銷售合同管理工具風(fēng)險(xiǎn)控制版一、典型應(yīng)用場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)在銷售合同全生命周期管理中的風(fēng)險(xiǎn)防控場(chǎng)景。具體包括：新客戶合作前：通過客戶信用評(píng)估，篩選合作風(fēng)險(xiǎn)較高的客戶，避免履約能力不足導(dǎo)致的貨款拖欠或違約；合同條款擬定階段：保證合同條款符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度，避免因條款模糊（如付款方式、交貨時(shí)間、違約責(zé)任）引發(fā)爭(zhēng)議；合同履行過程中：實(shí)時(shí)跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度（如訂單交付、款項(xiàng)到賬），及時(shí)發(fā)覺履約異常（如延遲交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），提前采取風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施；合同爭(zhēng)議處理階段：通過合同文本及履約記錄的完整留存，為糾紛解決提供證據(jù)支持，降低企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)；歷史合同復(fù)盤分析：基于歷史合同數(shù)據(jù)，總結(jié)高風(fēng)險(xiǎn)條款及常見違約類型，優(yōu)化后續(xù)合同管理策略。二、操作流程詳解（一）合同準(zhǔn)備階段：客戶信用與交易背景調(diào)查目標(biāo)：從源頭控制客戶信用風(fēng)險(xiǎn)及交易真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)。操作步驟：客戶信息收集：通過公開渠道（如企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、行業(yè)數(shù)據(jù)庫）或客戶自主提供，收集客戶的基本信息，包括企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、注冊(cè)地址、經(jīng)營(yíng)期限、主營(yíng)業(yè)務(wù)等，填寫《客戶信用評(píng)估表》（見表1）。客戶信用評(píng)估：根據(jù)客戶的歷史合作記錄（如有）、財(cái)務(wù)狀況（如資產(chǎn)負(fù)債率、營(yíng)收情況）、行業(yè)口碑、涉訴記錄等維度，對(duì)客戶進(jìn)行信用等級(jí)劃分（如A類：高信用，B類：中等信用，C類：低信用）。評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)可參考：A類：無不良記錄，財(cái)務(wù)狀況良好，合作歷史無違約；B類：偶有小額逾期，但無重大違約，財(cái)務(wù)狀況穩(wěn)定；C類：存在多次逾期、涉訴或財(cái)務(wù)惡化情況，建議謹(jǐn)慎合作或要求提供擔(dān)保。交易背景核實(shí)：確認(rèn)交易的真實(shí)性，避免虛假合同（如客戶無實(shí)際采購需求、交易標(biāo)的與經(jīng)營(yíng)范圍不符）?？赏ㄟ^要求客戶提供采購意向書、過往交易憑證等方式核實(shí)。（二）合同審核階段：條款合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查目標(biāo)：保證合同內(nèi)容合法合規(guī)，明確雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)避潛在法律及商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。操作步驟：合同文本初擬：由銷售業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶需求及公司標(biāo)準(zhǔn)模板，擬定合同初稿，明確合同主體、交易標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、付款方式、交貨期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款。