合同審批與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化流程手冊(cè)一、前言本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，明確合同從起草到歸檔各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體、操作要求及風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)，保證合同審批流程高效、合規(guī)，合同執(zhí)行過(guò)程可控、可追溯，保障企業(yè)合法權(quán)益，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。本手冊(cè)適用于企業(yè)所有業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)管理人員，涉及各類業(yè)務(wù)合同、服務(wù)合同、采購(gòu)合同等的審批與執(zhí)行管理。二、適用范圍與對(duì)象（一）適用合同類型本手冊(cè)涵蓋企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中各類對(duì)外合同，包括但不限于：采購(gòu)合同（原材料、設(shè)備、服務(wù)等）、銷售合同（產(chǎn)品、服務(wù)交付）、服務(wù)合同（咨詢、技術(shù)服務(wù)、外包等）、租賃合同（場(chǎng)地、設(shè)備）、合作協(xié)議（項(xiàng)目合作、代理合作）等。企業(yè)內(nèi)部合同、勞動(dòng)合同及法律法規(guī)另有規(guī)定的特殊合同除外。（二）涉及部門及人員業(yè)務(wù)部門：合同發(fā)起部門，負(fù)責(zé)需求對(duì)接、草稿擬定、履行執(zhí)行；法務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同合法性、合規(guī)性審核，條款風(fēng)險(xiǎn)把控；財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同金額、付款方式、稅務(wù)條款等財(cái)務(wù)審核；審批管理層：根據(jù)合同金額及重要性，履行相應(yīng)審批權(quán)限（部門負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理等）；檔案管理部門：負(fù)責(zé)合同正本及關(guān)聯(lián)文件的歸檔、保管與調(diào)閱管理。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同起草階段目標(biāo)：基于業(yè)務(wù)需求，形成內(nèi)容完整、條款清晰的合同初稿。需求對(duì)接與資料收集責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（經(jīng)辦人）操作內(nèi)容：與合同相對(duì)方明確合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、交易金額、履行期限等核心要素；收集相對(duì)方主體資格材料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書(shū)等），核實(shí)其合法存續(xù)狀態(tài)及履約能力；確認(rèn)合同類型對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化模板（如無(wú)模板，需參考行業(yè)慣例擬定基礎(chǔ)框架）。輸出成果：《合同需求確認(rèn)清單》（含相對(duì)方信息、合作核心條款、附件清單等）。合同草稿擬定責(zé)任主體：經(jīng)辦人（主導(dǎo)）、部門負(fù)責(zé)人（部門負(fù)責(zé)人，審核業(yè)務(wù)可行性）操作內(nèi)容：按照企業(yè)《合同標(biāo)準(zhǔn)化模板》填寫合同，包括：合同主體信息、合作內(nèi)容與范圍、雙方權(quán)利與義務(wù)、價(jià)格與支付方式、履行期限與地點(diǎn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、生效條件、附件等核心條款；保證條款表述準(zhǔn)確、無(wú)歧義，避免模糊用語(yǔ)（如“大概”“左右”）；擬定附件（如技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程等），與內(nèi)容保持一致。輸出成果：《合同（草稿）》、附件材料、《合同需求確認(rèn)清單》。（二）內(nèi)部審批階段目標(biāo)：通過(guò)多部門審核，保證合同內(nèi)容合法、合規(guī)、合理，符合企業(yè)利益。業(yè)務(wù)部門初審責(zé)任主體：部門負(fù)責(zé)人審核重點(diǎn)：合作內(nèi)容是否符合部門業(yè)務(wù)規(guī)劃及企業(yè)戰(zhàn)略；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性，是否存在明顯利益傾斜；履行期限、交付標(biāo)準(zhǔn)是否可執(zhí)行；合同金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)。操作要求：初審?fù)ㄟ^(guò)后，在《合同審批表》中簽署意見(jiàn)并流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門；若不通過(guò)，退回經(jīng)辦人修改并重新提交。