采購合同審查標(biāo)準(zhǔn)化操作流程手冊(cè)一、手冊(cè)應(yīng)用范圍與場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)采購部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)人員對(duì)各類采購合同（包括但不限于商品采購、服務(wù)采購、工程采購等）的審查工作，旨在規(guī)范合同審查流程，防范法律風(fēng)險(xiǎn)與商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，保證合同條款合規(guī)、完整、可執(zhí)行。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：新供應(yīng)商合作前的合同審查；常規(guī)采購訂單對(duì)應(yīng)的合同文本審核；重大采購項(xiàng)目（如金額超過萬元或涉及關(guān)鍵業(yè)務(wù)）的專項(xiàng)合同審查；合同續(xù)簽、變更時(shí)的條款修訂審查。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟（一）審查準(zhǔn)備階段明確審查依據(jù)收集并熟悉與采購相關(guān)的法律法規(guī)（如《_________民法典》《_________招標(biāo)投標(biāo)法》等）、公司內(nèi)部管理制度（如《采購管理辦法》《合同管理規(guī)定》）及本次采購的具體需求文件（如采購申請(qǐng)單、技術(shù)規(guī)格書、供應(yīng)商投標(biāo)文件等）。若涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療器械、食品等），需同步關(guān)注行業(yè)監(jiān)管法規(guī)（如《醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》等）。整理審查資料要求采購部門提供完整的合同草案，包括但不限于：合同、附件（如技術(shù)參數(shù)表、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程圖等）、供應(yīng)商主體資格文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、相關(guān)資質(zhì)證書復(fù)印件等）、采購需求審批文件（如采購申請(qǐng)單、立項(xiàng)批復(fù)等）。核對(duì)資料完整性，若資料缺失（如供應(yīng)商資質(zhì)過期、技術(shù)附件未明確），應(yīng)要求采購部門補(bǔ)充完整后方可進(jìn)入下一步審查。組建審查小組根據(jù)合同重要性及復(fù)雜程度，確定審查人員構(gòu)成：一般合同由采購經(jīng)理、法務(wù)專員共同審查；重大或復(fù)雜合同需增加技術(shù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人參與，必要時(shí)可邀請(qǐng)外部法律顧問提供專業(yè)意見。（二）合同接收與初步登記接收合同文本采購部門通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)版提交合同草案，審查人員核對(duì)合同名稱、版本號(hào)、供應(yīng)商名稱等基本信息是否與采購需求一致，確認(rèn)無誤后簽收。填寫《合同審查登記表》在《合同審查登記表》（詳見“三、常用工具模板”）中記錄以下信息：合同編號(hào)、合同名稱、供應(yīng)商名稱、采購部門、提交日期、審查人、審查截止日期、合同類型（商品/服務(wù)/工程）、合同金額等，保證每份合同有唯一編號(hào)可追溯。（三）形式審查：基礎(chǔ)要素核對(duì)形式審查主要檢查合同文本的規(guī)范性及基礎(chǔ)要素的完整性，保證合同形式合法、內(nèi)容無重大遺漏。合同文本完整性檢查檢查合同是否包含封面、目錄、附件等完整結(jié)構(gòu)，是否存在空白頁、涂改處（若有涂改需供應(yīng)商蓋章或簽字確認(rèn)），頁碼是否連續(xù)。合同主體信息核對(duì)采購方：名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表信息是否與公司營業(yè)執(zhí)照一致，避免使用簡(jiǎn)稱或舊稱。供應(yīng)商：名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址是否與營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書一致，若為分支機(jī)構(gòu)，需確認(rèn)其是否有總公司的授權(quán)書；授權(quán)代表簽字需核對(duì)授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、授權(quán)期限），避免越權(quán)代表。