PAGE文書檔案三合一制度模板一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書檔案的管理，包括但不限于文件、報告、合同、協(xié)議、會議紀(jì)要、信函等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：文書檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.安全保密原則：加強(qiáng)文書檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露和丟失。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司各部門和人員利用檔案。二、文書檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文書檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的文書檔案管理工作，對歸檔文件進(jìn)行審核。3.負(fù)責(zé)公司文書檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。4.定期對公司文書檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文書材料的收集、整理和歸檔工作，確保歸檔文件的質(zhì)量。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文書檔案的日常管理，并配合綜合管理部門做好檔案管理工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司文書檔案管理制度，按照規(guī)定的時間和要求向綜合管理部門移交檔案。三、文書材料的形成與收集（一）文書材料的形成1.公司各部門在工作活動中應(yīng)及時形成各種文書材料，確保文件內(nèi)容真實準(zhǔn)確、格式規(guī)范。2.文件起草應(yīng)明確發(fā)文目的、依據(jù)、范圍、內(nèi)容等要素，語言簡潔明了，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。3.重要文件應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核把關(guān)，確保文件質(zhì)量。（二）文書材料的收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門的文書材料，確保文件不遺漏。2.對于外來文件，如上級部門文件、相關(guān)單位函件等，應(yīng)及時登記并交綜合管理部門統(tǒng)一處理。3.收集的文書材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。四、文書檔案的整理（一）整理原則文書檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法文書檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。1.年度分類：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件分別整理。2.機(jī)構(gòu)（問題）分類：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件內(nèi)容所涉及的問題進(jìn)行分類。3.保管期限分類：文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。2.編頁號：在文件的右上角或左上角編寫頁號，以便統(tǒng)計和查找。3.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息，如年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、起止件號等。五、文書檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，保障檔案的安全。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架排列，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)按照保管期限順序排列，永久檔案在前，定期檔案在后。（三）檔案保管期限的劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：保管期限為30年的檔案，主要是公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料。保管期限為10年的檔案，是公司在較短時期內(nèi)需要查考利用的文件材料。（四）檔案清查與盤點1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，每年至少一次。2.清查盤點內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.清查盤點結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、文書檔案的鑒定（一）鑒定原則文書檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價值的原則。（二）鑒定組織成立由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)公司文書檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案進(jìn)行全面審查。2.參考檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。（四）鑒定結(jié)果處理1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。3.對仍有保存價值但保管期限需要調(diào)整的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。七、文書檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.文書檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限分布等情況。（二）統(tǒng)計方法1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時記錄檔案管理工作中的各項數(shù)據(jù)。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，形成統(tǒng)計報表，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。八、文書檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案利用過程中的安全保密。2.積極為公司各部門和人員提供檔案利用服務(wù)，提高檔案的利用率。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)制，并登記備案。（三）利用登記綜合管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等，以便統(tǒng)計和查詢。九、電子文件管理（一）電子文件的形成與收集1.公司各部門在工作中應(yīng)同步形成電子文件，并確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.電子文件應(yīng)及時收集和整理，與紙質(zhì)文件相對應(yīng)，實行雙套制管理。（二）電子文件的整理與歸檔1.電子文件應(yīng)按照與紙質(zhì)文件相同的分類方案進(jìn)行整理和歸檔，確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致性。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，如PDF、DOCX等，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子文件的保管與利用