資產(chǎn)采購(gòu)與庫(kù)存管理流程工具一、適用范圍與典型場(chǎng)景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位的固定資產(chǎn)及低值易耗品的采購(gòu)與庫(kù)存管理，涵蓋從需求提出到資產(chǎn)處置的全流程管控。典型場(chǎng)景包括：新增資產(chǎn)采購(gòu)：因業(yè)務(wù)擴(kuò)張、設(shè)備更新或新項(xiàng)目啟動(dòng)，需采購(gòu)辦公設(shè)備、生產(chǎn)工具、IT設(shè)備等；庫(kù)存日常管理：對(duì)現(xiàn)有資產(chǎn)進(jìn)行出入庫(kù)登記、庫(kù)存盤點(diǎn)、狀態(tài)跟蹤，保證賬實(shí)一致；跨部門資產(chǎn)調(diào)撥：因部門職能調(diào)整或臨時(shí)需求，將資產(chǎn)從原使用部門轉(zhuǎn)移至其他部門；閑置資產(chǎn)處置：對(duì)報(bào)廢、報(bào)損或長(zhǎng)期閑置的資產(chǎn)進(jìn)行評(píng)估、處置，優(yōu)化資源配置。二、標(biāo)準(zhǔn)操作流程詳解（一）需求提出與初審需求發(fā)起：使用部門根據(jù)工作需要，填寫《資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》（見模板1），明確資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、使用人及期望到貨時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理簽字確認(rèn)。需求初審：行政部/資產(chǎn)管理部對(duì)需求的合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查是否符合資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)、是否存在閑置資產(chǎn)可替代、預(yù)算是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，初審?fù)ㄟ^后流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部。（二）采購(gòu)審批與預(yù)算確認(rèn)分級(jí)審批：根據(jù)采購(gòu)金額執(zhí)行分級(jí)審批（示例）：金額≤5000元：由財(cái)務(wù)部主管審批；5000元＜金額≤50000元：由分管副總總審批；金額＞50000元：需提交總經(jīng)理總審批。預(yù)算鎖定：財(cái)務(wù)部審批通過后，在預(yù)算管理系統(tǒng)中鎖定對(duì)應(yīng)項(xiàng)目預(yù)算，避免超預(yù)算采購(gòu)，審批完成的《資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》反饋至行政部/資產(chǎn)管理部。（三）供應(yīng)商選擇與合同簽訂供應(yīng)商篩選：行政部/資產(chǎn)管理部根據(jù)資產(chǎn)類型，從合格供應(yīng)商庫(kù)中選擇至少3家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)（若為公開招標(biāo)項(xiàng)目，需按招標(biāo)流程執(zhí)行），對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，形成《供應(yīng)商比價(jià)記錄表》。合同簽訂：確定供應(yīng)商后，由法務(wù)部（或指定人員）起草采購(gòu)合同，明確資產(chǎn)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)保條款、違約責(zé)任等，雙方簽字蓋章后生效。（四）資產(chǎn)驗(yàn)收與入庫(kù)到貨核對(duì)：資產(chǎn)送達(dá)后，使用部門、行政部/資產(chǎn)管理部、財(cái)務(wù)部共同到場(chǎng)驗(yàn)收，核對(duì)資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、序列號(hào)是否與合同一致，檢查外觀是否完好、配件是否齊全，填寫《資產(chǎn)入庫(kù)驗(yàn)收單》（見模板2）。信息登記：驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員倉(cāng)管員在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入資產(chǎn)信息（包括資產(chǎn)編號(hào)、名稱、規(guī)格、單位、存放位置、責(zé)任人、入庫(kù)日期等），唯一資產(chǎn)標(biāo)簽（二維碼/條形碼），粘貼于資產(chǎn)顯眼位置。財(cái)務(wù)對(duì)接：行政部/資產(chǎn)管理部將《資產(chǎn)入庫(kù)驗(yàn)收單》及合同復(fù)印件提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部據(jù)此確認(rèn)資產(chǎn)入賬價(jià)值，登記固定資產(chǎn)臺(tái)賬。（五）庫(kù)存日常管理出入庫(kù)管控：領(lǐng)用出庫(kù)：使用部門填寫《資產(chǎn)出庫(kù)申請(qǐng)單》（見模板4），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理審批后，倉(cāng)庫(kù)管理員倉(cāng)管員核對(duì)信息無誤后發(fā)放資產(chǎn)，更新系統(tǒng)庫(kù)存臺(tái)賬，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)；歸還入庫(kù)：資產(chǎn)使用完畢或人員離職時(shí)，使用部門需將資產(chǎn)完好歸還倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)管理員檢查資產(chǎn)狀態(tài)，填寫《資產(chǎn)歸還登記表》，更新臺(tái)賬。