PAGE銀行業(yè)檔案保管制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范銀行業(yè)檔案的保管工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為銀行業(yè)務(wù)的開展、風(fēng)險(xiǎn)防范、內(nèi)部管理以及監(jiān)管要求提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于本行各部門及分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)經(jīng)營、管理活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于會(huì)計(jì)檔案、信貸檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、人事檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本行檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全行檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.分類分級(jí)管理原則根據(jù)檔案的類別和重要程度，進(jìn)行分類分級(jí)管理，以便于檔案的保管、查閱和利用。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的查閱和利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善本行檔案保管制度及相關(guān)操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管全行各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和合規(guī)性。6.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，做好檔案的移交、托管等工作。（二）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類，確保檔案資料的齊全、完整和真實(shí)。2.按照檔案管理部門要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的核對(duì)和交接工作。3.配合檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的業(yè)務(wù)解釋和說明。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。（三）分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.按照總行檔案管理要求，負(fù)責(zé)本分支機(jī)構(gòu)各類檔案的收集、整理、保管和利用工作。2.定期向總行檔案管理部門報(bào)送檔案管理情況報(bào)告，接受總行的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.配合總行檔案管理部門開展檔案的檢查、盤點(diǎn)、鑒定、銷毀等工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)等。2.信貸檔案涵蓋貸款申請(qǐng)資料、貸前調(diào)查資料、貸款審批文件、借款合同、擔(dān)保合同、貸后管理資料等。3.業(yè)務(wù)合同檔案各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、意向書等。4.人事檔案員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、薪酬等檔案材料。5.行政檔案本行行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。6.其他檔案除上述類別外的其他各類檔案，如審計(jì)檔案、法律事務(wù)檔案、客戶資料檔案等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則。2.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)按照會(huì)計(jì)年度、檔案類別、保管期限等進(jìn)行編制。例如：“20XX年會(huì)計(jì)憑證永久”。3.信貸檔案編號(hào)可根據(jù)貸款業(yè)務(wù)編號(hào)、檔案類別、時(shí)間順序等進(jìn)行編制。如：“[貸款業(yè)務(wù)編號(hào)]貸前調(diào)查資料20XX年X月”。4.業(yè)務(wù)合同檔案編號(hào)按照合同類別、簽訂時(shí)間、合同序號(hào)等進(jìn)行編制。例如：“業(yè)務(wù)合同20XX年X月[合同序號(hào)]”。5.人事檔案編號(hào)以員工工號(hào)為基礎(chǔ)，按照檔案類別進(jìn)行編制。如：“[員工工號(hào)]履歷檔案”。6.行政檔案編號(hào)按照文件類別、年份、文號(hào)等進(jìn)行編制。例如：“行政公文20XX年[文號(hào)]”。7.其他檔案編號(hào)根據(jù)檔案特點(diǎn)和管理需要進(jìn)行編制，確保編號(hào)的科學(xué)性和實(shí)用性。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各業(yè)務(wù)部門和分支機(jī)構(gòu)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)收集本部門和本機(jī)構(gòu)形成的各類檔案。2.檔案收集應(yīng)確保資料的齊全、完整，包括文件的正本、副本、附件、電子文檔等。3.對(duì)于重要業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行收集，避免檔案資料的散失。（二）檔案整理1.檔案管理部門和各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理。2.整理工作包括對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照記賬憑證、原始憑證的順序進(jìn)行整理，每冊(cè)憑證應(yīng)加具封面、封底，并填寫相關(guān)信息。4.信貸檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程順序進(jìn)行整理，將相關(guān)資料裝訂成冊(cè)，并編制目錄。5.業(yè)務(wù)合同檔案應(yīng)按照合同簽訂時(shí)間、合同類別進(jìn)行整理，每份合同應(yīng)加蓋騎縫章，并編制合同清單。6.人事檔案應(yīng)按照檔案材料的類別進(jìn)行整理，每類材料應(yīng)編寫頁碼，并填寫檔案目錄。7.行政檔案應(yīng)按照文件的重要程度、時(shí)間順序進(jìn)行整理，每份文件應(yīng)加蓋文件處理章，并編制文件目錄。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.本行應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)劃分不同區(qū)域用于存放不同類別的檔案，如會(huì)計(jì)檔案區(qū)、信貸檔案區(qū)、人事檔案區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.對(duì)于重要檔案，應(yīng)采取異地備份等措施，防止因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年（已刪除）、10年、15年、25年5類。2.信貸檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)貸款業(yè)務(wù)的性質(zhì)和風(fēng)險(xiǎn)狀況確定，一般應(yīng)在貸款結(jié)清后保管一定期限，如5年、10年等。3.業(yè)務(wù)合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)和重要程度確定，一般應(yīng)在合同履行完畢后保管一定期限，如3年、5年等。4.人事檔案的保管期限應(yīng)自員工離職或退休后按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為永久保管。5.行政檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般應(yīng)在文件形成后保管一定期限，如3年、5年等。6.其他檔案的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性，以及保管設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況等。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的檔案、更換老化的保管設(shè)備等。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出保管場(chǎng)所，不得擅自銷毀檔案。5.因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記和審批，確保檔案的安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本行員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本行規(guī)定，提交查閱申請(qǐng)，并經(jīng)本行相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。3.不同級(jí)別的人員查閱檔案的權(quán)限應(yīng)根據(jù)工作需要和檔案的保密要求進(jìn)行設(shè)定，確保檔案信息不被不當(dāng)獲取。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)持有效證件到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱目的等。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，在檔案保管場(chǎng)所內(nèi)為查閱人提供必要的查閱條件，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.本行員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.外部單位或個(gè)人因工作需要借閱檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本行規(guī)定，提交借閱申請(qǐng)，并經(jīng)本行相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)持有效證件到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)借閱申請(qǐng)，對(duì)借閱人進(jìn)行必要的檔案保密教育，并向借閱人提供檔案副本或復(fù)印件，如確需借閱原件的，應(yīng)經(jīng)特別批準(zhǔn)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織本行成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本行檔案保管制度，結(jié)合檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行。2.對(duì)于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，可予以鑒定銷毀。3.對(duì)于仍有一定利用價(jià)值但已超過保管期限的檔案，可進(jìn)行縮微、數(shù)字化等處理后繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，編制《檔案鑒定清單》，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)《檔案鑒定清單》中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。3.檔案鑒定工作小組形成鑒定報(bào)告，報(bào)本行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)本行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.銷毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，不得將檔案出售或贈(zèng)送他人。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》存檔。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為銀行業(yè)務(wù)發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能支持檔案管理人員將紙質(zhì)檔案和電子檔案信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的電子化存儲(chǔ)。2.檔案查詢功能提供多種查詢方式，如按檔案編號(hào)、類別、關(guān)鍵詞、時(shí)間等進(jìn)行查詢，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱效率和管理水平。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全保密功能采取身份認(rèn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密等安全措施，確保檔案信息的安全保密。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的物理位置。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)故障等情況下能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（四）信息化管理要求1