內(nèi)部審核流程及標(biāo)準(zhǔn)操作手冊一、手冊說明（一）編制目的為規(guī)范組織內(nèi)部審核工作，保證各項流程、制度及管理活動符合規(guī)定要求，識別潛在風(fēng)險并推動持續(xù)改進，保障運營效率與合規(guī)性，特制定本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于組織內(nèi)部各部門、各流程體系的定期審核、專項審核、新制度/流程實施后的驗證審核，以及外部審核前的預(yù)審核場景。二、審核應(yīng)用場景詳解（一）常規(guī)周期性審核針對已運行的核心流程（如質(zhì)量管理、財務(wù)管理、人力資源管理等），按年度/半年度計劃開展系統(tǒng)性審核，驗證流程執(zhí)行的一致性與有效性，保證日常管理符合既定標(biāo)準(zhǔn)。（二）專項問題審核當(dāng)出現(xiàn)特定問題（如客戶投訴集中、流程執(zhí)行異常、數(shù)據(jù)偏差超出閾值等）時，針對問題領(lǐng)域開展定向?qū)徍?，定位問題根源并提出整改方案。（三）新增流程/制度審核新流程或管理制度試運行1-3個月后，通過審核驗證其可操作性、合規(guī)性及與現(xiàn)有體系的兼容性，保證新增內(nèi)容落地生效。（四）外部審核前準(zhǔn)備審核在外部認(rèn)證審核（如ISO體系審核）或監(jiān)管機構(gòu)檢查前，模擬外部審核標(biāo)準(zhǔn)開展預(yù)審核，排查不符合項并提前整改，降低外部審核風(fēng)險。三、內(nèi)部審核全流程操作指引（一）審核準(zhǔn)備階段目標(biāo)：明確審核范圍、組建專業(yè)團隊、制定詳細(xì)計劃，保證審核工作有序開展。成立審核組由管理者代表總指定審核組長工，具備3年以上相關(guān)領(lǐng)域?qū)徍私?jīng)驗；組員從內(nèi)審員庫中選取（如工、工），需熟悉被審核流程的專業(yè)知識；審核組成員與被審核部門無直接利益關(guān)聯(lián)，保證客觀性。明確審核目的與范圍審核目的：例如“驗證XX部門2023年Q4采購流程的合規(guī)性”“評估新客戶信用管理制度的執(zhí)行效果”；審核范圍：明確涉及的部門（如采購部、財務(wù)部）、流程（如供應(yīng)商選擇、付款審批）、時間段（如2023年10月1日-12月31日）及關(guān)鍵環(huán)節(jié)。收集審核依據(jù)制度文件：組織內(nèi)部管理制度（如《采購管理辦法》《財務(wù)報銷規(guī)范》）；外部標(biāo)準(zhǔn)：法律法規(guī)（如《會計法》）、行業(yè)規(guī)范（如ISO9001質(zhì)量管理體系）；合同/協(xié)議：與客戶、供應(yīng)商簽訂的相關(guān)約定。制定審核計劃內(nèi)容包括：審核名稱、目的、范圍、依據(jù)、時間安排（首次會議、現(xiàn)場審核、末次會議的具體日期）、審核組成員及分工、受審核部門對接人；計劃需提前5個工作日下發(fā)給受審核部門，確認(rèn)無異議后執(zhí)行（若有調(diào)整需雙方協(xié)商一致）。準(zhǔn)備審核工作文件《內(nèi)部檢查表》：依據(jù)審核依據(jù)細(xì)化檢查項，明確檢查方法（查閱記錄、現(xiàn)場觀察、訪談人員）；《審核記錄表》：用于記錄現(xiàn)場審核發(fā)覺、證據(jù)及問題點；《訪談提綱》：針對關(guān)鍵崗位人員設(shè)計問題，保證訪談聚焦核心流程。（二）現(xiàn)場審核實施階段目標(biāo)：通過多種方式收集客觀證據(jù)，驗證流程執(zhí)行情況，識別不符合項。首次會議參會人員：審核組全體成員、受審核部門負(fù)責(zé)人及關(guān)鍵崗位人員；議程：（1）審核組長介紹審核組成員及分工；（2）明確審核目的、范圍、依據(jù)及時間安排；（3）說明審核方法（如抽樣規(guī)則、訪談方式）；（4）確認(rèn)溝通機制及異議處理流程；（5）受審核部門負(fù)責(zé)人配合審核工作的承諾。現(xiàn)場取證查閱文件記錄：抽查流程執(zhí)行的相關(guān)證據(jù)（如采購申請單、審批記錄、合同、會議紀(jì)要、系統(tǒng)操作日志），保證記錄真實、完整、可追溯；現(xiàn)場觀察：實地查看流程操作環(huán)節(jié)（如倉庫收貨流程、生產(chǎn)現(xiàn)場管理），確認(rèn)實際操作與制度規(guī)定的一致性；人員訪談：與部門負(fù)責(zé)人、操作人員、關(guān)聯(lián)崗位人員（如采購員、倉管員、財務(wù)人員）溝通，知曉流程執(zhí)行中的實際情況及問題，訪談過程需全程記錄（筆錄或錄音，需提前告知被訪談人）。