文檔編寫與審核標準化流程手冊一、前言與適用范圍本手冊旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各類文檔的編寫與審核流程，保證文檔內(nèi)容準確、格式統(tǒng)一、流程合規(guī)，提高文檔管理效率，降低溝通成本，為制度執(zhí)行、項目推進、知識沉淀提供標準化支撐。適用場景：企業(yè)內(nèi)部管理制度、流程規(guī)范類文檔（如《部門績效考核管理辦法》《生產(chǎn)安全操作規(guī)程》）；項目相關文檔（如《項目可行性研究報告》《項目驗收報告》）；產(chǎn)品/技術(shù)文檔（如《產(chǎn)品用戶手冊》《系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)說明書》）；培訓、匯報類文檔（如《年度培訓計劃》《部門季度工作總結(jié)》）。二、文檔編寫與審核全流程操作說明（一）編寫準備階段：明確需求與資源需求調(diào)研與目標確認編寫人與需求方（如業(yè)務部門、項目組、管理層）充分溝通，明確文檔的核心目標（如“規(guī)范采購流程”“指導新員工操作”）、受眾（如管理層、一線員工、外部客戶）、核心內(nèi)容及交付時間。輸出《文檔需求確認單》（可附在《文檔編寫計劃表》中），經(jīng)需求方簽字確認后作為編寫依據(jù)。模板與規(guī)范選用根據(jù)文檔類型，優(yōu)先選用公司標準化模板（如《管理制度模板》《技術(shù)報告模板》），模板可通過公司內(nèi)部知識庫或行政部獲取。確認文檔格式規(guī)范：字體（標題二號黑體、小四宋體）、行距（1.5倍）、頁邊距（上下2.54cm、左右3.17cm）、頁眉頁腳（含公司LOGO、文檔名稱、頁碼）、圖表編號規(guī)則（如圖1-1、表2-1）等。資源與資料準備收集編寫所需資料：政策法規(guī)、歷史文檔、數(shù)據(jù)報表、業(yè)務流程圖、技術(shù)參數(shù)等，保證資料來源可靠、數(shù)據(jù)準確。準備編寫工具：Word/WPS等文字處理軟件、Visio/PPT等流程圖繪制工具、PDF閱讀器（用于校對格式）。（二）文檔編寫階段：內(nèi)容撰寫與自檢結(jié)構(gòu)化內(nèi)容撰寫按模板框架組織內(nèi)容，通常包括：封面（文檔名稱、編號、版本號、編寫部門、編寫人、日期）、目錄、（分章節(jié)，邏輯遞進）、附件（支撐材料）、修訂記錄（可選）。撰寫要求：邏輯清晰：章節(jié)標題明確，內(nèi)容層層遞進，避免重復或矛盾；語言簡練：使用書面語，避免口語化、歧義表述，專業(yè)術(shù)語首次出現(xiàn)需標注解釋；數(shù)據(jù)準確：引用數(shù)據(jù)需注明來源（如“根據(jù)2023年Q3銷售數(shù)據(jù)”），圖表需與文字描述一致。初稿自檢與優(yōu)化編寫人完成初稿后，需進行自檢，重點檢查：內(nèi)容完整性：是否覆蓋需求確認的核心內(nèi)容，無遺漏章節(jié)；格式規(guī)范性：是否符合模板要求，字體、行距、頁碼等是否統(tǒng)一；文字準確性：錯別字、標點符號、語法錯誤，專業(yè)術(shù)語使用是否規(guī)范；邏輯合理性：章節(jié)之間銜接是否順暢，結(jié)論是否基于數(shù)據(jù)或事實。自檢通過后，填寫《文檔編寫計劃表》“自檢完成情況”欄，方可進入審核環(huán)節(jié)。（三）初審階段：部門級審核與意見反饋提交初審材料編寫人將《文檔編寫計劃表》（含需求確認單）、初稿電子版及紙質(zhì)版（如需）提交至部門負責人或指定初審人（如部門主管、業(yè)務專家）。初審執(zhí)行與反饋初審人需在收到文檔后3個工作日內(nèi)完成審核，重點審核：內(nèi)容符合性：是否滿足需求方提出的目標與要求；業(yè)務合理性：是否符合公司業(yè)務實際，是否存在流程沖突或可操作性風險；基礎格式：封面、目錄、頁眉頁腳等基礎格式是否規(guī)范。初審通過：填寫《文檔內(nèi)容審核表》“審核意見”欄，簽字確認后返回編寫人；初審不通過：明確標注修改意見（如“3.2章節(jié)需補充風險評估流程”“圖表編號需重新排序”），編寫人需在1個工作日內(nèi)修訂并重新提交。（四）復審階段：跨部門/專業(yè)級審核提交復審材料初審通過后，編寫人將修訂稿、《文檔內(nèi)容審核表》（初審意見及修訂情況）提交至復審人（如跨部門協(xié)作部門負責人、技術(shù)專家、法務專員等，根據(jù)文檔類型確定）。復審執(zhí)行與反饋復審人需在收到文檔后2個工作日內(nèi)完成審核，重點審核：內(nèi)容準確性：數(shù)據(jù)、技術(shù)參數(shù)、政策引用等是否準確無誤；專業(yè)性：專業(yè)術(shù)語使用是否規(guī)范，技術(shù)方案/業(yè)務邏輯是否合理；協(xié)調(diào)性：與公司現(xiàn)有制度、流程是否沖突，跨部門職責是否清晰。