PAGE殯儀館檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強殯儀館檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在殯儀服務、業(yè)務管理、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殯儀館各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則殯儀館檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案資料的收集、整理、保管和利用等工作，確保檔案資料管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案資料應如實反映殯儀服務活動、業(yè)務管理工作等實際情況，確保檔案資料的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理殯儀館在各項工作中形成的具有保存價值的檔案資料，保證檔案資料的完整性，避免遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及個人隱私、商業(yè)機密、國家秘密等檔案資料，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案資料管理應便于查詢、檢索和利用，提高檔案資料的使用效率，滿足殯儀館各部門及相關人員對檔案資料的需求。二、檔案資料管理部門及職責（一）檔案管理部門設置殯儀館設立專門的檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案資料的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定檔案資料管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合殯儀館實際情況，制定完善的檔案資料管理制度，并負責組織實施和監(jiān)督檢查。2.檔案資料收集與整理負責收集、整理殯儀館各部門在工作中形成的各類檔案資料，包括但不限于業(yè)務檔案、行政管理檔案、人事檔案、財務檔案、聲像檔案等，確保檔案資料的齊全、完整。3.檔案資料保管建立健全檔案資料保管制度，配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、防火防盜設備、溫濕度控制設備等，確保檔案資料的安全保管。對檔案資料進行分類、編號、裝訂、上架等工作，便于檔案資料的存儲和查找。4.檔案資料檢索與利用建立檔案資料檢索系統(tǒng)，編制檔案資料目錄、索引等檢索工具，方便檔案資料的查詢和利用。按照規(guī)定為殯儀館各部門及相關人員提供檔案資料查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理工作。5.檔案資料鑒定與銷毀定期對檔案資料進行鑒定，確定檔案資料的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案資料，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。6.檔案資料統(tǒng)計與分析對檔案資料的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計和分析，及時掌握檔案資料管理工作動態(tài)，為決策提供依據(jù)。7.檔案資料信息化建設推進檔案資料信息化管理工作，利用現(xiàn)代信息技術手段，建立檔案資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案資料管理工作效率和水平。8.檔案資料安全管理加強檔案資料安全管理，制定檔案資料安全應急預案，定期進行安全檢查和維護，確保檔案資料的實體安全和信息安全。三、檔案資料分類與編號（一）檔案資料分類1.業(yè)務檔案遺體接運檔案：包括遺體接運委托書、遺體信息登記表、接運路線記錄等。遺體冷藏檔案：記錄遺體冷藏時間、溫度等信息。遺體整容檔案：包含遺體整容記錄、整容前后照片等。遺體火化檔案：有火化申請書、火化證存根、骨灰處理記錄等。骨灰寄存檔案：包括骨灰寄存證、寄存位置記錄等。殯儀服務檔案：如追悼會、告別儀式等服務的相關資料，包括服務合同、布置方案、參與人員名單等。2.行政管理檔案文件材料：上級文件、館內文件、會議文件、工作計劃與總結等。規(guī)章制度：殯儀館制定的各項規(guī)章制度、操作規(guī)程等。證照類：營業(yè)執(zhí)照、經營許可證、法人證書等相關證件。合同協(xié)議：與客戶簽訂的殯儀服務合同、與供應商簽訂的采購合同等。接待安排：重要賓客接待記錄、參觀考察安排記錄等。3.人事檔案員工基本信息：個人簡歷、身份證復印件、學歷證書復印件、入職登記表等。勞動合同：員工與殯儀館簽訂的勞動合同?？己嗽u價：員工年度考核、績效評估等相關材料。培訓記錄：員工參加各類培訓的記錄，包括培訓內容、時間、考核成績等。獎懲材料：員工獲得的獎勵證書、處罰決定等。4.財務檔案會計憑證：各類收入、支出憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單等。會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。財務報表：月度、季度、年度財務報表，如資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。財務審計報告：內部審計、外部審計報告。稅務資料：納稅申報表、稅務發(fā)票領購記錄等。5.聲像檔案照片：殯儀館工作場景、重大活動、遺體處理過程等照片。錄像：重要儀式、活動的錄像資料。錄音：會議錄音、訪談錄音等。（二）檔案資料編號1.編號規(guī)則檔案資料編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式。年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。類別代碼：根據(jù)檔案資料分類，分別用兩位字母表示，如“YW”表示業(yè)務檔案，“XZ”表示行政管理檔案，“RS”表示人事檔案，“CW”表示財務檔案，“SX”表示聲像檔案。流水號：按照檔案資料形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，從“0001”開始編號。2.編號示例例如，2023年形成的第12份業(yè)務檔案，其編號為“2023YW0012”；2023年第5份行政管理文件材料，編號為“2023XZ0005”。四、檔案資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集到檔案管理部門。2.