PAGE公司跨部門檔案互查制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，促進(jìn)跨部門之間的信息共享與協(xié)作，提高工作效率，特制定本跨部門檔案互查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間涉及檔案查閱、使用、互查等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案互查過程中，要高度重視檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。3.高效協(xié)作原則：鼓勵(lì)跨部門之間積極協(xié)作，通過檔案互查，快速準(zhǔn)確地獲取所需信息，提高工作協(xié)同效率。4.責(zé)任明確原則：明確各部門在檔案互查中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任清晰，便于管理和監(jiān)督。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，包括跨部門檔案互查制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)公司各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案目錄體系，確保檔案的有序存放和檢索利用。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期開展檔案管理培訓(xùn)和檢查，提高檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)跨部門檔案互查工作，根據(jù)互查需求，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料，并對(duì)互查過程進(jìn)行跟蹤和記錄。（二）各部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理規(guī)定，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立本部門檔案臺(tái)賬。3.協(xié)助檔案管理部門開展跨部門檔案互查工作，及時(shí)提供本部門相關(guān)檔案資料，并配合查閱人員進(jìn)行查閱。4.對(duì)本部門檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向檔案管理部門報(bào)送檔案利用情況報(bào)表。（三）查閱人員職責(zé)1.查閱人員應(yīng)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序和要求申請(qǐng)檔案查閱。2.在查閱檔案過程中，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。4.對(duì)查閱過程中獲取的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。三、檔案互查范圍與內(nèi)容（一）互查范圍1.涉及公司重大決策、項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等方面的檔案資料。2.與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類合同、協(xié)議、文件、報(bào)表等檔案。3.各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）互查內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否存在缺頁、漏項(xiàng)等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核對(duì)檔案內(nèi)容與實(shí)際情況是否相符，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤。3.檔案的規(guī)范性：查看檔案的整理、分類、編號(hào)、編目等是否符合公司檔案管理規(guī)定。4.檔案的時(shí)效性：審查檔案的形成時(shí)間是否符合工作實(shí)際需要，是否存在過期或無效檔案。四、檔案互查流程（一）互查申請(qǐng)1.跨部門查閱檔案時(shí)，查閱部門應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、查閱時(shí)間等信息，并加蓋部門公章。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后予以受理。（二）檔案提供1.根據(jù)查閱申請(qǐng)表，檔案管理部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)備好相關(guān)檔案資料，并通知查閱部門前來查閱。2.查閱部門應(yīng)安排專人到檔案管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱工作，提供必要的查閱條件。（三）查閱與記錄1.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.在查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容、查閱結(jié)果等。（四）檔案歸還1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案歸還登記表上簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員責(zé)任。（五）互查結(jié)果反饋1.查閱部門在查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將查閱結(jié)果反饋給檔案管理部門。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)詳細(xì)說明問題情況，并提出整改建議。2.檔案管理部門對(duì)查閱結(jié)果進(jìn)行整理和分析，針對(duì)存在的問題，及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。五、檔案安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防護(hù)措施，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。對(duì)發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。3.在檔案互查過程中，要注意保護(hù)檔案的安全，避免因查閱、搬運(yùn)等操作導(dǎo)致檔案損壞或丟失。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密管理。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。2.查閱人員在查閱檔案前，應(yīng)簽訂保密承諾書，承諾對(duì)查閱過程中獲取的檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行記錄和監(jiān)控，防止檔案信息泄露。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。六、檔案互查監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案互查監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理員代表等組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案互查制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案互查工作進(jìn)行抽查，檢查查閱申請(qǐng)、查閱過程、檔案歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。3.鼓勵(lì)員工對(duì)檔案互查過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，監(jiān)督小組對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)核實(shí)和處理，并對(duì)舉報(bào)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核辦法1.將檔案互查工作納入各部門績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反檔案互查制度的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，處罰措施包括警告、通報(bào)批評(píng)、扣減績(jī)效分?jǐn)?shù)等。3.考核結(jié)果作為部門和個(gè)人評(píng)先評(píng)優(yōu)、