記錄審核發(fā)覺審核員需實時記錄審核發(fā)覺，內(nèi)容包括：檢查時間、地點、人員、事實描述（客觀描述，不添加主觀判斷）、對應(yīng)審核依據(jù)條款、證據(jù)類型（如“查閱2023年11月采購訂單編號XX，缺少供應(yīng)商資質(zhì)復(fù)核記錄”）；對發(fā)覺的疑似問題，需與被審核部門現(xiàn)場溝通，初步確認(rèn)事實準(zhǔn)確性，避免信息偏差。末次會議參會人員：與首次會議一致；議程：（1）審核組長通報審核總體情況（包括符合項及亮點）；（2）逐項說明不符合項（事實、依據(jù)、判定理由），確認(rèn)責(zé)任部門；（3）明確后續(xù)報告編制時間及整改要求；（4）受審核部門負(fù)責(zé)人對審核發(fā)覺及后續(xù)整改工作的表態(tài)。（三）不符合項判定與確認(rèn)階段目標(biāo)：規(guī)范不符合項的判定標(biāo)準(zhǔn)，保證問題界定準(zhǔn)確、責(zé)任清晰。不符合項定義未滿足審核依據(jù)（制度、標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)等）要求的現(xiàn)象，包括：體系性不符合：制度流程設(shè)計存在缺陷；實施性不符合：未按制度規(guī)定執(zhí)行；效果性不符合：執(zhí)行結(jié)果未達到預(yù)期目標(biāo)。不符合項分類嚴(yán)重不符合：導(dǎo)致重大風(fēng)險（如違反法律法規(guī)、造成重大損失、系統(tǒng)性失效），例如“未對關(guān)鍵供應(yīng)商進行現(xiàn)場評審，導(dǎo)致采購產(chǎn)品存在質(zhì)量隱患”；一般不符合：輕微偏離規(guī)定，未造成嚴(yán)重后果，但需改進，例如“部分會議紀(jì)要未記錄參會人員簽字，不符合《會議管理辦法》第5.3條”。編制不符合項報告內(nèi)容包括：不符合項編號（如NC-2023-001）、受審核部門/流程、不符合事實描述（具體、清晰，含時間、地點、證據(jù)）、不符合條款/依據(jù)（引用具體文件條款）、不符合類別（嚴(yán)重/一般）、責(zé)任部門/責(zé)任人、整改要求（明確整改方向及時限）。不符合項報告需經(jīng)審核組長審核后，發(fā)送至責(zé)任部門，要求3個工作日內(nèi)確認(rèn)無異議。（四）審核報告編制階段目標(biāo)：匯總審核結(jié)果，形成正式報告，為管理層決策及整改提供依據(jù)。匯總審核發(fā)覺整理審核過程中的所有檢查記錄、訪談記錄、不符合項報告，分類匯總符合項（流程執(zhí)行良好的方面）及不符合項（按嚴(yán)重/一般分類）。分析問題原因針對不符合項，從制度設(shè)計、人員能力、資源保障、流程執(zhí)行等方面分析根本原因，例如“培訓(xùn)記錄缺失”的根本原因可能是“培訓(xùn)計劃未覆蓋關(guān)鍵崗位”。提出改進建議基于問題分析，提出具體、可操作的改進建議，例如“修訂《供應(yīng)商管理辦法》，增加供應(yīng)商現(xiàn)場評審環(huán)節(jié)”“針對采購員開展合同管理專項培訓(xùn)”。審核報告內(nèi)容（1）審核概況：名稱、目的、范圍、依據(jù)、時間、人員；（2）審核過程：簡要描述審核實施步驟；（3）審核發(fā)覺：符合項（列舉2-3個亮點）、不符合項（列表說明，含編號、事實、類別）；（4）審核結(jié)論：明確被審核流程/體系的整體符合性（如“基本符合要求，存在3項一般不符合項，需整改”）；（5）改進建議：針對不符合項的具體措施建議；（6）附件：審核計劃、檢查表、不符合項報告等支撐材料。報告審批與分發(fā)審核報告由審核組長編制后，提交管理者代表*總審批；審批通過后，下發(fā)給受審核部門、相關(guān)職能部門及管理層，保證信息同步。（五）整改與跟蹤驗證階段目標(biāo)：保證不符合項得到有效整改，實現(xiàn)問題閉環(huán)管理。制定整改計劃責(zé)任部門收到不符合項報告后，5個工作日內(nèi)制定《整改計劃表》，內(nèi)容包括：不符合項編號；整改措施（具體行動，如“修訂制度”“開展培訓(xùn)”“補充記錄”）；責(zé)任人（部門負(fù)責(zé)人或指定人員）；整改期限（一般不超過15個工作日，嚴(yán)重不符合項可適當(dāng)延長，需說明理由）；預(yù)期效果（整改后達到的標(biāo)準(zhǔn)）。實施整改責(zé)任部門按整改計劃落實措施，整改過程需保留證據(jù)（如修訂后的制度文件、培訓(xùn)簽到表、補充的記錄）；如遇特殊情況需調(diào)整整改期限，需提前3個工作日向?qū)徍私M申請說明。