公司采購流程制度及管理規(guī)范范文一、引言為規(guī)范公司采購行為，優(yōu)化資源配置，提升采購管理水平與效率，保障采購活動合法合規(guī)、質(zhì)優(yōu)價廉，同時防范廉政風(fēng)險，結(jié)合公司運(yùn)營實(shí)際，制定本采購流程制度及管理規(guī)范。本制度適用于公司生產(chǎn)經(jīng)營所需物資、服務(wù)、工程類項(xiàng)目的采購活動，涵蓋需求申報、供應(yīng)商管理、采購實(shí)施、驗(yàn)收付款等全流程管理。二、總則（一）基本原則采購活動遵循合規(guī)性、效益性、質(zhì)量優(yōu)先、廉潔透明原則：合規(guī)性：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度，確保采購流程合法合規(guī)；效益性：在保障質(zhì)量的前提下，通過市場調(diào)研、比價議價等方式降低采購成本，提升資金使用效率；質(zhì)量優(yōu)先：優(yōu)先選擇質(zhì)量穩(wěn)定、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保采購物資/服務(wù)滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求；廉潔透明：采購過程公開透明，禁止任何形式的利益輸送或暗箱操作。（二）職責(zé)分工1.采購部門：牽頭組織采購活動，包括供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購實(shí)施、合同簽訂、進(jìn)度跟蹤等；2.需求部門：提出采購需求，明確技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，參與供應(yīng)商考察及驗(yàn)收工作；3.財務(wù)部門：審核采購預(yù)算、合同付款條款，辦理款項(xiàng)支付，監(jiān)督資金使用合規(guī)性；4.審計部門：對采購流程進(jìn)行合規(guī)性審計，核查供應(yīng)商資質(zhì)、采購價格合理性及合同執(zhí)行情況。三、采購流程（一）需求申報與審批1.需求提報：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請表》，明確采購物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、交付時間、技術(shù)要求等核心要素，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后提交采購部門。2.審批流程：單次采購金額在[X]元以下的，由需求部門負(fù)責(zé)人審批；[X]元至[X]元的，報分管副總經(jīng)理審批；超過[X]元的，提交總經(jīng)理辦公會審議。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購部門通過行業(yè)調(diào)研、同行推薦、公開招標(biāo)等方式開發(fā)潛在供應(yīng)商，實(shí)地考察其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管控體系、售后服務(wù)等，收集營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品檢測報告等資質(zhì)文件。2.供應(yīng)商評審：每季度對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評審，從資質(zhì)合規(guī)性、產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量、報價合理性、交貨及時性、售后服務(wù)響應(yīng)速度等維度評分（評分標(biāo)準(zhǔn)見《供應(yīng)商評審表》）。評分低于[X]分的供應(yīng)商列入“觀察名單”，連續(xù)兩次不達(dá)標(biāo)則終止合作；優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商可納入“戰(zhàn)略供應(yīng)商庫”，優(yōu)先獲得合作機(jī)會。3.供應(yīng)商建檔：采購部門為合格供應(yīng)商建立檔案，記錄其基本信息、合作歷史、質(zhì)量反饋、考核結(jié)果等，實(shí)行動態(tài)管理。（三）采購實(shí)施根據(jù)采購金額、物資/服務(wù)類型，選擇合適的采購方式：1.招標(biāo)采購：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目（如大型設(shè)備、工程服務(wù)）。由采購部門牽頭成立招標(biāo)小組（含需求部門、技術(shù)專家、財務(wù)人員），發(fā)布招標(biāo)公告、組織投標(biāo)答疑、開標(biāo)評標(biāo)，最終確定中標(biāo)供應(yīng)商并公示。2.詢價采購：適用于標(biāo)準(zhǔn)化物資（如辦公用品、通用耗材）。采購部門從供應(yīng)商庫中選擇至少3家符合要求的供應(yīng)商，發(fā)送《詢價單》（含技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、交貨期等），要求供應(yīng)商書面報價后，對比價格、質(zhì)量、服務(wù)等因素確定合作方。