檔案‘三合一’制度：規(guī)范全流程管理檔案“三合一”制度，核心是將檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表整合為一份統(tǒng)一制度，用于規(guī)范檔案形成、收集、整理、歸檔、鑒定、銷毀全流程，是機關檔案管理的基礎制度（依據(jù)檔函〔2022〕58號，2025年底前機關需全面實行）。以下從核心內涵、編制要點、執(zhí)行流程、保障措施等方面展開，提供可直接落地的制度模板與操作指南。一、核心內涵與作用核心模塊定義核心作用檔案分類方案明確檔案門類（文書、基建、會計等）、檔號結構及編制規(guī)則統(tǒng)一分類標準，確保檔案有序化、檢索高效化文件材料歸檔范圍界定應歸檔與不歸檔的文件材料邊界避免檔案缺失或冗余，保障資源完整檔案保管期限表按價值確定保管期限（永久/30年/10年，專業(yè)檔案從其規(guī)定）精準鑒定價值，優(yōu)化存儲資源，降低管理成本二、制度編制規(guī)范（核心要點）1.編制依據(jù)國家檔案局檔函〔2022〕58號、第8號令、第13號令等；GB/T11822、DA/T18等檔案行業(yè)標準；本單位職能、內設機構及業(yè)務流程。2.結構框架（通用模板）PlainText

[單位名稱]檔案“三合一”管理制度

第一章總則（目的、依據(jù)、適用范圍、原則）

第二章檔案分類方案（門類劃分、檔號規(guī)則）

第三章文件材料歸檔范圍（應歸檔/不歸檔清單）

第四章檔案保管期限表（按條款明確期限）

第五章編制與修訂流程（編制、審核、審批、備案）

第六章執(zhí)行與監(jiān)督（責任分工、檢查、追責）

第七章附則（解釋權、生效日期）3.分類方案編制要點門類劃分：覆蓋文書、基建、會計、人事、科研、聲像等全門類；檔號結構：采用“全宗號-門類代碼-年度-保管期限-件號”等層級，示例：ZJ-WS-2026-YJ-001（ZJ為全宗號，WS為文書，YJ為永久）；層級編碼：條款號分2-4層（如1、1.1、1.1.1），按業(yè)務流程或職能排序。4.歸檔范圍與保管期限表編制格式：采用“條款號+條款+保管期限”三欄式，示例如下：條款號條款內容保管期限1.1單位年度工作總結、計劃永久1.2部門月度例會紀要10年2.1基建項目立項批復、可研報告永久2.2基建項目監(jiān)理日志30年關鍵原則：一事一條款，明確文件來源、內容、形式；不歸檔范圍單獨列明（如草稿、重復文件、臨時性通知）；專業(yè)檔案（如會計、人事）按行業(yè)規(guī)定細化期限。三、執(zhí)行流程（從編制到落地）組建編制小組：由檔案部門牽頭，聯(lián)合辦公室、業(yè)務部門、財務部門等，明確分工與時間表。調研梳理：梳理單位職能、業(yè)務流程、歷史檔案分類現(xiàn)狀；收集近3年文件清單，區(qū)分應歸檔/不歸檔材料；對標同行業(yè)標桿單位，借鑒成熟經驗。起草制度：按上述框架編寫，確保條款可操作、無歧義。審核審批：內部審核：業(yè)務部門、法律顧問、財務部門會審；外部備案：報同級檔案主管部門審查通過后發(fā)布實施。培訓與執(zhí)行：開展全員培訓，重點講解歸檔范圍、期限判定、檔號填寫；檔案部門建立臺賬，跟蹤執(zhí)行情況，每季度抽查歸檔質量。修訂與維護：每年評估制度適用性，遇機構調整、業(yè)務變化時及時修訂，重新備案。四、常見問題與防范措施常見問題防范措施分類交叉、檔號混亂統(tǒng)一門類代碼，編制《檔號編制手冊》，組織專項培訓歸檔范圍模糊細化條款，明確“不歸檔清單”，附典型案例說明期限判定錯誤對照8號令及專業(yè)標準，重大檔案組織專家會審執(zhí)行不到位將歸檔工作納入部門績效考核，檔案部門定期督查五、制度模板（精簡版）PlainText

[單位名稱]檔案“三合一”管理制度

第一章總則

第一條為規(guī)范檔案管理，依據(jù)檔函〔2022〕58號等文件，制定本制度。

第二條本制度適用于本單位及下屬機構所有檔案的形成、收集、整理、歸檔、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。

第三條遵循“統(tǒng)一標準、分類科學、應歸盡歸、期限精準”原則。

第二章檔案分類方案

第四條檔案門類：文書（WS）、基建（JJ）、會計（KJ）、人事（RS）、聲像（SX）等。

第五條檔號規(guī)則：全宗號-門類代碼-年度-保管期限（YJ/J30/J10）-件號。

第三章歸檔范圍

第六條應歸檔材料：

1.單位決策、規(guī)劃、總結等綜合性文件；

2.業(yè)務合同、項目報告、審批文件等；

3.財務報表、審計報告、會計憑證等；

4.人事任免、考核、培訓等材料。

第七條不歸檔材料：

1.非正式草稿、重復文件；

2.與本單位無關的抄送文件；

3.臨時性事務通知。

第四章保管期限表（節(jié)選）

|條款號|條款|保管期限|

|----|----|----|

|1.0|綜合性文件|-|

|1.1|單位年度工作報告、發(fā)展規(guī)劃|永久|

|1.2|部門季度總結、計劃|10年|

|2.0|業(yè)務合同|-|

|2.1|重大合同（金額≥500萬）|永久|

|2.2|一般合同|30年|

第五章附則

第八條本制度由檔案部門負責解釋，自發(fā)布之日起施行。

發(fā)布單位：[單位名稱]

發(fā)布日期：XXXX年XX月XX日六、數(shù)字化適配建議系統(tǒng)對接：將“三合一”規(guī)則嵌入OA或檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件形成時自動判定歸檔范圍、分類及期限；電子檔號生成：系統(tǒng)按規(guī)則自動分配檔號，避免人工錯誤；到期提醒