OTB計(jì)劃一一大型連鎖零售企業(yè)的管理利器

隨著國內(nèi)連鎖零售店的不斷發(fā)展，企、也關(guān)于門店的F1常經(jīng)營和采購管理的要求程度是越來越

高。隨著新的商品的斷更替，連鎖零售企業(yè)需要接連不斷的訂貨，采購，收貨，存儲，配送

等。為了便于門店控制進(jìn)貨、銷貨與存貨的管理，連鎖企業(yè)已經(jīng)都在采用計(jì)算機(jī)來輔助管理,

如實(shí)的匯總統(tǒng)計(jì)實(shí)時的銷售數(shù)據(jù)，這種系統(tǒng)我們常稱之為POS系統(tǒng)，英文全稱是pointof

sales,中文譯名為銷售信息管理系統(tǒng)。它是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，采用電子收款機(jī)，具有實(shí)現(xiàn)

收款、商品數(shù)據(jù)采集的商品管理系統(tǒng)。

通暢情況下，零售企業(yè)的管理者可以通過超市門店前臺的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)時數(shù)據(jù)，隨時了

解各大中小類商品，甚至每一種單品的銷售情形，隨時確保安全存量，不會錯失商機(jī)；另一

方面也可以看出哪些東西暢銷，哪些東西滯銷，以便做出最正確的商品調(diào)整，更詳細(xì)的可以

知道同一種商品到底什么尺寸、什么顏色賣得比較好，都一目了然。對于大型零售業(yè)者而言，

POS系統(tǒng)已經(jīng)成為了不可或缺的得力助手了。

在最初的國內(nèi)的超市，商品的條碼率不足60%,大部分商品都需要門店二次貼店內(nèi)條

碼進(jìn)行銷售，而現(xiàn)在超市的商品條形碼化水平已經(jīng)大大提高，但是我們會發(fā)現(xiàn)，僅僅有效的

使用POS所得到的銷售資料是不夠的，還要配合另一個系統(tǒng)，叫做OTB系統(tǒng)，所謂OTB,

原文是指Open-to-Buy,中文譯為采購的限額或者采購計(jì)劃系統(tǒng)，其定義是在給定時期（國

外通是?個月）內(nèi)計(jì)劃采購額與采購員承諾購買款項(xiàng)之間的差額，它代表采購員留待當(dāng)月購

買的數(shù)量，并且隨每次購買的數(shù)量的上升而下降。如果要想要適度規(guī)劃采購金額，連鎖零售

企業(yè)在面對商品的采購過程時就只好用猜了，換言之，OTB可以根據(jù)預(yù)估營業(yè)額和資金以

及商品的周轉(zhuǎn)率，幫助任何規(guī)模的零售業(yè)者預(yù)測未來12個月中，每項(xiàng)商品的每月采購計(jì)劃。

透過OTB業(yè)者可以輕易得到最重要的管理信息，適時掌握所有商品的正確庫存數(shù)量，避免

因?yàn)閹齑孢^大，周轉(zhuǎn)率太低而造成損失。

圖表1除去采購的混亂!

OTB計(jì)劃的好處是將日常的采購計(jì)劃變得更加有章可循，排除了采購下達(dá)訂單的盲目

和混亂，剔除了采購數(shù)量過大過多的現(xiàn)象，有效的減少門店的降價(jià)行為，進(jìn)一步保障了連鎖

零售企業(yè)的盈利水平，使零售企業(yè)獲得更多的利益。

如此說來到底應(yīng)該采用P0S還是0TB呢？根據(jù)專家的建議是，如果想把管理工作做

好,不妨同時使用P0S與0TB,透過P0S的數(shù)據(jù)可以充實(shí)0TB,進(jìn)而嚴(yán)密控制進(jìn)出貨，

提高貨品與現(xiàn)金的流通速度。

圖表2停止采購過量或價(jià)值過高!