合同基本要素檢查核對(duì)合同是否明確以下核心要素：標(biāo)的物（或服務(wù)內(nèi)容）：名稱、規(guī)格、型號(hào)等是否清晰；數(shù)量與計(jì)量單位：是否準(zhǔn)確，避免使用“一批”“若干”等模糊表述；合同金額：大小寫是否一致，幣種（如人民幣）是否明確；履行期限：起始時(shí)間、截止日期是否具體，避免使用“盡快”“適時(shí)”等不確定表述；簽字蓋章頁：雙方是否預(yù)留簽字蓋章位置，法定代表人/授權(quán)代表簽字處是否有手寫簽名，公司蓋章是否為清晰公章（非部門章或財(cái)務(wù)章）。附件完整性檢查確認(rèn)合同中列明的所有附件（如技術(shù)協(xié)議、服務(wù)方案、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）是否齊全，附件內(nèi)容是否與沖突，沖突時(shí)以約定為準(zhǔn)（需在中明確）。（四）實(shí)質(zhì)審查：核心條款與風(fēng)險(xiǎn)排查實(shí)質(zhì)審查是合同審查的核心，重點(diǎn)審查條款的合法性、合規(guī)性、合理性及可執(zhí)行性，識(shí)別并防范潛在風(fēng)險(xiǎn)。標(biāo)的條款審查明確性：標(biāo)的物（或服務(wù)）的名稱、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等是否具體，是否符合采購需求文件中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，避免“同類型產(chǎn)品”“行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”等模糊描述（若需引用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，需在合同中注明標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及版本）。合規(guī)性：標(biāo)的物是否符合國家質(zhì)量、安全、環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)（如涉及特種設(shè)備、?；返?，需確認(rèn)供應(yīng)商是否具備相應(yīng)生產(chǎn)/經(jīng)營資質(zhì)）。數(shù)量與質(zhì)量條款審查數(shù)量：計(jì)量單位是否標(biāo)準(zhǔn)（如“噸”“件”“平方米”等），數(shù)量是否與采購申請(qǐng)單一致，是否約定合理損耗率及計(jì)算方式。質(zhì)量：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：明確約定國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)還是雙方約定的特殊標(biāo)準(zhǔn)，避免“合格”“優(yōu)質(zhì)”等主觀表述；驗(yàn)收方式：約定驗(yàn)收時(shí)間（如到貨后X個(gè)工作日內(nèi)、服務(wù)完成后X日內(nèi)）、驗(yàn)收流程（如外觀檢查、功能測(cè)試、第三方檢測(cè)等）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（可引用附件中的技術(shù)參數(shù)表）；質(zhì)量異議期：明確供應(yīng)商對(duì)質(zhì)量問題的響應(yīng)時(shí)間（如收到異議后X小時(shí)內(nèi)回復(fù)）及處理方式（如免費(fèi)維修、更換、退貨）。價(jià)款與支付條款審查金額：合同金額是否與采購訂單、投標(biāo)文件一致，是否包含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等所有費(fèi)用，避免“暫定價(jià)”“最終按實(shí)結(jié)算”等不確定表述（若需調(diào)整，需明確調(diào)整范圍、計(jì)算方式及審批流程）。支付方式：明確支付條件（如“到貨驗(yàn)收合格后支付”“開具合規(guī)票據(jù)后支付”）、支付比例（如預(yù)付款X%、到貨款X%、質(zhì)保金X%）、支付賬戶（供應(yīng)商賬戶名稱是否與合同主體一致，避免個(gè)人賬戶）。履行與交付條款審查履行期限：明確標(biāo)的物交付時(shí)間（如“年月日前交付至指定地點(diǎn)”）或服務(wù)開始/完成時(shí)間，避免“X天內(nèi)”等模糊表述（需明確起算點(diǎn)，如“合同簽訂后X天內(nèi)”）。履行地點(diǎn)：明確交付地點(diǎn)（如“采購方指定倉庫，地址：市區(qū)路號(hào)”）或服務(wù)履行地點(diǎn)，涉及運(yùn)輸?shù)男杳鞔_運(yùn)輸方式、費(fèi)用承擔(dān)方及運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)（如“交付前風(fēng)險(xiǎn)由供應(yīng)商承擔(dān)，交付后由采購方承擔(dān)”）。