多部門聯(lián)合審核：銷售部門：審核交易條款是否符合商業(yè)談判結(jié)果，如價(jià)格、交貨周期等是否與客戶確認(rèn)一致；法務(wù)部門：審核合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性，重點(diǎn)關(guān)注：主體資格：對(duì)方是否為合法存續(xù)的企業(yè)，法定代表人是否有權(quán)代表公司簽約；權(quán)利義務(wù)：是否明確雙方的權(quán)利、義務(wù)及履行期限，避免模糊表述（如“盡快”“大概”）；違約責(zé)任：違約責(zé)任是否具體、可執(zhí)行（如逾期付款的違約金計(jì)算方式、質(zhì)量問題的退換貨條款）；爭(zhēng)議解決：明確爭(zhēng)議解決方式（如訴訟或仲裁）及管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)；財(cái)務(wù)部門：審核付款條款的合理性，如預(yù)付款比例、尾款支付條件是否與公司財(cái)務(wù)政策一致，避免資金風(fēng)險(xiǎn)。審核意見反饋與修改：各部門將審核意見標(biāo)注在合同文本中，由銷售業(yè)務(wù)人員匯總并與客戶溝通修改，直至所有部門審核通過。填寫《合同條款審核表》（見表2）留存審核記錄。（三）合同簽訂階段：簽署流程與規(guī)范性控制目標(biāo)：保證合同簽署主體合法、簽署流程規(guī)范，避免因簽署瑕疵導(dǎo)致合同無效或無法履行。操作步驟：最終文本確認(rèn)：審核通過后，打印合同文本（建議一式兩份或三份，雙方各執(zhí)一份，公司留存一份），保證文本內(nèi)容與審核版本一致，無涂改（如有涂改需雙方蓋章/簽字確認(rèn)）。簽署主體驗(yàn)證：若對(duì)方為企業(yè)，需加蓋企業(yè)公章（而非部門章或財(cái)務(wù)章），并提供加蓋公章的法定代表人證件號(hào)碼明書及授權(quán)委托書（若簽約人為非法定代表人）；若對(duì)方為個(gè)人，需由本人簽字并按手印，提供證件號(hào)碼復(fù)印件。簽署流程記錄：由銷售業(yè)務(wù)人員或授權(quán)代表在公司內(nèi)部完成合同簽署（如蓋公章、法人簽字），并填寫《合同簽訂記錄表》（包括簽訂日期、簽訂地點(diǎn)、合同份數(shù)、雙方簽署人信息等）。合同文本分發(fā)：簽訂完成后，及時(shí)將合同文本分發(fā)給相關(guān)部門（如銷售部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、倉儲(chǔ)部），保證各執(zhí)行部門知曉合同內(nèi)容。（四）履約監(jiān)控階段：進(jìn)度跟蹤與異常處理目標(biāo)：實(shí)時(shí)掌握合同履行情況，及時(shí)發(fā)覺并處理履約異常，降低違約風(fēng)險(xiǎn)。操作步驟：履約計(jì)劃制定：合同簽訂后，由銷售部門牽頭，聯(lián)合生產(chǎn)、倉儲(chǔ)、財(cái)務(wù)等部門制定履約計(jì)劃，明確各環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如生產(chǎn)完成時(shí)間、發(fā)貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、付款時(shí)間）及責(zé)任部門。進(jìn)度跟蹤與記錄：責(zé)任部門按照履約計(jì)劃推進(jìn)工作，并在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)完成后填寫《履約進(jìn)度跟蹤表》（見表3），內(nèi)容包括：計(jì)劃時(shí)間、實(shí)際時(shí)間、完成情況、異常說明（如延遲原因）、處理措施（如是否與客戶協(xié)商延期）。異常情況處理：若出現(xiàn)履約延遲（如客戶延遲驗(yàn)收、我方延遲發(fā)貨），需及時(shí)與客戶溝通，確認(rèn)原因并協(xié)商解決方案（如延長(zhǎng)履行期限、調(diào)整違約責(zé)任），書面記錄溝通結(jié)果（如郵件、函件）；若出現(xiàn)客戶違約（如逾期付款、拒絕收貨），需根據(jù)合同約定的違約責(zé)任條款，及時(shí)發(fā)送《催告函》，要求對(duì)方在指定期限內(nèi)履行義務(wù)，同時(shí)收集證據(jù)（如付款憑證、驗(yàn)收單、溝通記錄），為后續(xù)法律程序做準(zhǔn)備；若發(fā)覺客戶存在重大風(fēng)險(xiǎn)（如經(jīng)營(yíng)狀況惡化、轉(zhuǎn)移資產(chǎn)），需立即暫停履行合同（如停止發(fā)貨），并啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案（如要求提供擔(dān)保、解除合同）。