0TB計(jì)劃的制定

那么，我們應(yīng)當(dāng)怎么制定自己的0TB計(jì)劃呢？

首先，企業(yè)要做好自己企業(yè)的商品需求的預(yù)測和預(yù)算，這個主要是對于采購和門店的金

額的控制。整個0TB計(jì)劃的核心其實(shí)就是對于金額的控制。如何使企業(yè)的采購成本有效，

高效。而對于采購金額的控制就意味著要計(jì)劃和監(jiān)控整個零售企業(yè)的存貨的投資。這一點(diǎn)在

目前的有些省份的大型連鎖企業(yè)已經(jīng)在進(jìn)行計(jì)劃使用，因?yàn)橐粋€成熟的連鎖零售企業(yè)的采購

系統(tǒng)將會逐步擺脫商品的代銷制度，逐步延邊為商品的帳期采購模式。這樣的方式不僅有利

于零售企業(yè)對于自己的庫存的合理調(diào)配，更有利于供應(yīng)商的生產(chǎn)水平的提高。連鎖零售企業(yè)

在制定OTB計(jì)劃的步驟是這樣的(如圖3)：

在我們口常的連鎖零出管理中管理控制單位(controlunits)中可以分為常分為部門，

大類，中分類，小分類四個級別。設(shè)定控制單位將關(guān)系到自己將來采購管理的精細(xì)化程度，

例如：如果我們在日常管理中只是知道某一個部門的銷售額比去年同時期上升了20%,但

是不知道某些中分類或者小分類的情況的變化，那樣將對于我們的日常的品類管理會產(chǎn)生一

些麻煩，尤其是一些商品品種比較多的門店，分析銷售數(shù)據(jù)更是一個相對比較困難的事情。

但是我們也應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的門店和企業(yè)的自身實(shí)力來決定企業(yè)的控制單位。例如，一家連鎖