違約責(zé)任條款審查對(duì)等性：雙方違約責(zé)任是否對(duì)等，避免僅約定供應(yīng)商違約責(zé)任而免除采購方責(zé)任。具體性：明確違約情形（如“逾期交付”“質(zhì)量不合格”“未按約定提供票據(jù)”等）、違約金計(jì)算方式（如“按逾期金額每日X‰支付違約金”，總額不超過合同總額的X%）或損失賠償范圍（如直接損失、合理費(fèi)用）。爭(zhēng)議解決：明確爭(zhēng)議解決方式（如“向采購方所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟”或“提交仲裁委員會(huì)仲裁”），避免同時(shí)約定訴訟和仲裁（約定無效）。權(quán)利義務(wù)與特殊條款審查知識(shí)產(chǎn)權(quán)：若涉及技術(shù)資料、專利等，需明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬及使用權(quán)限，避免侵犯第三方權(quán)益。保密條款：明保證密范圍（如技術(shù)信息、商業(yè)價(jià)格等）、保密期限（如“合同履行后X年內(nèi)”）、違約責(zé)任（如“泄露秘密需支付違約金X萬元”）。不可抗力：明確不可抗力的定義（如“自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭(zhēng)等不能預(yù)見、不能避免且不能克服的客觀情況”）、通知義務(wù)（如不可抗力發(fā)生后X日內(nèi)書面通知對(duì)方）及后果處理方式（如部分或全部免除責(zé)任、延期履行）。（五）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)專項(xiàng)排查針對(duì)不同類型采購合同，需額外關(guān)注以下專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)：風(fēng)險(xiǎn)類別具體排查內(nèi)容主體資格風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否包含本次采購標(biāo)的；若為代理商，需確認(rèn)代理權(quán)限及品牌授權(quán)文件。法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)合同條款是否違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如“不得轉(zhuǎn)包”條款是否明確，工程采購是否需招投標(biāo)）。商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商履約能力（如財(cái)務(wù)狀況、歷史履約記錄），價(jià)格是否偏離市場(chǎng)均價(jià)（需參考?xì)v史采購價(jià)或詢價(jià)記錄）。履約風(fēng)險(xiǎn)長(zhǎng)期服務(wù)合同是否約定階段性驗(yàn)收及考核標(biāo)準(zhǔn)；定制化產(chǎn)品是否明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬及保密義務(wù)。（六）審查意見反饋與修改匯總審查意見審查人員根據(jù)形式審查、實(shí)質(zhì)審查及風(fēng)險(xiǎn)排查結(jié)果，填寫《合同審查意見表》（詳見“三、常用工具模板”），明確列出問題條款（如“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)未明確”“違約金比例過高”）、修改建議及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）。反饋與溝通將《合同審查意見表》反饋至采購部門，由采購部門與供應(yīng)商溝通修改；若涉及重大條款變更（如金額、履行期限、違約責(zé)任等），需報(bào)請(qǐng)采購部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。修改后復(fù)審供應(yīng)商修改合同后，審查人員需對(duì)修改內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)問題已解決且無新增風(fēng)險(xiǎn)；若修改不徹底或引入新風(fēng)險(xiǎn)，需要求進(jìn)一步修改直至符合要求。（七）最終確認(rèn)與簽署確認(rèn)最終版本復(fù)核無誤后，在《合同審查登記表》中簽署審查意見（“同意簽署”“附條件同意簽署”），并標(biāo)注“最終版本”字樣。檢查簽字蓋章確認(rèn)合同文本為雙方最終確認(rèn)版本，采購方法定代表人/授權(quán)代表簽字、公司蓋章，供應(yīng)商簽字蓋章處需清晰、無遺漏（騎縫章是否齊全）。簽署日期確認(rèn)核對(duì)合同簽署日期是否與實(shí)際簽署一致，避免倒簽合同（特殊情況需書面說明原因并報(bào)總經(jīng)理*審批）。