（五）歸檔管理階段：資料留存與復(fù)盤分析目標(biāo)：保證合同及履約資料的完整性，便于后續(xù)查詢、審計(jì)及風(fēng)險(xiǎn)復(fù)盤。操作步驟：資料整理歸檔：合同履行完畢或終止后，由銷售部門將合同文本、簽訂記錄、審核表、履約進(jìn)度表、溝通記錄、付款憑證、驗(yàn)收單等資料整理成冊(cè)，進(jìn)行電子化掃描（建議使用公司指定的檔案管理系統(tǒng)）及紙質(zhì)歸檔。歸檔資料需標(biāo)注合同編號(hào)、歸檔日期、歸檔人。合同臺(tái)賬更新：在合同管理臺(tái)賬中更新合同狀態(tài)（如“已履行完畢”“已解除”“違約中”），記錄履行結(jié)果（如是否按時(shí)付款、是否發(fā)生爭(zhēng)議）。風(fēng)險(xiǎn)復(fù)盤分析：定期（如每季度/每年度）對(duì)已歸檔合同進(jìn)行復(fù)盤，分析：高風(fēng)險(xiǎn)客戶類型及特征；常見違約條款及爭(zhēng)議原因；風(fēng)險(xiǎn)控制措施的有效性（如客戶信用評(píng)估是否準(zhǔn)確、審核流程是否完善）；提出合同管理優(yōu)化建議（如修訂標(biāo)準(zhǔn)模板、加強(qiáng)客戶動(dòng)態(tài)監(jiān)控）。三、核心工具表格表1：客戶信用評(píng)估表客戶名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址法定代表人聯(lián)系人聯(lián)系方式經(jīng)營(yíng)范圍注冊(cè)資本成立日期歷史合作記錄（如有）合作期間合作金額履約情況信用評(píng)估指標(biāo)評(píng)估結(jié)果（優(yōu)/良/中/差）說明財(cái)務(wù)狀況（資產(chǎn)負(fù)債率、營(yíng)收等）涉訴記錄（如有）行業(yè)口碑綜合信用等級(jí)□A類（高信用）□B類（中等信用）□C類（低信用）評(píng)估人評(píng)估日期審核人表2：合同條款審核表合同編號(hào)審核階段□初擬□修訂□最終版審核日期審核部門□銷售部□法務(wù)部□財(cái)務(wù)部□其他審核條款審核要點(diǎn)審核意見合同主體資格、權(quán)限是否合法交易標(biāo)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確付款方式預(yù)付款比例、尾款條件是否合理交貨期限時(shí)間、地點(diǎn)、方式是否清晰違約責(zé)任是否具體、可執(zhí)行爭(zhēng)議解決方式、管轄是否明確其他條款（如保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等）審核結(jié)論□通過□有條件通過□不通過審核人簽字表3：履約進(jìn)度跟蹤表合同編號(hào)客戶名稱合同金額履約階段□生產(chǎn)□發(fā)貨□驗(yàn)收□付款計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間完成情況異常說明（如有）生產(chǎn)完成產(chǎn)品發(fā)貨客戶驗(yàn)收款項(xiàng)到賬異常處理措施（如協(xié)商延期、違約處理等）責(zé)任部門處理人記錄人記錄日期確認(rèn)人（客戶）確認(rèn)日期四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示條款嚴(yán)謹(jǐn)性：避免使用模糊、歧義的表述（如“盡快”“合理時(shí)間內(nèi)”），所有條款應(yīng)具體、可量化（如“乙方應(yīng)在收到甲方預(yù)付款后15個(gè)工作日內(nèi)發(fā)貨”）。客戶動(dòng)態(tài)監(jiān)控：即使簽訂合同后，仍需定期關(guān)注客戶的經(jīng)營(yíng)狀況（如是否涉及重大訴訟、是否被列為失信被執(zhí)行人），避免因客戶突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致合同無法履行。證據(jù)留存完整：合同履行過程