合同管理標(biāo)準(zhǔn)化工具集及模板一、業(yè)務(wù)場(chǎng)景覆蓋范圍本工具集適用于企業(yè)各類(lèi)合同的全生命周期管理，覆蓋采購(gòu)、銷(xiāo)售、服務(wù)、租賃、合作研發(fā)、人力資源等核心業(yè)務(wù)場(chǎng)景，具體包括但不限于：采購(gòu)類(lèi)合同：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等，需規(guī)范供應(yīng)商準(zhǔn)入、價(jià)格條款、交付驗(yàn)收流程；銷(xiāo)售類(lèi)合同：產(chǎn)品銷(xiāo)售、服務(wù)提供、定制開(kāi)發(fā)等，需明確客戶(hù)需求、付款方式、交付標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任；服務(wù)類(lèi)合同：技術(shù)服務(wù)、咨詢(xún)服務(wù)、運(yùn)維服務(wù)等，需界定服務(wù)范圍、成果交付、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬；租賃類(lèi)合同：廠(chǎng)房租賃、設(shè)備租賃、場(chǎng)地租賃等，需約定租期、租金調(diào)整機(jī)制、維修責(zé)任；合作類(lèi)合同：聯(lián)合研發(fā)、戰(zhàn)略合作、項(xiàng)目分包等，需規(guī)范合作模式、收益分配、風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化工具集，解決合同起草效率低、審批流程不清晰、履約跟蹤滯后、檔案管理混亂等痛點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)合同管理的合規(guī)化、規(guī)范化與高效化。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程指引合同管理遵循“發(fā)起-起草-審核-審批-簽署-歸檔-履約-歸檔”的全流程閉環(huán)管理，具體操作步驟（一）合同發(fā)起發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人*根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同申請(qǐng)，填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1），明確合作方基本信息、合同類(lèi)型、核心需求（如標(biāo)的、數(shù)量、預(yù)算、時(shí)間節(jié)點(diǎn)）等。材料準(zhǔn)備：附上合作方資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、相關(guān)行業(yè)許可證）、過(guò)往合作記錄（如有）、技術(shù)規(guī)格書(shū)或需求說(shuō)明書(shū)等支撐材料。提交審批：通過(guò)OA系統(tǒng)或線(xiàn)下流程將《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》及附件提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批，確認(rèn)業(yè)務(wù)必要性及預(yù)算合規(guī)性。（二）合同起草模板選擇：根據(jù)合同類(lèi)型（采購(gòu)/銷(xiāo)售/服務(wù)等）從公司《合同模板庫(kù)》中選擇對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)模板，優(yōu)先使用帶條款編號(hào)的模板，保證條款完整性。內(nèi)容填寫(xiě)：基礎(chǔ)信息：填寫(xiě)合同編號(hào)（規(guī)則：年份-部門(mén)代碼-合同類(lèi)型-序號(hào)，如2024-CG-001-001）、合同名稱(chēng)（明確標(biāo)的+類(lèi)型，如“設(shè)備采購(gòu)合同”）、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)；主體信息：填寫(xiě)甲方（公司全稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人）、乙方（合作方全稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人），保證名稱(chēng)與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致；核心條款：明確標(biāo)的名稱(chēng)/規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)/行標(biāo)/約定標(biāo)準(zhǔn)）、價(jià)款（含稅價(jià)、稅率、金額）、支付方式（如預(yù)付款比例、到貨款比例、質(zhì)保金比例及支付條件）、履行期限（起始/截止日期、交付地點(diǎn)）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及流程、違約責(zé)任（如逾期交貨/付款的違約金比例）、爭(zhēng)議解決方式（首選訴訟并明確管轄法院）、不可抗力條款等。附件整理：將技術(shù)附件（如技術(shù)參數(shù)表、圖紙）、商務(wù)附件（如報(bào)價(jià)單、進(jìn)度計(jì)劃）作為合同組成部分，注明附件名稱(chēng)及數(shù)量。（三）合同審核審核職責(zé)劃分：業(yè)務(wù)部門(mén)初審：經(jīng)辦人*核對(duì)合同內(nèi)容與立項(xiàng)需求是否一致，標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格等是否準(zhǔn)確無(wú)誤，合作方資質(zhì)是否在有效期內(nèi)；法務(wù)部門(mén)審核：重點(diǎn)審核條款合法性（如是否存在無(wú)效格式條款）、合規(guī)性（如是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（如違約責(zé)任是否雙向明確）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、爭(zhēng)議解決方式等，出具《合同審核意見(jiàn)表》（見(jiàn)模板2）；財(cái)務(wù)部門(mén)審核：審核價(jià)款計(jì)算是否正確、支付方式是否符合財(cái)務(wù)制度、發(fā)票類(lèi)型及稅務(wù)處理是否合規(guī)、質(zhì)保金比例是否合理等，重點(diǎn)關(guān)注資金風(fēng)險(xiǎn)；風(fēng)控部門(mén)審核（如設(shè)置）：評(píng)估合同履約風(fēng)險(xiǎn)（如合作方履約能力、市場(chǎng)波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)），提出風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建議。意見(jiàn)反饋與修改：審核部門(mén)若提出修改意見(jiàn)，經(jīng)辦人*需在2個(gè)工作日內(nèi)完成修改并重新提交，直至所有審核部門(mén)通過(guò)。