行政辦公文件收發(fā)管理規(guī)范為規(guī)范行政辦公文件收發(fā)流程，保障文件傳遞高效、安全、規(guī)范，提升辦公效率，結(jié)合單位實際工作需求，制定本管理規(guī)范。一、適用范圍本規(guī)范適用于單位各部門及下屬機構(gòu)的行政辦公文件（含紙質(zhì)文件、電子文件）收發(fā)管理工作，涉密文件管理除遵循本規(guī)范外，需嚴格執(zhí)行國家及單位保密管理相關(guān)規(guī)定。二、職責分工（一）辦公室（行政部）統(tǒng)籌負責單位行政辦公文件的收發(fā)管理工作，制定并優(yōu)化文件收發(fā)流程；對各部門文件管理情況進行監(jiān)督、指導與考核；承擔單位收文的統(tǒng)一簽收、登記、擬辦及發(fā)文的核稿、編號、用印、分發(fā)等核心工作；負責文件管理臺賬的建立與維護，定期開展文件歸檔及清理工作。（二）部門文員（或指定經(jīng)辦人）負責本部門文件的接收、傳遞、辦理及發(fā)文的擬稿、會簽等工作；按要求填寫文件處理單，跟蹤文件辦理進度，及時反饋辦理結(jié)果；妥善保管本部門在辦及已辦結(jié)文件，定期移交歸檔文件至辦公室。（三）文件經(jīng)辦人根據(jù)文件要求或領(lǐng)導批示，具體落實文件內(nèi)容；在規(guī)定時限內(nèi)完成文件辦理工作，如實反饋辦理過程中遇到的問題；辦理完畢后，及時將文件及相關(guān)材料移交至部門文員，確保文件閉環(huán)管理。三、文件收發(fā)流程（一）收文管理流程1.簽收與檢查辦公室收到外部來文（含郵寄、傳真、電子傳輸?shù)刃问剑r，需核對來文單位、份數(shù)、密級（如有）及文件外觀完整性。紙質(zhì)文件若存在破損、缺頁等情況，應(yīng)在簽收單上注明并及時聯(lián)系來文單位確認；電子文件需檢查傳輸完整性，必要時要求發(fā)件方重新發(fā)送。2.登記與編號對簽收后的文件進行統(tǒng)一登記，內(nèi)容包括收文日期、來文單位、文件標題、文號、密級、份數(shù)、處理狀態(tài)等。紙質(zhì)文件按年度+流水號編制收文編號，電子文件同步錄入文件管理系統(tǒng)，確?！耙晃囊惶枴?，便于追溯。3.擬辦與批辦辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、性質(zhì)及單位職責分工，提出擬辦意見（如“請××領(lǐng)導閱示”“轉(zhuǎn)××部門辦理”等），經(jīng)辦公室負責人審核后，呈送相關(guān)領(lǐng)導批辦。領(lǐng)導批辦時需明確辦理要求、責任部門及辦結(jié)時限，批辦意見應(yīng)清晰、具體。4.承辦與催辦部門文員收到批辦后的文件，應(yīng)及時移交至指定經(jīng)辦人，并做好交接記錄。經(jīng)辦人需按批辦要求開展工作，遇特殊情況無法按時辦結(jié)的，應(yīng)提前向部門負責人及辦公室說明原因，申請延期。辦公室定期（如每周）跟蹤文件辦理進度，對超期未辦結(jié)的文件進行催辦，記錄催辦情況。5.辦結(jié)與歸檔文件辦理完畢后，經(jīng)辦人需填寫辦理結(jié)果（含辦理過程、結(jié)論等），經(jīng)部門負責人審核后，將文件及相關(guān)材料移交部門文員。部門文員整理后，定期（如每月）移交至辦公室，由辦公室按檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保文件“閉環(huán)管理”。（二）發(fā)文管理流程1.擬稿與會簽發(fā)文部門根據(jù)工作需求起草文件，內(nèi)容需準確、簡潔，格式符合單位《公文處理辦法》要求。涉及多部門職責的文件，需經(jīng)相關(guān)部門會簽，會簽部門應(yīng)在2個工作日內(nèi)反饋意見，逾期未反饋視為無異議。2.核稿與簽發(fā)擬稿部門將文件（含會簽意見）提交辦公室核稿，辦公室重點審核文件格式、政策依據(jù)、文字表述及會簽情況，提出修改意見。