零售企業(yè)擁有100家門店，他的管理控制單位是到中分類，而自己的中分類共有100個，

那么它每個OTB的計(jì)劃周期將要處理100X100即10000張采購計(jì)劃，這個數(shù)據(jù)量對于一

般的連鎖零售企業(yè)是沒有辦法完成了，這也就形成了原本是為了管理方便，反而將自己的口

常管理困在了數(shù)據(jù)之中，豈不舍本求末了，所以這一個步驟將會影響到我們的OTB的工作

量。在美國，最廣泛的世界分類只是劃分到部門，但是根據(jù)目前的國內(nèi)連鎖零售行業(yè)的發(fā)展

情況和計(jì)算機(jī)軟件和硬件行業(yè)的發(fā)展，建議能管理到中分類，這樣就可以是企業(yè)的管理者評

價(jià)每一個中分類商品或者采購員業(yè)績情況。

設(shè)定建街」單位

AJ

A3

計(jì)劃薦費(fèi)7斤年

計(jì)劃才口應(yīng)頡

圖秉3制定(HBit劃的步驟

在明確了自己企業(yè)的管理控制單位之后，零色企業(yè)的工作是制定銷售預(yù)測(sales

forecasting)。銷售預(yù)測的管理范圍包括了整個連鎖零售企業(yè)，各個商品部門以及商品類別。

在任何商業(yè)財(cái)務(wù)計(jì)劃程序中最重要的步驟應(yīng)是精確的銷出預(yù)測，因其對后繼步驟的影響，對

未來銷售的錯誤估計(jì)會導(dǎo)致整個過程發(fā)生偏差。大型零售公司范圍和部門范圍的銷售額通暢

使用統(tǒng)計(jì)進(jìn)行預(yù)測，包括趨勢分析法，時間序列分析法，以及多元回歸分析法，而通暢的小

型零售企業(yè)很少采用這些技術(shù)，他們更多的依賴猜測估計(jì)，即基于經(jīng)驗(yàn)的推測。為了制定合

理準(zhǔn)確的OTB計(jì)劃，獲得更準(zhǔn)確的銷售估計(jì)值，有些企業(yè)會使用月銷售指數(shù)(monthlysales

index)，他的計(jì)算方式如下：

月銷售指數(shù)=本月的實(shí)際的銷售額/月平均銷售額X100

例如，某企業(yè)2000色度，5月銷售額為2500元，2000年全年銷售額為36000元，那

么平均的月銷售額為3000,5月的銷售指數(shù)為2500/3000X100=83,這就意味著5月份

的銷售指數(shù)為83,低于平均的月銷售額。

然后就可以根據(jù)次年的銷售計(jì)劃，用月平均計(jì)劃額乘以每月的銷售指數(shù)即為次年的銷售

計(jì)劃額。如：2001年年度銷售計(jì)劃為42000元，那么月平均計(jì)劃銷售額為3500元，2001

年度5月的銷售指數(shù)3500X0.83=2905元。

4.即零售商希望保持庫存與銷售額成一個特殊的比率。

月初計(jì)劃存貨水平（售價(jià)計(jì)算）=預(yù)計(jì)銷售額X預(yù)期庫存與銷售比率

下面我們的工作是公司預(yù)期零售的扣減額（retailreductions）。在我們?nèi)粘５墓芾砉?/p>

作中經(jīng)常會面對一些問題使期初存貨加采購額同銷售額加期末存貨之間存在一定的差額，這

個就是我們計(jì)劃中應(yīng)當(dāng)注意的扣項(xiàng)。這種計(jì)劃的扣減額包括了一些預(yù)期的折扣（因?yàn)榇黉N商

品的降價(jià)），其它折扣（對會員或者VIP的減價(jià)額）以及庫存的短缺（因?yàn)槭Ц`，損壞，

以及其它工作失誤造成的差異）。

計(jì)劃扣減額=（期初存貨+計(jì)劃采購額）一（計(jì)劃俏售額+期末存貨）

而這些正常的計(jì)劃扣減額的估算通常有以下的一些標(biāo)準(zhǔn)：1.以往計(jì)劃扣減額的經(jīng)驗(yàn)；2.

同類零售商的降價(jià)資料；3.公司政策的變化；4.商品從一個預(yù)算期到另一個預(yù)算期的結(jié)轉(zhuǎn)；

5.價(jià)格趨勢：6.庫存短缺趨勢。

在確定了以上的各項(xiàng)工作后，就可以進(jìn)入下一項(xiàng)工作，即計(jì)劃采購額，也就是0TB系

統(tǒng)的核心工作，它的計(jì)算方式如下：

計(jì)劃采購額（售價(jià)計(jì)算）=本期計(jì)劃采購額+本期計(jì)劃扣減額+計(jì)劃期末存貨一期初存

貨

圖褰5盈利更多?

采購限額的最大作用在于它能夠確保零售商在現(xiàn)有庫存與計(jì)劃銷售額之間保持一種確

定關(guān)系，從而避免采購過多和不足，另一方面還能使公司調(diào)整商品采購額以反映銷售降價(jià)等

的變化。從某些戰(zhàn)略角度看，零售商盡可能長的保留至少一個小額的采購限額是可取的。這

使公司能夠利用特殊交易，采購新推出的產(chǎn)品并補(bǔ)充已經(jīng)出售的商品，由于低估需求（過低

的銷售預(yù)測），乂是必須打破采購限額的限制。

當(dāng)然最終我們還是關(guān)注我們的OTB計(jì)劃的實(shí)際效果，零售企業(yè)最終關(guān)注的還是整個

0TB計(jì)劃的獲利能力，區(qū)而必須考慮預(yù)期的凈銷售額，零售營業(yè)費(fèi)用，利潤以及在給商品

定價(jià)時候的零售扣減額：

要求的初始加價(jià)率=（計(jì)劃的銷售費(fèi)用+計(jì)劃利潤+計(jì)劃扣減額）/（計(jì)劃凈銷售額+

計(jì)劃扣減額）

此時所得到的要求的初始加價(jià)率就是整個公司加價(jià)率的平均值，只要公司的平均加價(jià)得

以維持，個別商品根據(jù)需求和其它因素定價(jià)。

0TB使用的注意事項(xiàng)

在使用0TB計(jì)劃的時候，我們有很多注意事項(xiàng)：

其一，是什么使你總是處于“超計(jì)劃”的不良局面呢？

在日常工作中，零售企業(yè)的買手會發(fā)現(xiàn)自己的訂單乂在超0TB計(jì)劃了。那么我們應(yīng)當(dāng)