復審通過：在《文檔內(nèi)容審核表》簽字確認；復審不通過：編寫人需根據(jù)意見修訂，若存在較大爭議，需組織編寫人、初審人、復審人三方溝通協(xié)調(diào)，達成一致后修訂。（五）終審階段：管理層/決策級確認提交終審材料復審通過后，編寫人將最終稿、《文檔內(nèi)容審核表》（含初審、復審意見）提交至終審人（如公司分管領導、總經(jīng)理、質(zhì)量管理部門負責人等）。終審執(zhí)行與發(fā)布終審人需在收到文檔后1個工作日內(nèi)完成審核，重點審核：合規(guī)性：是否符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司戰(zhàn)略要求；決策支撐性：管理制度類文檔是否明確權(quán)責、可落地執(zhí)行，報告類文檔結(jié)論是否客觀、有數(shù)據(jù)支撐；整體質(zhì)量：文檔是否達到發(fā)布標準，是否存在重大疏漏。終審通過：終審人在《文檔內(nèi)容審核表》簽字確認，文檔定稿；終審不通過：編寫人需根據(jù)意見進行重大修訂，必要時重新啟動審核流程。（六）發(fā)布與歸檔階段：標準化管理文檔發(fā)布終審通過后，由行政部或指定部門（如檔案室）統(tǒng)一編號（如“-GL-2023-001”），排版定稿，發(fā)布至公司內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、知識庫），并通過郵件/公告通知相關部門。涉及外部發(fā)布的文檔（如產(chǎn)品手冊），需經(jīng)終審人批準后，按對外發(fā)布流程執(zhí)行。文檔歸檔歸檔內(nèi)容：最終版文檔（電子版+紙質(zhì)版，如需）、《文檔編寫計劃表》《文檔內(nèi)容審核表》《文檔修訂記錄表》（如有修訂）。歸檔要求：電子檔存入公司指定服務器文件夾（按“文檔類型-年份-部門”分類），紙質(zhì)檔交至檔案室統(tǒng)一保管，歸檔期限按公司《檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。三、標準化模板表格表1：文檔編寫計劃表文檔編號文檔名稱文檔類型（制度/報告/說明等）編寫部門/項目組編寫人計劃完成時間-GL-2023-001員工考勤管理制度制度人力資源部*某某2023-10-15需求方主要編寫內(nèi)容概述備注行政部明確考勤打卡、請假、加班流程及違規(guī)處理需結(jié)合最新勞動法修訂表2：文檔內(nèi)容審核表審核階段初審□復審□終審□審核文檔名稱文檔編號審核人*某某（部門主管）審核日期2023-10-16審核意見內(nèi)容3.5章節(jié)“加班申請流程”需補充緊急加班的審批權(quán)限格式圖3-1未添加標題，需補充“圖3-1考勤打卡流程圖”其他無審核結(jié)論□通過□修改后通過□不通過（需說明原因）審核人簽字__________編寫人簽字__________修訂完成情況已補充加班審批權(quán)限及圖表標題，2023-10-17修訂完成表3：文檔修訂記錄表修訂次數(shù)修訂日期修訂人修訂內(nèi)容摘要（具體到章節(jié)條款）修訂原因版本號12023-10-16*某某3.5章節(jié)補充“緊急加班需部門經(jīng)理+分管領導雙審批”審核意見修改V1.122023-10-18*某某4.2章節(jié)“曠工處理”調(diào)整為“連續(xù)3日曠工視為嚴重違紀”結(jié)合法務部最新意見V1.2四、關鍵注意事項與風險提示（一）格式規(guī)范不可忽視嚴格遵循公司《文檔格式標準》，避免字體、字號、行距等格式不統(tǒng)一影響文檔專業(yè)性；圖表需清晰可辨（分辨率不低于300dpi），編號與標題置于圖表下方，表格采用三線表格式。（二）時間節(jié)點需嚴格把控編寫人需在計劃時間內(nèi)完成各階段工作，確有特殊情況需延期，需提前2個工作日提交書面申請，說明原因及新完成時間；審核人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核，避免因?qū)徍藴笥绊懳臋n發(fā)布進度，緊急文檔需標注“加急”并同步提醒審核人。（三）溝通協(xié)作貫穿始終編寫人與審核人需保持主動溝通，對審核意見存在異議時，應通過會議或書面方式說明理由，避免“只修改不溝通”；跨部門文檔需提前征求相關部門意見，避免因職責不清導致執(zhí)行爭議。（四）保密與版本管理涉及公司機密（如財務數(shù)據(jù)、核心技術(shù)、未公開戰(zhàn)略）的文檔，需在封面標注“內(nèi)部機密”，僅限相關人員傳閱，嚴禁通過普通郵箱傳輸；文檔修訂后需及時更新版本號（如V1.0→V1.1），舊版本自動失效，歸檔時需保留所有修訂記錄，保證文檔可追溯。（五）常見錯誤規(guī)