檔案資料收集應遵循全面、準確、及時的原則，涵蓋殯儀館各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。3.對于重要的檔案資料，應實行雙套制收集，即同時收集紙質檔案和電子檔案，確保檔案資料的安全性和完整性。（二）收集范圍1.業(yè)務活動中形成的檔案資料遺體接運、冷藏、整容、火化、骨灰寄存等業(yè)務環(huán)節(jié)產生的各類記錄。殯儀服務項目策劃、實施過程中形成的相關文件、合同、方案等。2.行政管理活動中形成的檔案資料上級部門下發(fā)的文件、館內發(fā)布的文件、會議紀要、工作計劃、總結報告等。殯儀館各項規(guī)章制度的制定、修訂、執(zhí)行過程中形成的文件材料。證照辦理、年檢、變更等相關材料。對外簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等。重要接待、參觀考察等活動的安排及記錄。3.人事管理活動中形成的檔案資料員工招聘、入職、離職等手續(xù)辦理過程中形成的文件材料。員工培訓、考核、獎懲等相關記錄。員工工資、福利、保險等方面的文件材料。4.財務管理活動中形成的檔案資料會計憑證、賬簿、報表等財務核算資料。財務預算、決算報告。財務審計、稅務申報等相關文件材料。5.聲像記錄反映殯儀館工作場景、重大活動、服務過程等的照片、錄像、錄音等資料。（三）整理要求1.檔案管理人員應按照檔案資料分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.對每份檔案資料進行編號、編目，填寫檔案資料目錄卡片，注明檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對紙質檔案資料進行裝訂、編頁，去除金屬物，確保檔案資料的整齊、牢固。4.對電子檔案資料進行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。5.對于聲像檔案資料，應進行分類整理，標注拍攝（錄制）時間、地點、內容等信息，并配以文字說明。五、檔案資料保管（一）保管場所1.檔案管理室應選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防潮的房間作為保管場所。2.保管場所應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防盜報警裝置、溫濕度控制設備等。3.檔案管理室應設置專門的閱檔室，用于檔案資料的查閱和借閱，閱檔室應保持安靜、整潔，便于檔案資料的利用。（二）保管期限1.檔案資料保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：反映殯儀館主要職能活動和歷史面貌的，對本館、國家和社會具有長遠利用價值的檔案資料，應永久保管。長期保管：在較長時間內對本館工作有查考利用價值的檔案資料，保管期限為16年至50年。短期保管：在較短時間內對本館工作有查考利用價值的檔案資料，保管期限為5年至15年。2.檔案資料保管期限的確定，應根據(jù)國家有關規(guī)定和殯儀館實際情況，由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門共同研究決定，并報館領導批準。（三）保管措施1.建立檔案資料保管臺賬，詳細記錄檔案資料的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，確保檔案資料的安全和完整。2.定期對檔案資料進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對檔案資料進行定期消毒、防蟲、防潮等處理，確保檔案資料的質量。4.加強檔案管理室的安全保衛(wèi)工作，嚴格限制無關人員進入檔案管理室，防止檔案資料被盜、被篡改或丟失。5.對電子檔案資料應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，確保電子檔案資料的安全性和完整性。六、檔案資料檢索與利用（一）檢索工具1.建立檔案資料目錄索引，包括紙質目錄索引和電子目錄索引，方便檔案資料的查詢和檢索。2.檔案資料目錄索引應按照檔案資料分類順序編制，注明檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.利用現(xiàn)代信息技術手段，建立檔案資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化檢索，提高檢索效率和準確性。（二）利用方式1.查閱殯儀館各部門及相關人員因工作需要查閱檔案資料時，應填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案資料的，應填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應對借閱的檔案資料進行跟蹤管理，確保按時歸還。3.復制對于確需復制檔案資料復印件的，應填寫《檔案資料復制申請表》，注明復制內容、用途等信息，經部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制，并做好登記工作。復制的檔案資料復印件應加蓋檔案管理部門公章，注明“此件與原件核對無誤”字樣。（三）利用限制1.涉及個人隱私、商業(yè)機密、國家秘密等檔案資料，未經授權不得查閱、借閱和復制。2.查閱、借閱檔案資料時，應嚴格遵守檔案資料管理規(guī)定，不得在檔案資料上涂改、圈劃、批注、污損等，不得擅自將檔案資料帶出檔案管理室。3.檔案資料利用后，應及時歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案資料進行檢查，確保檔案資料的完整和安全。七、檔案資料鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成，負責檔案資料鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定內容1.檔案資料的真實性、完整性和準確性。2.檔案資料的保存價值，包括對殯儀館工作的查考利用價值、歷史研究價值等。3.檔案資料的保管期限是否合理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案資料進行清理，提出需要鑒定的檔案資料清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案資料進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案資料的保管期限和存毀意見。3.鑒定小組形成鑒定報告，報館領導審批。4.經館領導批準后，對已到保管期限且無保存價值的檔案資料進行銷毀處理。（四）銷毀程序1.編制檔案資料銷毀清冊，注明檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案資料銷毀清冊經檔案