文檔管理與歸檔規(guī)范模板一、適用范圍二、操作流程與步驟（一）文檔創(chuàng)建與命名規(guī)范創(chuàng)建責(zé)任：文檔由業(yè)務(wù)發(fā)起人或部門負(fù)責(zé)人指定人員創(chuàng)建，明確文檔內(nèi)容與用途，保證信息準(zhǔn)確、完整。格式要求：電子文檔：統(tǒng)一使用Office（Word/Excel/PPT）或企業(yè)指定格式，字體、字號、頁邊距等按企業(yè)《視覺識別規(guī)范》執(zhí)行；紙質(zhì)文檔：使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)公文紙（A4），標(biāo)題居中、小二號黑體，仿宋三號，行距28磅。命名規(guī)則：電子文檔：部門簡稱-年份-序號-文檔類型-版本號（如“人力部-2023-001-招聘計劃-V1.0”）；紙質(zhì)文檔：右上角標(biāo)注“部門簡稱-年份-序號”（如“財務(wù)部-2023-015”），標(biāo)題下方注明“密級：公開/內(nèi)部/秘密”。（二）文檔分類與編碼分類層級：一級分類：按業(yè)務(wù)屬性分為“行政類”“業(yè)務(wù)類”“財務(wù)類”“人力資源類”“技術(shù)類”“法務(wù)類”等；二級分類：在一級分類下按功能細(xì)分（如“行政類”下設(shè)“制度文件”“會議紀(jì)要”“合同協(xié)議”）；三級分類：按具體事項細(xì)分（如“會議紀(jì)要”下設(shè)“周例會”“月度總結(jié)會”“專項研討會”）。編碼規(guī)則：一級分類代碼：2位字母（行政類“XZ”、業(yè)務(wù)類“YW”、財務(wù)類“CW”等）；二級分類代碼：2位數(shù)字（行政類下制度文件“01”、會議紀(jì)要“02”）；三級分類代碼：2位數(shù)字（會議紀(jì)要下周例會“01”）；完整編碼示例：XZ-01-001（行政類-制度文件-001號）。（三）文檔審核與簽發(fā)審核流程：初審：由文檔創(chuàng)建人所在部門負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容準(zhǔn)確性與格式規(guī)范性；復(fù)審：涉及跨部門業(yè)務(wù)的，需相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)合會簽；終審：重要文檔（如制度文件、合同協(xié)議）需企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)要求：電子文檔：通過企業(yè)OA系統(tǒng)在線審批，審批意見需明確“同意”“修改后同意”或“不同意”；紙質(zhì)文檔：打印后由審核人手寫簽名并標(biāo)注日期，加蓋企業(yè)公章或部門章。（四）文檔存儲與備份存儲介質(zhì)：電子文檔：存儲于企業(yè)指定服務(wù)器（如“文件服務(wù)器-共享文件夾-部門”），禁止存儲在個人電腦或非企業(yè)授權(quán)云盤；紙質(zhì)文檔：存放于部門專用文件柜，標(biāo)注“密級”“保管期限”“負(fù)責(zé)人”，涉密文件需帶鎖鐵柜存放。備份管理：電子文檔：每日自動備份至異地服務(wù)器，每周由IT部門檢查備份完整性；紙質(zhì)文檔：重要文件（如合同、項目立項書）需掃描成電子版同步存儲，紙質(zhì)件定期除塵、防潮。（五）文檔借閱與傳遞借閱流程：借閱人填寫《文檔借閱申請表》（含文檔編號、名稱、借閱事由、預(yù)計歸還時間），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至文檔管理員；涉密文檔需額外經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，借閱范圍僅限工作相關(guān)內(nèi)容，禁止復(fù)印或外傳。歸還要求：電子文檔：借閱期不超過3個工作日，到期需在OA系統(tǒng)確認(rèn)歸還；紙質(zhì)文檔：借閱期不超過5個工作日，歸還時檢查文檔完整性，由管理員簽字確認(rèn)。（六）定期歸檔與整理歸檔周期：月度歸檔：每月最后1個工作日，各部門整理當(dāng)月到期文檔（如會議紀(jì)要、報表）；年度歸檔：次年1月15日前，整理上年度重要文檔（如項目總結(jié)、年度計劃）。歸檔要求：電子文檔：按“年度-分類-序號”建立文件夾，重命名后歸檔至服務(wù)器“歸檔區(qū)”；紙質(zhì)文檔：填寫《文檔歸檔清單》（含歸檔編號、文檔名稱、頁數(shù)、歸檔日期、存放位置），裝訂成冊后移交至檔案室。（七）文檔銷毀與留存銷毀條件：保管期限屆滿（如行政類一般文檔保存3年、財務(wù)類憑證保存10年）；失效或廢止文檔（如已更新版本的舊制度文件）。銷毀流程：部門提出銷毀申請，填寫《文檔銷毀審批表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；紙質(zhì)文檔：由2人以上監(jiān)銷，使用碎紙機(jī)銷毀，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)；電子文檔：徹底刪除并清空回收站，IT部門確認(rèn)無法恢復(fù)。三、模板表格（一）文檔分類表類別代碼類別名稱子類示例保管期限備注XZ行政類制度文件、會議紀(jì)要3-5年含企業(yè)紅頭文件YW業(yè)務(wù)類項目合同、客戶資料5-10年合同同原件保存CW財務(wù)類憑證、報表、審計報告10-15年按會計法規(guī)定HR人力資源類招聘檔案、勞動合同員工離職+5年離職后轉(zhuǎn)檔案室（二）文檔登記表文檔編號文檔名稱所屬部門責(zé)任人創(chuàng)建日期文件類型存儲位置當(dāng)前狀態(tài)XZ-02-0032023年第三周例會紀(jì)要行政部*明2023-03-15電子服務(wù)器-行政部-會議生效YW-01-012項目合作協(xié)議市場部*華2023-02-28紙質(zhì)+電子檔案室-B02柜/服務(wù)器-業(yè)務(wù)類生效（三）借閱登記表借閱編號文檔編號文檔名稱借閱人借閱部門借閱日期預(yù)計歸還實際歸還審批人備注JY-2023-015YW-01-012項目合作協(xié)議*磊財務(wù)部2023-04-102023-04-122023-04-12張*查看付款條款JY-2023-020XZ-01-005員工考勤管理制度*靜人力資源部2023-04-122023-04-152023-04-14李*修訂參考（四）歸檔清單表歸檔批次歸檔編號文檔名稱頁數(shù)/大小歸檔日期存放位置保管期限經(jīng)辦人2023-03DA-2023-001行政部3月會議紀(jì)要匯總25頁2023-03-31檔案室-A01柜3年*婷2023-03DA-2023-002Q1財務(wù)報表12MB2023-03-31服務(wù)器-歸檔區(qū)-財務(wù)10年*剛四、關(guān)鍵注意事項保密管理：涉密文檔（如未公開合同、核心技術(shù)資料）需標(biāo)注“秘密”標(biāo)識，借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及以上審批，嚴(yán)禁帶離辦公區(qū)域。版本控制：文檔修訂后需更新版本號（如V1.0→V2.0），舊版本由文檔管理員回收并標(biāo)注“作廢”，避免版本混淆。及時性要求：文檔需在事件發(fā)生后3個工作日內(nèi)完成創(chuàng)建與歸檔（如會議紀(jì)需在會后2個工作日內(nèi)整理完成），保證信息時效性。備份檢查：IT部門每月對電子文