跟蹤驗證整改期限屆滿后，審核組對整改結(jié)果進行驗證，方式包括：查閱整改證據(jù)（如檢查修訂后的制度是否發(fā)布、培訓(xùn)是否開展）；現(xiàn)場抽查（如驗證補充的記錄是否完整、操作是否符合新規(guī)定）；訪談相關(guān)人員（如確認(rèn)是否理解整改要求并執(zhí)行）。關(guān)閉不符合項驗證通過的，審核組在《不符合項報告》中標(biāo)注“關(guān)閉”，并更新《整改跟蹤臺賬》；驗證未通過的，退回責(zé)任部門重新整改，明確二次整改期限及要求。四、操作關(guān)鍵注意事項（一）客觀公正原則審核員需基于事實和證據(jù)進行判定，避免主觀臆斷或個人偏見，不因部門地位、人際關(guān)系等因素影響審核結(jié)果。（二）保密要求審核過程中獲取的敏感信息（如商業(yè)數(shù)據(jù)、未公開的管理決策等）需嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露，審核資料按檔案管理規(guī)定存檔。（三）溝通技巧與受審核部門溝通時保持建設(shè)性態(tài)度，避免指責(zé)性語言，重點在于發(fā)覺問題而非追責(zé)；對存在爭議的問題，需耐心解釋審核依據(jù)，必要時可邀請第三方專家或管理者代表協(xié)調(diào)。（四）抽樣代表性現(xiàn)場審核需采用科學(xué)抽樣方法（如隨機抽樣、分層抽樣），保證樣本覆蓋不同時間段、不同崗位、不同類型的業(yè)務(wù)，避免抽樣偏差導(dǎo)致結(jié)論片面。（五）記錄完整性所有審核過程（包括會議、訪談、檢查）均需形成書面記錄，保證審核過程可追溯，記錄需清晰、準(zhǔn)確，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)（如被訪談人、受審核部門對接人）。五、附錄模板附錄1：內(nèi)部審核計劃表審核名稱審核目的審核范圍審核依據(jù)2023年Q4采購流程審核驗證采購流程合規(guī)性采購部2023年10-12月采購活動《采購管理辦法》《合同管理辦法》時間安排審核組成員受審核部門備注首次會議：2023-12-2509:00現(xiàn)場審核：2023-12-25-12-27末次會議：2023-12-2715:00組長：工組員：工、*工采購部、財務(wù)部抽樣比例：每類采購業(yè)務(wù)抽取20%樣本附錄2：內(nèi)部檢查表審核項目檢查內(nèi)容檢查方法檢查結(jié)果（符合/不符合）記錄編號證據(jù)描述供應(yīng)商選擇供應(yīng)商資質(zhì)是否齊全查閱供應(yīng)商檔案不符合JL-001供應(yīng)商A的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件未加蓋公章合同審批采購金額≥5萬元是否經(jīng)經(jīng)理審批查閱采購合同審批記錄符合JL-002抽查3份合同，審批流程完整附錄3：不符合項報告表不符合項編號NC-2023-005受審核部門/流程采購部/供應(yīng)商選擇流程不符合事實描述2023年11月采購的XX產(chǎn)品供應(yīng)商B，未提供2023年度的資質(zhì)復(fù)核報告，不符合《采購管理辦法》第4.2條“供應(yīng)商資質(zhì)每年復(fù)核一次”的要求。不符合條款/依據(jù)《采購管理辦法》4.2條類別一般不符合責(zé)任部門/責(zé)任人采購部/*經(jīng)理整改要求15個工作日內(nèi)完成供應(yīng)商B的資質(zhì)復(fù)核，補充提交2023年度資質(zhì)報告，并建立供應(yīng)商資質(zhì)年度復(fù)核臺賬。整改期限2024-01-20整改結(jié)果已補充提交供應(yīng)商B的資質(zhì)報告，修訂了《供應(yīng)商臺賬模板》，增加“復(fù)核日期”字段。驗證人*工驗證日期2024-01-18狀態(tài)已關(guān)閉附錄4：內(nèi)部審核報告表報告編號RB-2023-12審核名稱2023年Q4采購流程審核審核日期2023-12-25-12-27審核組長*工審核組成員工、工、*工受審核部門采購部、財務(wù)部審核目的與范圍驗證采購流程合規(guī)性，范圍：采購部2023年10-12月采購活動審核依據(jù)《采購管理辦法》《合同管理辦法》審核概況通過查閱記錄、現(xiàn)場觀察、訪談等方式，抽查采購訂單20份、合同10份、供應(yīng)商檔案15份，與采購部3名員工訪談，整體流程執(zhí)行基本規(guī)范，存在2項