PAGE采購(gòu)合同規(guī)范及內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購(gòu)合同的管理流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，確保公司采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司利益。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等全過(guò)程管理，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等各類(lèi)采購(gòu)業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)合同的簽訂與履行必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵循公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保采購(gòu)活動(dòng)在公司既定的流程框架內(nèi)進(jìn)行。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：對(duì)采購(gòu)合同履行過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識(shí)別、評(píng)估和控制，提前制定應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。4.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。二、采購(gòu)合同簽訂流程規(guī)范（一）采購(gòu)需求提出1.使用部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單詳細(xì)注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)申請(qǐng)單需經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性以及與預(yù)算的匹配性等，確保采購(gòu)申請(qǐng)符合公司業(yè)務(wù)實(shí)際需求。（二）采購(gòu)部門(mén)詢價(jià)與供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)系等，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。2.向至少三家符合要求的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函詢價(jià)函應(yīng)明確采購(gòu)物品或服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等關(guān)鍵信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。3.對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析比較綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、信譽(yù)、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。必要時(shí)，可組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)能力、管理水平、質(zhì)量控制體系等。（三）采購(gòu)合同起草與審核1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)與供應(yīng)商協(xié)商確定的條款，起草采購(gòu)合同合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于雙方當(dāng)事人的名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式，采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式，違約責(zé)任，爭(zhēng)議解決方式等條款。2.合同初稿完成后，提交至法務(wù)部門(mén)審核法務(wù)部門(mén)從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，重點(diǎn)關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、完整性以及風(fēng)險(xiǎn)防范條款的設(shè)置。對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通并提出修改意見(jiàn)。3.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)法務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，對(duì)合同進(jìn)行修改完善確保合同條款符合法律法規(guī)要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。修訂后的合同再次提交法務(wù)部門(mén)審核，直至審核通過(guò)。（四）采購(gòu)合同審批與簽訂1.審核通過(guò)的采購(gòu)合同提交至公司管理層審批審批流程根據(jù)合同金額大小和重要性設(shè)定不同的審批層級(jí)，如合同金額較小的，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；合同金額較大或涉及重要業(yè)務(wù)的，需經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批。2.經(jīng)審批同意后，采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同簽訂合同前，雙方應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同條款，確保合同內(nèi)容與雙方協(xié)商一致。合同需加蓋雙方單位公章或合同專(zhuān)用章，并由雙方授權(quán)代表簽字確認(rèn)。三、采購(gòu)合同履行管理（一）供應(yīng)商交貨管理1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定，提前向供應(yīng)商發(fā)送交貨通知明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、貨物規(guī)格及數(shù)量等要求，提醒供應(yīng)商按時(shí)履行交貨義務(wù)。2.供應(yīng)商交貨時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行驗(yàn)收驗(yàn)收人員依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量要求等對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收合格的，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，及時(shí)通知供應(yīng)商，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）采購(gòu)付款管理1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，審核付款申請(qǐng)付款申請(qǐng)應(yīng)附采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.審核通過(guò)后，按照公司資金審批流程進(jìn)行付款對(duì)于貨到付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)，在驗(yàn)收合格后及時(shí)付款；對(duì)于分期付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照合同約定的付款比例和時(shí)間進(jìn)行支付，避免逾期付款給公司帶來(lái)不必要的風(fēng)險(xiǎn)。（三）合同執(zhí)行跟蹤與協(xié)調(diào)1.采購(gòu)部門(mén)建立采購(gòu)合同執(zhí)行臺(tái)賬詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、執(zhí)行進(jìn)度、交貨情況、付款情況等信息，實(shí)時(shí)跟蹤合同執(zhí)行狀態(tài)。2.在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)爭(zhēng)議或問(wèn)題采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，尋求解決方案。如協(xié)商不成，可依據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，通過(guò)仲裁或訴訟等途徑維護(hù)公司合法權(quán)益。同時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)反饋合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的工作，確保合同順利履行。四、采購(gòu)合同變更與終止管理（一）采購(gòu)合同變更1.在合同履行過(guò)程中，如因不可抗力、市場(chǎng)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原采購(gòu)合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.采購(gòu)合同變更需按照原合同審批流程進(jìn)行審批確保變更事項(xiàng)符合公司利益和相關(guān)規(guī)定，避免隨意變更合同給公司帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。（二）采購(gòu)合同終止1.采購(gòu)合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)終止采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)，清理合同執(zhí)行過(guò)程中的各項(xiàng)文件資料，并歸檔保存。2.在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)以下情形之一可提前終止合同：雙方協(xié)商一致同意終止合同；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同；因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行。3.采購(gòu)合同終止需簽訂書(shū)面終止協(xié)議明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，以及合同終止后的后續(xù)處理事項(xiàng)，如貨物返還、款項(xiàng)結(jié)算、違約責(zé)任承擔(dān)等。終止協(xié)議簽訂后，按照公司規(guī)定進(jìn)行相關(guān)資產(chǎn)清理和賬務(wù)處理。五、采購(gòu)合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)收集合同相關(guān)資料包括合同文本、審批文件、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、變更協(xié)議、終止協(xié)議等，并按照時(shí)間順序和類(lèi)別進(jìn)行整理。2.整理后的合同檔案應(yīng)編制目錄注明每份文件的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、存放位置等信息，便于查找和查閱。（二）檔案保管與借閱1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同檔案室配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全存放。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失或泄密。2.嚴(yán)格檔案借閱制度因工作需要借閱合同檔案的，需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱時(shí)間、借閱范圍等信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自復(fù)印、涂改、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案銷(xiāo)毀1.采購(gòu)合同檔案保存期限按照公司規(guī)定執(zhí)行保存期滿后，檔案管理人員應(yīng)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀合同檔案時(shí)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀，防止檔案信息泄露。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。六、內(nèi)部控制與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)合同管理情況進(jìn)行審計(jì)審查采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合公司制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和潛在風(fēng)險(xiǎn)。2.審計(jì)人員通過(guò)查閱合同檔案、訪談相關(guān)人員、實(shí)地考察等方式獲取審計(jì)證據(jù)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保采購(gòu)合同管理規(guī)范有效。（二）績(jī)效考核與獎(jiǎng)懲1.建立采購(gòu)合同管理績(jī)效考核制度對(duì)采購(gòu)部門(mén)及相關(guān)人員在采購(gòu)合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核指標(biāo)包括合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，合同履行的效率和質(zhì)量，風(fēng)險(xiǎn)防控措施的執(zhí)行情況等。2.根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，