)秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害，或?qū)?組織造成重大損失。3.秘密級(jí)檔案：包含一般的國(guó)家秘密或公司/組織重要商業(yè)秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害，或給公司/組織帶來(lái)較大損失。三、涉密檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善涉密檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)本公司/組織形成的各類檔案進(jìn)行保密審查，確定其密級(jí)和保密期限。3.負(fù)責(zé)涉密檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作。4.建立涉密檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)涉密檔案的存儲(chǔ)、檢索、利用等進(jìn)行信息化管理。5.定期對(duì)涉密檔案管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問(wèn)題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守保密法律法規(guī)和本公司/組織的涉密檔案管理制度，保守檔案秘密。2.負(fù)責(zé)涉密檔案的具體管理工作，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)查閱、借閱、使用涉密檔案的人員進(jìn)行登記和監(jiān)督，確保其按照規(guī)定程序操作。4.協(xié)助做好涉密檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在檔案形成過(guò)程中，嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行管理，確保檔案信息安全。3.配合檔案管理部門做好涉密檔案的相關(guān)工作，如提供必要的信息和協(xié)助等。四、涉密檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門在工作中形成的涉及國(guó)家秘密或公司/組織商業(yè)秘密的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，應(yīng)及時(shí)收集齊全，不得遺漏。2.收集過(guò)程中，要對(duì)檔案的密級(jí)進(jìn)行初步判斷，確保涉密檔案的準(zhǔn)確性。3.對(duì)于重要涉密檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，避免在收集過(guò)程中出現(xiàn)信息泄露。（二）整理要求1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的涉密檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.涉密檔案的整理應(yīng)嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行，防止在整理過(guò)程中發(fā)生泄密事件。3.整理后的涉密檔案應(yīng)裝入符合保密要求的檔案盒，并在盒外標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息。五、涉密檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的涉密檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防磁等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房的出入情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（二）保管方式1.涉密檔案應(yīng)按照不同密級(jí)分別存放，實(shí)行專柜保管。2.對(duì)電子涉密檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.定期對(duì)涉密檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存儲(chǔ)安全。（三）保管期限1.涉密檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況確定。2.對(duì)于超過(guò)保管期限的涉密檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、涉密檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵循“先審批、后利用”的原則，確保涉密檔案的利用符合規(guī)定。2.利用涉密檔案應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行，嚴(yán)禁將涉密檔案帶出指定場(chǎng)所。3.能不提供的涉密檔案盡量不提供，能部分提供的不全部提供，最大限度減少涉密檔案的知悉范圍。（二）利用審批1.查閱、借閱涉密檔案，需填寫《涉密檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.絕密級(jí)檔案的利用申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用登記1.對(duì)批準(zhǔn)查閱、借閱的涉密檔案，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容等信息。2.利用人歸還涉密檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，并在登記冊(cè)上注明歸還時(shí)間。（四）利用方式1.查閱涉密檔案，應(yīng)在檔案管理部門指定的閱覽室進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督。2.借閱涉密檔案，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.因工作需要復(fù)印涉密檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和管理。復(fù)印件應(yīng)與原件同等密級(jí)保管。七、涉密檔案的傳遞與交接（一）傳遞要求1.涉密檔案的傳遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要通信、專人送取等安全方式進(jìn)行，嚴(yán)禁通過(guò)普通郵政、快遞等方式傳遞。2.傳遞涉密檔案時(shí)，應(yīng)密封包裝，并在封口處加蓋密封章，標(biāo)明密級(jí)和編號(hào)。3.傳遞過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的安全，防止丟失、損壞或泄露。（二）交接手續(xù)1.涉密檔案在部門之間、單位之間傳遞時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《涉密檔案交接清單》。2.交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、密級(jí)等信息，并簽字確認(rèn)。3.交接清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。八、涉密檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)超過(guò)保管期限的涉密檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和保密部門人員組成鑒定小組。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，對(duì)檔案的密級(jí)、保管期限、價(jià)值等進(jìn)行全面審查，確定是否仍需保密。3.對(duì)仍需保密的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)不再具有保密價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的涉密檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀涉密檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等符合保密要求的方式，嚴(yán)禁將涉密檔案出售或隨意丟棄。3.銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后應(yīng)填寫《涉密檔案銷毀登記表》，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。九、涉密檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)涉密檔案管理情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)涉密檔案管理進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況和檔案管理的合規(guī)性。（二）外部監(jiān)督1.接受國(guó)家保密行政管理部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合整改存在的問(wèn)題。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見(jiàn)，及時(shí)完善涉密檔案管理制度和管理措施。十、責(zé)任追究（一）對(duì)違反本制度行為的認(rèn)定1.未按規(guī)定進(jìn)行保密審查，導(dǎo)致涉密檔案界定不準(zhǔn)確的。2.未按要求收集、整理、保管涉密檔案，造成檔案丟失、損壞或泄露的。3.未經(jīng)審批擅自查閱、借閱、使用涉密檔案的。4.違反涉密檔案?jìng)鬟f、交接規(guī)定，導(dǎo)致檔案丟失或信息泄露的。5.未按規(guī)定進(jìn)行涉密檔案鑒定和銷毀，造成不良后果的。6.其他違反本制度行為，影響涉密檔案安全管理的。（二）責(zé)任追究措施1.對(duì)于違反本制度的單位和個(gè)人，視情節(jié)輕重，給