PAGE工地試驗(yàn)室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工地試驗(yàn)室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本工地試驗(yàn)室實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本工地試驗(yàn)室在工程建設(shè)期間形成的各類文件材料的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等管理活動(dòng)。（三）管理職責(zé)1.工地試驗(yàn)室主任負(fù)責(zé)檔案管理工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理工作與試驗(yàn)室各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)開展。2.設(shè)立檔案管理員崗位，負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、歸檔、保管及日常查閱服務(wù)等工作。檔案管理員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉工程建設(shè)流程及試驗(yàn)室工作內(nèi)容。3.試驗(yàn)室各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理員歸檔，同時(shí)配合檔案管理員做好檔案的查閱利用工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理文件：包括上級(jí)主管部門下發(fā)的各類文件、試驗(yàn)室制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案等。2.技術(shù)文件：試驗(yàn)檢測(cè)方案、操作規(guī)程、原始記錄、報(bào)告證書、儀器設(shè)備檔案、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。3.質(zhì)量文件：質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量控制記錄、內(nèi)部審核與管理評(píng)審資料等。4.其他文件：與工程建設(shè)相關(guān)的合同協(xié)議、來(lái)往信函、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于外來(lái)文件，應(yīng)及時(shí)登記并傳遞給相關(guān)部門閱辦，閱辦完畢后統(tǒng)一移交檔案管理員歸檔。3.試驗(yàn)室工作人員在工作過(guò)程中形成的文件材料，應(yīng)在工作完成后及時(shí)整理，移交本部門負(fù)責(zé)人審核后交檔案管理員。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同類別、年度、保管期限，進(jìn)行科學(xué)分類整理。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。（四）整理方法1.行政管理文件按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類整理，同一機(jī)構(gòu)的文件按保管期限分別排列。2.技術(shù)文件按照試驗(yàn)檢測(cè)項(xiàng)目年度保管期限分類整理，每個(gè)項(xiàng)目的文件按時(shí)間順序排列。3.質(zhì)量文件按照質(zhì)量管理體系要素年度保管期限分類整理，同一要素的文件按重要程度排列。4.其他文件按照文件性質(zhì)年度保管期限分類整理，如合同協(xié)議按簽訂時(shí)間順序排列，照片音像資料按內(nèi)容分類并編號(hào)。三、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.行政管理文件應(yīng)在次年第一季度內(nèi)歸檔。2.技術(shù)文件應(yīng)在試驗(yàn)檢測(cè)項(xiàng)目完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.質(zhì)量文件應(yīng)在內(nèi)部審核和管理評(píng)審結(jié)束后及時(shí)歸檔。4.其他文件應(yīng)在文件形成或辦理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理員對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保文件齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照整理方法對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，上架存放，并建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，不同類別、保管期限的檔案分別上架排列，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，確保檔案的安全性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）檔案的鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由試驗(yàn)室主任擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成鑒定報(bào)告。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.試驗(yàn)室內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理員處查閱。2.外單位人員查閱檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)試驗(yàn)室主任批準(zhǔn)后，由檔案管理員陪同查閱。涉及機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。2.查閱檔案時(shí)，如需摘錄或復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意，并登記摘錄或復(fù)制的內(nèi)容、日期、用途等。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理員，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理員應(yīng)積極為試驗(yàn)室各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的工地試驗(yàn)室檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合工地試驗(yàn)室檔案管理的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息化數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作，及時(shí)錄入和更新檔案信息。2.定期對(duì)檔案