（四）合同審批審批權(quán)限分級(jí)：根據(jù)合同金額及類(lèi)型，設(shè)置差異化審批權(quán)限（示例）：金額≤5萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人+法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人；5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人+法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人*；金額＞50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人+法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人+總經(jīng)理。審批流程：審核通過(guò)的合同按權(quán)限逐級(jí)提交審批，最終審批人*在《合同審批表》（見(jiàn)模板3）中簽署意見(jiàn)，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”及理由。（五）合同簽署用印申請(qǐng)：審批通過(guò)后，經(jīng)辦人*填寫(xiě)《合同用印申請(qǐng)表》，附《合同審批表》《合同文本》及附件，提交至行政/綜合管理部門(mén)用印。簽署規(guī)范：加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章（嚴(yán)禁以部門(mén)章或個(gè)人章代替），騎縫章需覆蓋合同封面、騎縫頁(yè)及封底；乙方簽署：需核對(duì)乙方簽約代表身份（如授權(quán)委托書(shū)），保證簽字人有權(quán)代表合作方簽字，簽字需清晰、與名稱(chēng)一致，日期需與用印日期一致；多頁(yè)合同需加蓋騎縫章，單頁(yè)合同需注明“此頁(yè)無(wú)”并由雙方簽字蓋章。（六）合同歸檔歸檔時(shí)限：合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)辦人*將合同文本（含原件、附件、審批文件、用印申請(qǐng)表）整理成冊(cè)，提交至檔案管理部門(mén)歸檔。歸檔要求：合同文本按編號(hào)順序排列，每份合同單獨(dú)裝訂，首頁(yè)附《合同歸檔清單》（見(jiàn)模板4），列明合同編號(hào)、名稱(chēng)、簽訂日期、歸檔日期、保管期限等；電子版合同同步至公司合同管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)版檔案關(guān)聯(lián)，保證可檢索、可追溯。（七）履約跟蹤與變更履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人*為履約第一責(zé)任人，建立《合同履約跟蹤表》（見(jiàn)模板5），定期（如每月/每季度）記錄合同履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收情況、付款節(jié)點(diǎn)），對(duì)逾期風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)預(yù)警并上報(bào)。合同變更：履約過(guò)程中如需變更內(nèi)容（如標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、期限），需由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》（模板6），變更協(xié)議需經(jīng)原審批流程審核、用印；禁止口頭變更，所有變更必須以書(shū)面形式確認(rèn)，變更協(xié)議作為原合同補(bǔ)充文件一并歸檔。三、核心模板與工具表單模板1：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)辦人*申請(qǐng)日期合作方名稱(chēng)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合作方聯(lián)系人及電話(huà)合同類(lèi)型□采購(gòu)□銷(xiāo)售□服務(wù)□租賃□其他預(yù)算金額（元）合同標(biāo)的/內(nèi)容核心需求（數(shù)量、質(zhì)量、交付時(shí)間等）附件清單（資質(zhì)文件、需求說(shuō)明書(shū)等）1.2.3.部門(mén)負(fù)責(zé)人*意見(jiàn)：簽字：日期：模板2：合同審核意見(jiàn)表合同編號(hào)合同名稱(chēng)審核部門(mén)審核人*審核日期審核環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)：修改建議（如需）：審核人簽字：日期：模板3：合同審批表合同編號(hào)合同名稱(chēng)合同金額（元）申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)辦人*提交日期審核部門(mén)意見(jiàn)：業(yè)務(wù)部門(mén)：簽字：日期：法務(wù)部門(mén)：簽字：日期：財(cái)務(wù)部門(mén)：簽字：日期：審批意見(jiàn)：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人：簽字：日期：法務(wù)負(fù)責(zé)人：簽字：日期：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：簽字：日期：總經(jīng)理：簽字：日期：模板4：合同歸檔清單檔案編號(hào)合同編號(hào)合同名稱(chēng)簽訂日期歸檔日期保管期限備注□長(zhǎng)期□10年□5年□3年歸檔人：檔案管理員：日期：模板5：合同履約跟蹤表合同編號(hào)合同名稱(chēng)履約階段計(jì)劃日期實(shí)際日期履約情況（交付/驗(yàn)收/付款等）責(zé)任人*風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警□交付□驗(yàn)收□付款□質(zhì)?！跏恰醴窀櫽涗洠簶I(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：日期：模板6：合同變更協(xié)議原合同編號(hào)原合同名稱(chēng)變更原因□標(biāo)的變更□數(shù)量變更□價(jià)格變更□期限變更□其他原合同主要內(nèi)容摘要：變更后內(nèi)容：其他約定：本變更協(xié)議為原合同不可分割的組成部分，與原合同具有同等法律效力。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)主體資格風(fēng)險(xiǎn)：簽約前務(wù)必核查合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)（如非法定代表人簽署）、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如行業(yè)許可證），保證對(duì)方具備履約資格，避免與無(wú)民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽約。條款合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：法務(wù)審核需重點(diǎn)排查條款合法性（如“霸王條款”無(wú)效情形）、稅務(wù)合規(guī)性（如發(fā)票類(lèi)型與業(yè)務(wù)匹配），禁止約定違反法律法規(guī)的免責(zé)條款（如“造成對(duì)方人身傷害不承擔(dān)責(zé)任”無(wú)效）。履約風(fēng)險(xiǎn)：業(yè)務(wù)部門(mén)需定期跟蹤合同履行進(jìn)度，對(duì)延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)對(duì)措施（如發(fā)函催告、索賠），重大風(fēng)險(xiǎn)需上報(bào)管理層決策。檔案管理風(fēng)險(xiǎn)：合同文本需保證原件完整，歸檔時(shí)不得缺失附件或?qū)徟?/p>