法務(wù)部門審核責(zé)任主體：法務(wù)專員（法務(wù)專員）、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人（法務(wù)負(fù)責(zé)人）審核重點(diǎn)：合同主體是否具備完全民事行為能力，授權(quán)委托是否有效；條款是否符合法律法規(guī)（如《民法典》《公司法》等），是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)；違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式是否明確、可操作；知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密等特殊條款是否完整。操作要求：審核通過(guò)后，在《合同審批表》中簽署意見(jiàn)并流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；若需修改，出具《合同修改意見(jiàn)清單》，明確修改內(nèi)容及依據(jù)，退回經(jīng)辦人調(diào)整。財(cái)務(wù)部門審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)專員（財(cái)務(wù)專員）、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）審核重點(diǎn)：合同金額、計(jì)價(jià)方式、稅費(fèi)承擔(dān)是否準(zhǔn)確，符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度；付款條件、支付節(jié)點(diǎn)是否與企業(yè)資金計(jì)劃匹配；發(fā)票類型、開(kāi)具要求是否符合稅務(wù)規(guī)定；涉及保證金、預(yù)付款的，是否明確退還條件及流程。操作要求：審核通過(guò)后，在《合同審批表》中簽署意見(jiàn)并流轉(zhuǎn)至管理層審批；若需修改，反饋至經(jīng)辦人調(diào)整財(cái)務(wù)相關(guān)條款。管理層審批責(zé)任主體：根據(jù)合同金額及重要性，由部門負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理分級(jí)審批（具體權(quán)限見(jiàn)企業(yè)《合同管理辦法》）。審批重點(diǎn)：合同事項(xiàng)對(duì)企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)的影響；重大風(fēng)險(xiǎn)決策的合理性；超權(quán)限合同是否符合特殊審批流程（如董事會(huì)決議）。操作要求：審批通過(guò)后，在《合同審批表》中簽署最終意見(jiàn)，審批流程結(jié)束；若未通過(guò)，退回業(yè)務(wù)部門并說(shuō)明理由。（三）合同簽署階段目標(biāo)：完成合同合法簽署，明確雙方權(quán)利義務(wù)，保證合同生效。最終稿確認(rèn)與打印責(zé)任主體：經(jīng)辦人操作內(nèi)容：根據(jù)各部門審批意見(jiàn)修改合同草稿，形成《合同（最終稿）》，經(jīng)所有審批部門確認(rèn)無(wú)誤后打?。槐ＷC合同文本份數(shù)滿足簽署及歸檔需求（通常一式多份，雙方各執(zhí)正本，企業(yè)留存副本及復(fù)印件）。合同簽署與用印責(zé)任主體：經(jīng)辦人（協(xié)調(diào)）、法定代表人/授權(quán)代表（簽署）、行政部（用印管理）操作內(nèi)容：雙方簽署：企業(yè)由法定代表人或其授權(quán)代表（需出具《授權(quán)委托書(shū)》）簽字，相對(duì)方由其法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公章或合同專用章；用印管理：行政部核對(duì)簽署人身份及《授權(quán)委托書(shū)》（如需）后，加蓋企業(yè)公章或合同專用章，保證騎縫章完整（多頁(yè)合同）；簽署時(shí)間：合同簽署日期一般為最后一方簽字蓋章日期，直接影響合同生效時(shí)間。合同分發(fā)與備案責(zé)任主體：經(jīng)辦人、行政部、檔案管理部門操作內(nèi)容：經(jīng)辦人將簽署完成的合同正本交相對(duì)方，留存副本及復(fù)印件，同步將電子版至企業(yè)合同管理系統(tǒng)；檔案管理部門收到合同后，在《合同歸檔登記表》中記錄合同編號(hào)、名稱、簽署日期、份數(shù)、保管部門等信息，并分類存放。（四）履行跟蹤階段目標(biāo)：保證合同按約定履行，及時(shí)發(fā)覺(jué)并處理履行過(guò)程中的問(wèn)題，保障企業(yè)權(quán)益。履行計(jì)劃制定責(zé)任主體：經(jīng)辦人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：根據(jù)合同約定，制定《合同履行計(jì)劃》，明確各階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)）、責(zé)任分工及完成標(biāo)準(zhǔn)；將履行計(jì)劃同步至財(cái)務(wù)、法務(wù)等相關(guān)部門，保證信息對(duì)稱。履行過(guò)程監(jiān)控責(zé)任主體：經(jīng)辦人（主導(dǎo)）、相關(guān)協(xié)作部門操作內(nèi)容：進(jìn)度跟蹤：經(jīng)辦人定期（如每周/每月）記錄合同履行情況，對(duì)照《合同履行計(jì)劃》檢查是否按時(shí)完成節(jié)點(diǎn)，形成《合同履行記錄表》；問(wèn)題處理：若出現(xiàn)履行延遲、質(zhì)量不符等問(wèn)題，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)與相對(duì)方溝通，協(xié)商解決方案（如延期履行、整改賠償），并形成書(shū)面溝通記錄；付款管理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定及履行進(jìn)度，審核付款申請(qǐng)，保證資金支付與履行成果匹配。