核稿通過后，文件呈送單位領(lǐng)導簽發(fā)，領(lǐng)導簽發(fā)時需明確發(fā)文字號、印發(fā)范圍及執(zhí)行要求。3.編號與印制辦公室根據(jù)簽發(fā)意見編制發(fā)文字號，涉密文件編號需單獨管理。文件印制前需再次核對內(nèi)容與格式，紙質(zhì)文件由文印室按規(guī)范排版印刷，涉密文件需指定專人印制并做好保密措施；電子文件通過單位OA系統(tǒng)或加密郵箱分發(fā)，禁止使用私人通訊工具傳輸。4.用印與分發(fā)印制完成的文件需經(jīng)辦公室核對無誤后，加蓋單位公章（或業(yè)務(wù)專用章），用印情況需登記備案。文件分發(fā)前需確定分發(fā)范圍（含主送、抄送單位及內(nèi)部部門），采用掛號信、專人送達或電子傳輸?shù)确绞?，確保文件安全送達，收件方需簽字確認。5.歸檔與備份發(fā)文部門需留存文件底稿（含領(lǐng)導簽發(fā)件、會簽單、修改記錄等），與正式發(fā)文樣本一并移交辦公室歸檔。電子文件需在單位服務(wù)器及移動存儲設(shè)備（雙備份）中留存，確?？勺匪荨⒖刹殚啞Ｋ?、管理要求（一）文件分類管理1.按密級分為涉密文件（含絕密、機密、秘密）、內(nèi)部文件（限單位內(nèi)部流轉(zhuǎn)，不對外公開）、公開文件（可對外發(fā)布），分類管理、分級閱知。涉密文件需單獨存放，配備密碼柜等保密設(shè)備，閱知范圍嚴格限定。2.按性質(zhì)分為公文（如請示、報告、通知等）、資料性文件（如會議紀要、調(diào)研報告等），公文需嚴格遵循《黨政機關(guān)公文處理工作條例》要求，資料性文件需明確管理責任。（二）登記與臺賬管理1.收文、發(fā)文均需建立紙質(zhì)臺賬與電子臺賬，臺賬內(nèi)容需真實、完整，更新及時。紙質(zhì)臺賬應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞；電子臺賬需定期備份，避免數(shù)據(jù)丟失。2.臺賬需包含文件編號、標題、來源/去向、日期、處理狀態(tài)、經(jīng)辦人等核心信息，便于查詢與統(tǒng)計。每年年底對臺賬進行匯總分析，優(yōu)化文件管理流程。（三）傳遞與安全管理1.紙質(zhì)文件傳遞需使用文件傳閱單，注明傳閱順序、閱知要求及時限，禁止文件橫傳或個人留存。涉密文件傳遞需由專人負責，使用加密信封或?qū)Ｓ梦募?，必要時專車送達。（四）催辦與督辦管理1.辦公室對限時辦結(jié)的文件建立催辦機制，采用電話、郵件或當面溝通等方式提醒經(jīng)辦人，對超期文件進行預警，記錄逾期原因及處理結(jié)果。2.重要文件（如上級部署的專項工作、領(lǐng)導批示的緊急事項）需納入督辦范圍，跟蹤辦理全過程，定期向領(lǐng)導匯報督辦情況，確保工作落實。（五）歸檔與銷毀管理1.辦結(jié)文件需在30個工作日內(nèi)完成歸檔，歸檔文件需按年度、類別、密級整理，編制歸檔目錄。電子文件歸檔需確保格式兼容、內(nèi)容完整，與紙質(zhì)文件同步歸檔。2.無保存價值的文件（含紙質(zhì)、電子）需按規(guī)定銷毀，涉密文件需經(jīng)單位保密委員會審批，采用碎紙機銷毀或送指定機構(gòu)處理，銷毀過程需雙人監(jiān)銷并記錄。（六）保密管理1.涉密文件需嚴格執(zhí)行“誰經(jīng)手、誰負責”的原則，閱知人員需履行保密義務(wù)，不得復制、摘抄涉密內(nèi)容，不得向無關(guān)人員透露文件信息。2.文件保管場所需具備防盜、防火、防潮、防泄密等條件，節(jié)假日或人員外出時，需對文件進行封存或移交，確保文件安全。五、監(jiān)督與考核（一）定期檢查辦公室每月對各部門文件管理情況進行抽查，重點檢查文件登記完整性、辦理及時性、保密措施落實情況等，形成檢查報告，通報存在問題并要求限期整改。（二）責任追究對未按本規(guī)范辦理文件，導致文件丟失、泄密、延誤辦理的，視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分或行政處分；因文件管理不當造成重大損失的，依法依規(guī)