如何去投脫這種不良的局面呢？

產(chǎn)生“超計(jì)劃”的最常見的一些原因是：（1）和銷售計(jì)劃相比銷售額萎縮；（21采

購量超出計(jì)劃；（3）供應(yīng)商提前發(fā)貨?！俺?jì)劃”的狀況可以分為短期和長期兩種，短期

是指30天以內(nèi)就能夠解決的，長期是超出60天才能解決的問題。看?下類別商品計(jì)劃，

研究過去及現(xiàn)在的財(cái)政經(jīng)營狀況以及未來的預(yù)算，1,過去幾個月的銷售趨勢以及上一年的

銷售狀態(tài)如何？2,查看以下每月的定購和計(jì)劃的采購相對比3。如何評估以后類別計(jì)劃的

銷售？

改變局面的步驟，

1.以后的銷售計(jì)劃是否過于樂觀呢？

因?yàn)槎ㄙ徎谶@些預(yù)計(jì)，所以對未來的銷售預(yù)計(jì)應(yīng)該持有現(xiàn)實(shí)的態(tài)度，看一看今年和過

去三個月的銷售趨勢，調(diào)整計(jì)劃時候，將未來的計(jì)劃銷售額調(diào)整到保守的數(shù)額，更靠近你的

銷售趨勢，同時也應(yīng)在你的預(yù)計(jì)中包括未來月份可能采用的促銷手段，新商品推介，特別活

動和促銷。

2.商品是否采購過多，是否將未來采購的商品放在下個月采購？

每個人都難免遇到對新商品的銷售前景的預(yù)測過高而購買過量的情況，重要的害死要每

天總攬全局，避免發(fā)生大的庫存問題。如果庫存過大，抓住取消或者收回訂單的機(jī)會，并且

應(yīng)該根絕具體情況，和供應(yīng)商一起共同努力，次阿用退貨或者降價(jià)以刺激銷售或者減少庫存。

千萬不要停止基礎(chǔ)商品的正常補(bǔ)貨，我們保證每天向會員提供100%的庫存，即使再我們發(fā)

現(xiàn)自己庫存過大的時候這一點(diǎn)也不會改變。

3.不應(yīng)定制采購走俏的商品

超支的時候出現(xiàn)的最壞的情況就是停止采購走俏的商品，請記住這句商人們經(jīng)常說的

話，采購員應(yīng)通過采購來擺脫超支的困境，這就是說，采購員不能靠停止采購來提高銷售狀

態(tài)。如果你采購了一種走俏的商品，在同一個月內(nèi)全部件完，這樣也會增強(qiáng)對庫存的影響，

你1=1前的銷售趨勢會增長，庫存的周轉(zhuǎn)也會加快，這是一個至關(guān)重要的觀念，和你的部門經(jīng)

理一起研究這些決策，保持對銷售機(jī)遇的樂觀態(tài)度。

為什么不能達(dá)到庫存周轉(zhuǎn)目標(biāo)？

從會員店經(jīng)營的整體角度來看，庫存的周轉(zhuǎn)次數(shù)對于達(dá)到最好的投資I口I報(bào)水平相當(dāng)重

要，當(dāng)然月中的銷售狀態(tài)相對于計(jì)劃或者采購戰(zhàn)略的短期變動（正面或者反面）會影響庫存

的周轉(zhuǎn)，但是你應(yīng)該集中精力，通過策劃刺激銷售和降低平均庫存投機(jī)的計(jì)劃，努力真正的

提高庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)。

真正長期的提高庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)的步驟：

1.挖掘新商品業(yè)務(wù)，在更少的平均庫存投資上創(chuàng)造更多的銷售和毛利額。要做到這一

點(diǎn)應(yīng)當(dāng)時常關(guān)注自己的經(jīng)營，如果通過新產(chǎn)品或者業(yè)務(wù)刺激了銷售額的增長，你可以大大增

大庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)，留意尋找高效的批發(fā)分銷渠道，為我們提供在新市場提高銷售的機(jī)遇。