驗(yàn)收與確認(rèn)責(zé)任主體：經(jīng)辦人、業(yè)務(wù)部門、質(zhì)檢部門（如需）、財(cái)務(wù)部門操作內(nèi)容：驗(yàn)收準(zhǔn)備：根據(jù)合同約定，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、方法及參與人員（如技術(shù)、質(zhì)量、業(yè)務(wù)部門）；驗(yàn)收實(shí)施：按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)相對(duì)方交付的成果（產(chǎn)品、服務(wù)、項(xiàng)目等）進(jìn)行驗(yàn)收，出具《合同驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）；確認(rèn)反饋：驗(yàn)收合格后，由雙方授權(quán)代表簽字確認(rèn)；不合格的，要求相對(duì)方限期整改并重新驗(yàn)收。（五）歸檔管理階段目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同全生命周期檔案規(guī)范化管理，保證檔案完整、安全，便于查閱與追溯。歸檔資料收集責(zé)任主體：經(jīng)辦人、檔案管理部門歸檔范圍：合同正本及副本；審批流程資料（《合同審批表》、修改意見(jiàn)等）；簽署階段資料（《授權(quán)委托書(shū)》、簽署頁(yè)復(fù)印件等）；履行階段資料（《合同履行計(jì)劃》《履行記錄表》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》等）；變更或解除合同的補(bǔ)充協(xié)議及審批文件；與合同相關(guān)的溝通函件、會(huì)議紀(jì)要等。檔案整理與保管責(zé)任主體：檔案管理部門操作內(nèi)容：按合同編號(hào)分類整理，建立電子與紙質(zhì)檔案雙重索引；紙質(zhì)檔案裝入檔案盒，標(biāo)注合同名稱、編號(hào)、日期，存放在專用檔案柜；電子檔案加密存儲(chǔ)，定期備份，保證數(shù)據(jù)安全；保管期限：根據(jù)合同類型及法律法規(guī)要求確定（如一般合同保管不少于10年，重大合同不少于20年）。檔案調(diào)閱與銷毀責(zé)任主體：檔案管理部門、申請(qǐng)部門操作內(nèi)容：調(diào)閱：因工作需要調(diào)閱檔案的，由申請(qǐng)部門提交《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理室現(xiàn)場(chǎng)查閱（涉密檔案需限制復(fù)印）；銷毀：超過(guò)保管期限的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，雙人監(jiān)銷并記錄銷毀過(guò)程，保證檔案信息無(wú)法恢復(fù)。四、關(guān)鍵模板表格（一）合同審批表合同名稱合同編號(hào)合同類型相對(duì)方名稱相對(duì)方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼簽署日期合同金額（元）付款方式履行期限發(fā)起部門經(jīng)辦人聯(lián)系方式合同核心條款概述（合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等）：各部門審批意見(jiàn)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：日期：法務(wù)部門審核：日期：財(cái)務(wù)部門審核：日期：管理層審批：日期：備注（二）合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱相對(duì)方名稱履行階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間責(zé)任人履行情況說(shuō)明問(wèn)題記錄及處理：更新日期記錄人審核人（三）合同驗(yàn)收?qǐng)?bào)告合同編號(hào)合同名稱驗(yàn)收日期驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格驗(yàn)收小組意見(jiàn)：業(yè)務(wù)部門：質(zhì)檢部門（如需）：相對(duì)方確認(rèn)：備注（整改要求及其他說(shuō)明）：五、重要注意事項(xiàng)（一）合規(guī)性要求合同主體必須真實(shí)、合法，不得與“三無(wú)企業(yè)”或被吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照的主體合作，簽約前需核實(shí)相對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號(hào)碼明及授權(quán)委托書(shū)（如為授權(quán)簽署）；合同條款不得違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定，如“霸王條款”“非法目的條款”等，法務(wù)部門需嚴(yán)格審核；涉及行政審批的項(xiàng)目（如特種設(shè)備生產(chǎn)、特殊行業(yè)經(jīng)營(yíng)），合同生效前需保證完成相關(guān)審批手續(xù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)金額較大或風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，需引入第三方評(píng)估（如盡職調(diào)查、審計(jì)），降低履約風(fēng)險(xiǎn)；違約責(zé)任條款需明確具體（如違約金計(jì)算方式、賠償范圍），避免模糊表述導(dǎo)致?tīng)?zhēng)議；保密條款需明保證密范圍、期限及違約責(zé)任，特別是涉及商業(yè)秘密的合同。（三）溝通協(xié)作機(jī)制業(yè)務(wù)部門需主動(dòng)向法務(wù)、財(cái)務(wù)部門提供合同背景及需求，保證審核部門充分理解合作意圖；履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門匯報(bào)，不得擅自處理；合同變