（八）合同歸檔管理整理歸檔資料將最終簽署的合同正本、審查過程中的《合同審查登記表》《合同審查意見表》、供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購需求文件等資料整理成冊(cè)，標(biāo)注合同編號(hào)。建立合同臺(tái)賬在合同管理臺(tái)賬中記錄合同關(guān)鍵信息（編號(hào)、名稱、供應(yīng)商、金額、簽署日期、履行期限、質(zhì)保期等），動(dòng)態(tài)更新合同履行狀態(tài)（如“待履行”“履行中”“已履行完畢”）。存檔與查閱合同正本由行政部*統(tǒng)一存檔（電子版?zhèn)浞葜凉痉?wù)器），采購部門、法務(wù)部門留存復(fù)印件或電子版；合同履行完畢后，歸檔資料保存期限不少于合同履行期加5年（根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。三、常用工具模板（一）合同審查登記表合同編號(hào)合同名稱供應(yīng)商名稱采購部門提交日期合同類型□商品□服務(wù)□工程合同金額（元）履行期限審查人審查日期審查狀態(tài)備注□待審查□審查中□已通過審查意見（可附頁）最終確認(rèn)采購部門負(fù)責(zé)人簽字：法務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字：總經(jīng)理簽字：日期：日期：日期：（二）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查表風(fēng)險(xiǎn)類別具體風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查結(jié)果（是/否）風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）處理建議主體資格風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照過期要求供應(yīng)商更新資質(zhì)供應(yīng)商超越經(jīng)營范圍拒絕簽署或要求補(bǔ)充授權(quán)法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)合同條款違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定修改條款或重新擬定合同應(yīng)招標(biāo)未招標(biāo)的工程采購合同補(bǔ)辦招標(biāo)手續(xù)或終止合同商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)價(jià)格偏離市場(chǎng)均價(jià)超過20%要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)依據(jù)供應(yīng)商歷史履約記錄存在違約增加履約保證金或更換供應(yīng)商履約風(fēng)險(xiǎn)未約定質(zhì)量異議期補(bǔ)充質(zhì)量異議期條款（如15天）交付地點(diǎn)不明確明確具體交付地址及聯(lián)系人（三）合同審查意見跟蹤表意見編號(hào)審查意見內(nèi)容責(zé)任部門/人修改期限修改狀態(tài)（未修改/已修改/已確認(rèn)）備注001質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)未約定，需補(bǔ)充國標(biāo)編號(hào)采購部門/張*2024–□未修改□已修改□已確認(rèn)附國標(biāo)文本002違約金比例過高（超過30%），調(diào)整為20%法務(wù)部門/李*2024–□未修改□已修改□已確認(rèn)003未約定保密期限，補(bǔ)充“合同履行后5年”采購部門/張*2024–□未修改□已修改□已確認(rèn)四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示主體審查“三查三看”查營業(yè)執(zhí)照（看是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍）、查資質(zhì)證書（看是否與采購標(biāo)的匹配，如食品生產(chǎn)許可證）、查授權(quán)委托書（看授權(quán)范圍是否覆蓋合同簽訂事項(xiàng)）。條款表述“避免模糊”禁止使用“大概”“可能”“盡快”等不確定性表述，金額、時(shí)間、數(shù)量等需明確具體數(shù)值（如“30天內(nèi)”需明確為“自合同簽署日起30日內(nèi)”）。違約責(zé)任“對(duì)等明確”雙方違約責(zé)任需對(duì)等，避免“單方約束”；違約金比例需合理（一般不超過實(shí)際損失的30%，過高可能被法院調(diào)減），明確計(jì)算方式（如“按逾期金額每日0.05%計(jì)算”）。爭(zhēng)議解決“唯一選擇”爭(zhēng)議解決方式只能選擇一種（訴訟或仲裁），