2.瞄準(zhǔn)庫存中小的周轉(zhuǎn)的增長，這些集中起來就減少了平均庫存影響庫存的流通沒有

捷徑，要注意每天每件商品的采購和流通，要和貨品不成小組密切合作和支持才可能成功，

制定除減少庫存的目標(biāo)，并列出實(shí)施目標(biāo)的計(jì)劃，以下幾方面應(yīng)注意。要根據(jù)會員的需求最

補(bǔ)貨而非每周固定進(jìn)貨的貨品。在某些店內(nèi)采取每周多次送貨的方法。減少棧板的貨品以適

應(yīng)銷出量比較小的店，對銷量大的門店采用增加定購次數(shù)的方法，大多數(shù)不好銷售的庫存都

是在銷量小的門店?？s短貨品從供應(yīng)商到店內(nèi)的時間，每天你都應(yīng)當(dāng)努力減少平均庫存，下

面是解釋縮短貨品商家周期和降低平均庫存的例子：

例如，某類別的商品的年周轉(zhuǎn)次數(shù)為：當(dāng)將商品的平均庫存降低10%,收轉(zhuǎn)次數(shù)就會

上升，并且可以增大此類商品的投資回報(bào)，且在低水平的庫存狀態(tài)下可以節(jié)省利息的支出，

殘損和附加的處理費(fèi)用。

銷售目標(biāo)平均庫存目標(biāo)周轉(zhuǎn)次數(shù)

6115281106025.53

611528995416.14

為什么保持經(jīng)營中的流通如此重要？

在每月的定購金額中留存一部分資金具有很高的實(shí)用性，根據(jù)不同類別的商品，總的說

來應(yīng)當(dāng)在可動用的定購金額中保留10%,在你的采購計(jì)劃中留存部分資金很重要，因?yàn)檫@

樣你才有更多余地的根據(jù)市場的變化進(jìn)行調(diào)整。

請參看下面的例子：

60%的采購金額用于補(bǔ)貨（基本商品）

30%的采購金額用于特殊的商品和貨架兩端的促銷

10%的采購金額備用。

方案一

所有的采購的商品已經(jīng)在店內(nèi)，但銷售卻跟不上計(jì)劃，五金市場由于缺少新產(chǎn)品推介而

徘徊不前。在采購計(jì)劃中留存10%,如果銷售跟不上計(jì)劃，可以發(fā)那個指庫存堆積并且較

容易控制庫存，而且有資金采購其它的俏售增長的類別商品。

方案二

銷售趨勢按照計(jì)劃進(jìn)展，這是有供應(yīng)商給你帶來了最走俏的商品，必須在30天以內(nèi)購

買，這將會有一個增長銷售的機(jī)會。在采購計(jì)劃中留存10%,你隨時有資金去采購這些特

殊的走俏商品，你可以對市場的動態(tài)快速相應(yīng)，追逐銷售要比取消訂單，降價(jià)或者將商品退

回給供應(yīng)商有利的多。流通在所有的類別中都起到不同程度的重要作用，在做工作計(jì)劃時候,

決定如何分配基本補(bǔ)充貨品，特殊購買，以及貨架兩端促銷的比例，如何在計(jì)劃中留存一定

的流動資金，業(yè)務(wù)的才作會更加靈活。

何時對商品計(jì)劃進(jìn)行修改？

商品計(jì)劃是?個有利的報(bào)告手段，當(dāng)市場條件或者趨勢有所變化，商品計(jì)劃也應(yīng)當(dāng)隨著

改變，最大程度的發(fā)揮銷售的機(jī)會，及時將庫存控制在最小。

要抓住這些時機(jī)的產(chǎn)生，并弄清楚對業(yè)務(wù)的影響，總的原則是當(dāng)這種趨勢超過三個月的

時候應(yīng)當(dāng)修改計(jì)劃，正如我們在前面討論的，銷售計(jì)劃一定要現(xiàn)實(shí)，這樣才能控制你的采購

計(jì)劃。

OTB財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃包括了銷售，庫存，周轉(zhuǎn)，投資回報(bào)，毛利潤，商品種類，每平米