定期盤點(diǎn)：每月末由行政部/資產(chǎn)管理部牽頭，財(cái)務(wù)部、使用部門共同參與，對(duì)庫(kù)存資產(chǎn)進(jìn)行全面盤點(diǎn)，填寫《資產(chǎn)盤點(diǎn)記錄表》（見模板5），對(duì)盤盈、盤虧資產(chǎn)分析原因，形成盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)管理層審批后處理。狀態(tài)跟蹤：每季度對(duì)資產(chǎn)使用狀態(tài)進(jìn)行核查（在用、閑置、維修、報(bào)廢等），對(duì)閑置資產(chǎn)及時(shí)發(fā)布調(diào)配信息，提高資產(chǎn)利用率。（六）資產(chǎn)調(diào)撥與處置內(nèi)部調(diào)撥：因部門需求變化需調(diào)撥資產(chǎn)時(shí)，調(diào)入部門填寫《資產(chǎn)調(diào)撥申請(qǐng)單》，經(jīng)原使用部門、調(diào)入部門負(fù)責(zé)人審批后，行政部/資產(chǎn)管理部更新資產(chǎn)信息（變更存放位置、責(zé)任人），并通知財(cái)務(wù)部調(diào)整臺(tái)賬。報(bào)廢處置：對(duì)達(dá)到使用年限、損壞無法修復(fù)或技術(shù)淘汰的資產(chǎn)，使用部門提交《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，附技術(shù)鑒定意見（如需），經(jīng)行政部、財(cái)務(wù)部、管理層審批后，由行政部聯(lián)系合規(guī)回收機(jī)構(gòu)處置，處置收益上繳財(cái)務(wù)部，臺(tái)賬同步更新。三、配套工具模板模板1：資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)單位預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）資產(chǎn)用途使用人期望到貨時(shí)間是否為急需部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：行政部/資產(chǎn)管理部意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)部意見：簽字：日期：審批意見（分級(jí)填寫）：簽字：日期：模板2：資產(chǎn)入庫(kù)驗(yàn)收單驗(yàn)收單號(hào)供應(yīng)商名稱采購(gòu)合同號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)單位驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）外觀檢查無劃痕、配件齊全□合格□不合格（描述：）功能測(cè)試運(yùn)行正常、參數(shù)達(dá)標(biāo)□合格□不合格（描述：）數(shù)量核對(duì)與合同一致□合格□不合格（差異：）驗(yàn)收結(jié)論：□合格□不合格（需整改：）參與驗(yàn)收人員：使用部門：行政部/資產(chǎn)管理部：日期：年月日模板3：庫(kù)存臺(tái)賬（部分示例）資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)單位入庫(kù)數(shù)量出庫(kù)數(shù)量結(jié)存數(shù)量存放位置責(zé)任人入庫(kù)日期最近盤點(diǎn)日期狀態(tài)（在用/閑置/維修）ZC001筆記本電腦ThinkPadX1臺(tái)5323樓研發(fā)部2024-03-012024-04-30在用ZC002辦公桌1.5m鋼木結(jié)構(gòu)張10822樓行政部2024-02-152024-04-30閑置模板4：資產(chǎn)出庫(kù)申請(qǐng)單出庫(kù)單號(hào)領(lǐng)用部門領(lǐng)用人申請(qǐng)日期資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號(hào)規(guī)格型號(hào)單位保管人部門負(fù)責(zé)人審批：簽字：日期：倉(cāng)庫(kù)管理員確認(rèn)：簽字：日期：領(lǐng)取人簽字：日期：模板5：資產(chǎn)盤點(diǎn)記錄表盤點(diǎn)日期盤點(diǎn)區(qū)域盤點(diǎn)人資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱賬面數(shù)量實(shí)盤數(shù)量差異（+/-）差異原因責(zé)任人處理意見2024-04-303樓研發(fā)部、趙六ZC001筆記本電腦21-1遺失按報(bào)廢流程處理2024-04-302樓行政部、趙六ZC002辦公桌220無/四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示需求合理性審核：避免盲目采購(gòu)，需優(yōu)先使用閑置資產(chǎn)，防止重復(fù)購(gòu)置造成浪費(fèi)；采購(gòu)流程合規(guī)性：嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)審批和供應(yīng)商選擇制度，杜絕“人情采購(gòu)”或違規(guī)招標(biāo)；驗(yàn)收環(huán)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)性：保證資產(chǎn)信息與合同一致，避免不合格資產(chǎn)入庫(kù)，后續(xù)使用風(fēng)險(xiǎn)；臺(tái)賬準(zhǔn)確性：