公司文件管理及歸檔規(guī)范制度說明為規(guī)范公司文件管理流程，保障文件資料的完整性、安全性與可利用性，提升辦公效率與合規(guī)管理水平，結(jié)合公司實際運營需求，特制定本文件管理及歸檔規(guī)范制度，明確文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔、保管的全流程要求，確保各環(huán)節(jié)責(zé)任清晰、操作有序。一、文件分類管理（一）分類依據(jù)根據(jù)文件的性質(zhì)、密級及載體形式，將公司文件分為以下類別：1.按性質(zhì)分類：行政類（含規(guī)章制度、會議紀(jì)要、通知公告等）、業(yè)務(wù)類（含項目方案、客戶資料、業(yè)務(wù)報告等）、財務(wù)類（含財務(wù)報表、報銷憑證、審計資料等）。2.按密級分類：公開文件（可對外披露，如企業(yè)宣傳資料）、內(nèi)部文件（僅限公司內(nèi)部查閱，如部門工作簡報）、機(jī)密文件（涉及核心業(yè)務(wù)、商業(yè)秘密，需嚴(yán)格管控，如戰(zhàn)略規(guī)劃、合同原件）。3.按載體分類：紙質(zhì)文件（需實體存檔）、電子文件（含文檔、表格、音視頻等數(shù)字化資料，需符合電子檔案管理規(guī)范）。（二）分類管理要求各部門在文件生成或接收時，需根據(jù)上述分類標(biāo)準(zhǔn)及時標(biāo)注類別信息：紙質(zhì)文件在首頁或封面注明，電子文件則通過文件名、文件夾分類或系統(tǒng)標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識，確保后續(xù)管理與檢索的準(zhǔn)確性。二、文件日常管理流程（一）文件生成與簽發(fā)各部門擬制文件時，需遵循公司統(tǒng)一的格式規(guī)范（如字體、排版、編號規(guī)則），內(nèi)容需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核；重要文件（如合同、制度文件）需報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后簽發(fā)。電子文件需同步上傳至公司指定的文件管理系統(tǒng)；紙質(zhì)文件打印后由發(fā)文部門留存底稿，并按編號登記造冊。（二）文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)1.收文管理行政部（或指定收發(fā)崗）負(fù)責(zé)接收外部文件（如政府公文、合作方函件），需登記文件名稱、文號、來源、收文時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批后，按批示流轉(zhuǎn)至相關(guān)部門；內(nèi)部文件由發(fā)文部門直接傳遞至收文部門，收文部門需在《文件流轉(zhuǎn)登記表》上簽收，確保文件去向可追溯。2.文件流轉(zhuǎn)文件流轉(zhuǎn)過程中，需由專人負(fù)責(zé)傳遞，嚴(yán)禁隨意轉(zhuǎn)交或滯留。涉及多部門會簽的文件，需按流程依次流轉(zhuǎn)，會簽意見需書面記錄或在系統(tǒng)中留存；流轉(zhuǎn)完成后由主辦部門歸檔相關(guān)文件。（三）文件借閱與歸還員工因工作需要借閱文件（含紙質(zhì)與電子），需填寫《文件借閱申請表》，注明借閱事由、期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后：紙質(zhì)文件到檔案管理崗辦理借閱手續(xù)；電子文件通過系統(tǒng)權(quán)限申請獲取。借閱期限屆滿前需歸還，如需續(xù)借需重新申請；歸還時需檢查文件完整性，檔案管理崗核對無誤后銷記。三、文件歸檔管理要求（一）歸檔范圍需歸檔的文件包括但不限于：行政類：公司規(guī)章制度、股東會/董事會決議、年度計劃與總結(jié)、會議紀(jì)要、人事檔案（勞動合同、任免文件等）；業(yè)務(wù)類：項目立項書、合同協(xié)議、客戶檔案、業(yè)務(wù)報告、市場調(diào)研資料；財務(wù)類：會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料；其他類：榮譽證書、資質(zhì)證明、對外宣傳資料、重要郵件往來（需打印或?qū)С鰹镻DF歸檔）。（二）歸檔時間與方式1.歸檔時間定期歸檔：行政、財務(wù)類文件按年度歸檔，每年1月底前完成上一年度文件的整理歸檔；業(yè)務(wù)類文件按項目周期歸檔，項目結(jié)束后30日內(nèi)完成歸檔。即時歸檔：涉及重大決策、突發(fā)事件處理的文件，需在事件結(jié)束后10日內(nèi)歸檔；機(jī)密文件需隨辦隨歸，確保安全。2.歸檔方式紙質(zhì)文件需整理成冊，去除金屬裝訂物，按類別、年度、編號順序排列，編制《歸檔文件目錄》；電子文件需轉(zhuǎn)換為通用格式（如PDF、DOCX），確?？砷L期讀取，與紙質(zhì)文件一一對應(yīng)，上傳至電子檔案系統(tǒng)。（三）歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件需滿足：內(nèi)容完整（無缺頁、涂改）；格式規(guī)范（符合公司模板要求）；簽署蓋章齊全（紙質(zhì)文件）；電子文件元數(shù)據(jù)完整（含創(chuàng)建時間、修改記錄、責(zé)任人信息）。檔案管理崗需對歸檔文件進(jìn)行審核，不符合要求的退回原部門重新整理。四、文件保管與利用（一）保管期限根據(jù)文件重要性，保管期限分為：永久保管：公司章程、戰(zhàn)略規(guī)劃、重大合同、審計報告、人事檔案（員工在職及離職后長期保管）；定期保管：業(yè)務(wù)報告（保管5年）、財務(wù)憑證（保管10年）、內(nèi)部通知（保管3年）。期滿后由檔案管理崗提出銷毀申請，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按規(guī)定程序銷毀（紙質(zhì)文件需碎紙，電子文件需徹底刪除并留存銷毀記錄）。（二）保管環(huán)境紙質(zhì)檔案需存放于專用檔案柜，環(huán)境需滿足防火、防潮、防蟲、防盜要求（如配備滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥劑，安裝監(jiān)控）；電子檔案需存儲于公司服務(wù)器或加密云盤，定期備份（至少每月一次），防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（三）利用管理1.內(nèi)部利用員工查閱檔案需通過系統(tǒng)申請或到檔案管理崗登記，機(jī)密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱時需在指定區(qū)域，不得私自復(fù)制或傳播。2.外部利用因?qū)徲?、法律事?wù)等需要對外提供文件，需由申請部門提出，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，提供復(fù)印件并加蓋公章，注明用途與有效期，嚴(yán)禁提供原件。五、責(zé)任與監(jiān)督機(jī)制（一）部門職責(zé)1.行政部（或檔案管理部門）：負(fù)責(zé)制定完善文件管理制度，統(tǒng)籌檔案管理工作，組織檔案培訓(xùn)，定期檢查文件管理情況，審核歸檔文件質(zhì)量。2.各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門文件的生成、流轉(zhuǎn)、初審與歸檔，指定專人擔(dān)任文件管理員，確保文件管理責(zé)任到人。3.員工：需遵守文件管理規(guī)定，妥善保管經(jīng)手的文件，及時完成借閱歸還、歸檔等操作，對違規(guī)行為承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）監(jiān)督與考核行政部每季度對各部門文件管理情況進(jìn)行檢查，內(nèi)容包括文件分類準(zhǔn)確性、流轉(zhuǎn)及時性、歸檔完整性等，檢查結(jié)果納入部門績效考核。對未按規(guī)定管理文件的部門或個人，視情節(jié)輕重給予通報批評、扣減績效分等處罰；造成文件丟失、泄密等嚴(yán)重后果的，依