銷售額等指標(biāo)的考核。

一份好的工作計(jì)劃能夠反映公司的銷售增長趨勢，反映新的銷售和庫存需求，反映每月

的貨品放置面積或者商品種類的變化。改善貨品托盤的板房和目前分俏的途徑以及減少平均

庫存。反映如何爭取價(jià)格優(yōu)勢。創(chuàng)造一些特殊的促銷和貨架的促銷方式。

商業(yè)計(jì)劃的調(diào)整步驟如下：

第一步，回顧當(dāng)月的業(yè)績，注意所有的數(shù)據(jù)如銷售，收貨和訂貨情況，記下報(bào)告首欄的

日期。

第二步，計(jì)劃當(dāng)月的總銷售情況，必要時候進(jìn)行適當(dāng)?shù)母?。商品?jì)劃的調(diào)整是在對銷

售業(yè)績進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，參照以下步驟：回顧年頭至今和前3個月的銷售趨勢，對制定

未來的經(jīng)營計(jì)劃有很大的幫助。你如何評價(jià)自己當(dāng)月至今的銷售狀況，和過去的三個月和年

頭至今的趨勢在這時將會起到至關(guān)重要的作用。隨著門店的銷售情況的變更，商品采敗計(jì)劃

也是需要隨之變更，其可以有一定時間段的信息滯后，但是最好不要影響到門店的銷售情況。

國表6制定OTB計(jì)劃的柘展圉

1帙部門分類

2.郃門內(nèi)分類

3,核價(jià)格域分類

4標(biāo)準(zhǔn)商品分類

1外部因素怙價(jià)

2.內(nèi)部因素怙價(jià)

3.季節(jié)性影響

1墓本座存法

2,百分比差異活

3.周供貨活

4.存捐比雙透

1陣價(jià)

2.折扣

3存貨短薇

計(jì)劃采雕密=計(jì)劃鑄售礪+計(jì)劃加膩腳+計(jì)劃月末庠存一月初定存

要求的初始加價(jià)率，（計(jì)劃零售費(fèi)用+計(jì)劃和羯+計(jì)劃扣球WO/（T

劃凈錯唐額+計(jì)劃和減輸）

附：商品OTB計(jì)劃的樣表

OTB的采購計(jì)劃系統(tǒng)的公式還可以簡單的寫為：

商品采購限額=計(jì)劃需求總量一可供銷售的商品總量

可供銷售的商品總量包括商品在途數(shù)量，實(shí)際庫存數(shù)量等各個因素，而與計(jì)劃需求總量

密切相關(guān)的包括計(jì)劃銷售額，計(jì)劃商品減價(jià)總額，預(yù)期n勺期末庫存

例如:

一采購買手在5月1口的商品期初庫存總量為$30,000,預(yù)計(jì)月底5月31口的商品期

木庫存數(shù)量控制在$34,000,本月的計(jì)劃銷售額為$26,000,本月的計(jì)劃商品減價(jià)損失為

$2,500。在5月1口的時候，采購買手還有價(jià)值$8,000的商品訂單已經(jīng)發(fā)出還沒有收貨，

預(yù)計(jì)商品加價(jià)率為45%,請計(jì)算出這個買手的OTB計(jì)劃采購計(jì)劃。

解答：

計(jì)劃需求總量

計(jì)劃銷售額$26,000

商品計(jì)劃減價(jià)損失2,500

商品計(jì)劃期末庫存數(shù)量34,000

$62,500

可供銷售的商品總量

實(shí)際期初庫存總量$30,000

商品訂單在途教里8,03

-38,000

0TB銷售額$24,500

0TB成本總量$24,500x（100%-45%）=$13,475

那么當(dāng)在一個商品OTB系統(tǒng)實(shí)施的過程中發(fā)生了變化應(yīng)當(dāng)怎么調(diào)整呢？

例如：當(dāng)在6月15日商品采購計(jì)劃發(fā)生了變化：

商品湫U需求總量：

現(xiàn)有庫存數(shù)量（6月15日）$36,000

計(jì)劃銷售頷（6月1日至30日）$26,000

實(shí)際的銷藪（6月1日至15日）$14,000

計(jì)劃減價(jià)損失（6月1日至30日）