3.單一來源采購：僅限以下情形：供應(yīng)商為獨(dú)家生產(chǎn)/服務(wù)提供方（如專利技術(shù)、指定品牌授權(quán)）；緊急采購且無其他替代供應(yīng)商；原有采購項(xiàng)目后續(xù)維保需向原供應(yīng)商采購。單一來源采購需由需求部門出具書面說明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（四）合同簽訂與執(zhí)行1.合同起草：采購部門根據(jù)采購結(jié)果起草《采購合同》，明確標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、付款方式、交貨期、違約責(zé)任等條款，提交法務(wù)部門審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。2.訂單跟蹤：采購部門實(shí)時跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/服務(wù)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決交貨延期、質(zhì)量爭議等問題，確保按合同約定履約。（五）驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收流程：需求部門聯(lián)合質(zhì)檢部門（或技術(shù)崗位）依據(jù)合同、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或樣品進(jìn)行驗(yàn)收，逐項(xiàng)核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量參數(shù)，填寫《采購驗(yàn)收單》（雙方簽字確認(rèn)）。若發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)，需在[X]個工作日內(nèi)通知供應(yīng)商整改/退換貨，并留存影像、檢測報告等證據(jù)。2.付款條件：驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商提交發(fā)票、合同、驗(yàn)收單等資料，經(jīng)采購部門、財務(wù)部門審核無誤后，按合同約定的付款節(jié)點(diǎn)（如貨到付款、驗(yàn)收后[X]天付款）辦理支付。四、管理規(guī)范（一）預(yù)算管理1.采購預(yù)算納入公司年度全面預(yù)算體系，需求部門提報需求時需嚴(yán)格對照預(yù)算金額，超預(yù)算采購需提前申請預(yù)算調(diào)整，經(jīng)財務(wù)部門、總經(jīng)理審批后方可實(shí)施。2.采購部門每季度匯總分析預(yù)算執(zhí)行情況，形成《采購預(yù)算執(zhí)行報告》，報管理層決策參考。（二）成本控制1.采購前需開展市場調(diào)研，建立價格臺賬（記錄同類物資/服務(wù)的市場均價、歷史采購價），通過比價、議價、集中采購等方式降低成本。2.鼓勵采購部門與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商簽訂年度框架協(xié)議，鎖定價格、保障供應(yīng)，同時爭取批量采購折扣。（三）質(zhì)量管控1.需求部門需在采購需求中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)定制標(biāo)準(zhǔn)），采購合同中細(xì)化質(zhì)量驗(yàn)收條款。2.對關(guān)鍵物資（如生產(chǎn)原料、核心設(shè)備），驗(yàn)收時需留存樣品或檢測報告；若出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購部門需聯(lián)合需求部門追溯原因，要求供應(yīng)商整改并完善質(zhì)量管控措施。（四）檔案管理采購全流程文件（需求申請表、詢價單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、供應(yīng)商資質(zhì)等）需由采購部門歸檔保存，保存期限不少于3年；電子檔案需定期備份，確?？勺匪?。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部審計審計部門每半年對采購流程進(jìn)行專項(xiàng)審計，重點(diǎn)核查：采購需求的必要性、審批流程合規(guī)性；供應(yīng)商選擇的公正性、價格合理性；合同執(zhí)行與付款的合規(guī)性；供應(yīng)商考核與檔案管理的規(guī)范性。（二）違規(guī)處理對采購過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為（如圍標(biāo)串標(biāo)、收受回扣、虛報預(yù)算等），視情節(jié)輕重給予通報批評、績效考核扣分、崗位調(diào)整等處罰；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。（三）考核指標(biāo)采購部門及需求部門的績效考核納入以下指標(biāo)：采購及時完成率（需求提報到驗(yàn)收完成的及時率）；成本節(jié)約率（實(shí)際采購成本與預(yù)算的差額比例）；質(zhì)量合格率（驗(yàn)收合格的采購項(xiàng)