PAGE建立采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強公司采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，提高采購效率，確保公司采購活動合法合規(guī)、透明公正、經(jīng)濟(jì)有效，特制定本采購內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋采購業(yè)務(wù)的全過程，包括采購計劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、驗收付款等各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)全過程控制。3.制衡性原則：在采購業(yè)務(wù)流程中，合理設(shè)置各環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限，形成相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制，防止權(quán)力濫用和舞弊行為。4.適應(yīng)性原則：根據(jù)公司實際情況和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，不斷完善和優(yōu)化采購內(nèi)控制度，確保制度與公司發(fā)展相適應(yīng)。5.成本效益原則：在保證采購質(zhì)量和滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。二、采購業(yè)務(wù)流程（一）采購計劃制定1.需求部門提出申請各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請單，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等信息，并提交至采購部門。2.采購部門審核采購部門收到采購申請單后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核要點包括：申請內(nèi)容是否符合公司業(yè)務(wù)需求、預(yù)算是否合理、需求時間是否緊急等。對于不符合要求的申請，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)信息。3.采購計劃編制采購部門根據(jù)審核通過的采購申請單，結(jié)合公司庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商信息收集采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。收集的信息應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商篩選與評估采購部門對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行篩選，初步確定潛在供應(yīng)商名單。然后，采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、財務(wù)狀況、信譽情況等方面。根據(jù)評估結(jié)果，采購部門建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。3.供應(yīng)商選擇采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對于重要物資或大額采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商；對于一般物資或小額采購項目，可以采用詢價、直接采購等方式選擇供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.供應(yīng)商日常管理采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門可以給予一定的獎勵；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其改進(jìn)；對于嚴(yán)重違反合同約定的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時終止合作關(guān)系。（三）采購合同簽訂1.合同起草與審核采購部門根據(jù)與供應(yīng)商協(xié)商確定的采購內(nèi)容和條款，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同起草完成后，應(yīng)提交至公司法律部門或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核。審核要點包括：合同條款是否符合法律法規(guī)要求、是否明確雙方權(quán)利義務(wù)、是否存在潛在風(fēng)險等。2.合同簽訂與蓋章采購合同審核通過后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂應(yīng)遵循公司合同管理規(guī)定，由授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、需求部門等，以便各部門按照合同約定履行職責(zé)。（四）采購執(zhí)行1.訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.到貨驗收采購物品或服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。到貨后，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物品進(jìn)行檢驗，出具檢驗報告。需求部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要對采購物品進(jìn)行驗收，確認(rèn)是否符合要求。驗收合格的采購物品或服務(wù)，應(yīng)辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的采購物品或服務(wù)，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施。3.付款管理采購部門應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。付款前，采購部門應(yīng)收集相關(guān)憑證，如發(fā)票、驗收報告、入庫單等，并提交至財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門審核通過后，按照公司資金管理規(guī)定辦理付款業(yè)務(wù)。對于預(yù)付款項，采購部門應(yīng)加強跟蹤管理，確保供應(yīng)商按時履行合同義務(wù)。三、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險識別，識別的風(fēng)險包括但不限于：采購計劃不合理導(dǎo)致物資積壓或短缺、供應(yīng)商選擇不當(dāng)導(dǎo)致采購質(zhì)量不達(dá)標(biāo)或供應(yīng)中斷、采購合同簽訂不規(guī)范導(dǎo)致法律糾紛、采購執(zhí)行過程中出現(xiàn)違規(guī)操作或舞弊行為、付款管理不善導(dǎo)致資金損失等。2.風(fēng)險評估采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對采購業(yè)務(wù)風(fēng)險進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度等方面。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，采購部門確定風(fēng)險等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避對于風(fēng)險發(fā)生可能性高、影響程度大的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施。例如，對于存在重大質(zhì)量問題或信譽不佳的供應(yīng)商，應(yīng)終止合作關(guān)系，避免采購風(fēng)險。2.風(fēng)險降低對于風(fēng)險發(fā)生可能性較高、影響程度較大的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險降低措施。例如，通過加強供應(yīng)商管理、完善采購合同條款、加強采購執(zhí)行過程監(jiān)控等方式，降低采購風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移對于風(fēng)險發(fā)生可能性較低但影響程度較大的風(fēng)險，可以采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施。例如，通過購買保險等方式，將采購風(fēng)險轉(zhuǎn)移給保險公司。4.風(fēng)險接受對于風(fēng)險發(fā)生可能性低、影響程度小的風(fēng)險，可以采取風(fēng)險接受措施。例如，對于一些小額采購項目中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，采購部門可以通過加強內(nèi)部管理等方式進(jìn)行控制，無需采取額外的風(fēng)險應(yīng)對措施。四、采購內(nèi)部控制監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，審查采購業(yè)務(wù)流程是否合規(guī)、采購內(nèi)控制度是否有效執(zhí)行、采購風(fēng)險管理是否到位等方面。內(nèi)部審計部門應(yīng)出具審計報告，針對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）日常監(jiān)督檢查采購部門應(yīng)建立健全采購業(yè)務(wù)日常監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行自查自糾。檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購合同簽訂與執(zhí)行情況、采購執(zhí)行情況、付款管理情況等方面。采購部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)和解決采購業(yè)務(wù)中存在的問題，不斷完善采購內(nèi)控制度。（三）績效考核與評價公司應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)績效考核與評價機(jī)制，對采購部門和相關(guān)人員的采購工作進(jìn)行考核評價。考核評價內(nèi)容包括采購計劃完成率、采購質(zhì)量合格率、采購成本控制情況、供應(yīng)商滿意度等方面。根據(jù)績效考核與評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購部門和相