PAGE學(xué)校采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效益，保障學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位涉及的各類采購活動(dòng)，包括但不限于教學(xué)設(shè)備、辦公用品、基建工程、服務(wù)外包等采購項(xiàng)目。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)，符合相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對所有供應(yīng)商一視同仁，不得偏袒任何一方。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地公開，接受學(xué)校內(nèi)部和社會(huì)的監(jiān)督，確保采購過程透明。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。5.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：識別、評估和應(yīng)對采購過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)，建立有效的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，確保采購活動(dòng)安全可靠。（四）職責(zé)分工1.采購決策機(jī)構(gòu)：學(xué)校成立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策，審定采購計(jì)劃、采購預(yù)算、采購方式等重要事項(xiàng)。2.采購執(zhí)行部門：學(xué)校設(shè)立專門的采購部門或指定相關(guān)部門負(fù)責(zé)采購活動(dòng)的具體實(shí)施，包括采購需求調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等工作。3.采購監(jiān)督部門：學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門或內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對采購活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購行為的公正性、采購結(jié)果的合理性等，對違規(guī)行為進(jìn)行查處。4.使用部門：各使用部門負(fù)責(zé)提出采購需求，參與采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、性能等進(jìn)行評價(jià)，并反饋使用過程中的問題和建議。二、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門會(huì)同各使用部門，根據(jù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)科研需求、年度工作計(jì)劃等，結(jié)合上一年度采購實(shí)際情況，編制年度采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、資金來源等內(nèi)容，并按照學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算編制要求進(jìn)行細(xì)化和分類。3.采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮市場價(jià)格波動(dòng)因素，合理確定預(yù)算金額，確保預(yù)算的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）預(yù)算審批1.采購預(yù)算編制完成后，由采購部門提交學(xué)校采購領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審批。2.采購領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)根據(jù)學(xué)校財(cái)力狀況、事業(yè)發(fā)展需求等因素，對采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算符合學(xué)校整體規(guī)劃和財(cái)務(wù)承受能力。3.經(jīng)審批后的采購預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照學(xué)校預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行申報(bào)和審批。（三）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織實(shí)施采購活動(dòng)，嚴(yán)格控制采購支出，確保預(yù)算執(zhí)行的嚴(yán)肅性。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購資金的使用情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行過程中的問題。3.采購部門應(yīng)定期向?qū)W校采購領(lǐng)導(dǎo)小組和財(cái)務(wù)部門報(bào)告采購預(yù)算執(zhí)行情況，包括采購項(xiàng)目進(jìn)展、資金支付情況、預(yù)算執(zhí)行偏差等，以便及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。三、采購需求管理（一）需求提出1.各使用部門根據(jù)本部門工作需要，結(jié)合學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和教學(xué)科研任務(wù)，提出采購需求。2.采購需求應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)要求等內(nèi)容，確保需求清晰、準(zhǔn)確、完整。3.使用部門在提出采購需求時(shí)，應(yīng)充分考慮采購項(xiàng)目的適用性、經(jīng)濟(jì)性和前瞻性，避免盲目采購和重復(fù)采購。（二）需求審核1.采購部門收到使用部門提交的采購需求后，應(yīng)會(huì)同相關(guān)技術(shù)部門或?qū)＜覍π枨筮M(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、合規(guī)性、技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)適用性等方面，確保采購需求符合學(xué)校實(shí)際情況和相關(guān)要求。3.對于重大采購項(xiàng)目或技術(shù)復(fù)雜的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門或?qū)＜疫M(jìn)行論證，充分聽取各方意見，形成論證報(bào)告，作為采購決策的依據(jù)。（三）需求變更1.在采購項(xiàng)目實(shí)施過程中，如因特殊原因需要變更采購需求，使用部門應(yīng)提出書面申請，說明變更的原因、內(nèi)容和影響。2.采購部門收到需求變更申請后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審核，并報(bào)學(xué)校采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。3.需求變更批準(zhǔn)后，采購部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃、采購合同等相關(guān)文件，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。同時(shí)，應(yīng)評估需求變更對采購成本、采購進(jìn)度等方面的影響，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行應(yīng)對。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件和程序。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入條件應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面的要求，確保供應(yīng)商具備提供合格產(chǎn)品或服務(wù)的能力。3.采購部門應(yīng)通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式，從符合準(zhǔn)入條件的供應(yīng)商中選擇潛在供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商名錄。4.對于新的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或要求其提供相關(guān)證明材料，對其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力等進(jìn)行評估，確保其符合準(zhǔn)入條件。（二）供應(yīng)商評價(jià)與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等進(jìn)行評價(jià)和考核，建立供應(yīng)商評價(jià)檔案。2.評價(jià)內(nèi)容包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)響應(yīng)速度、客戶滿意度等方面，評價(jià)結(jié)果應(yīng)作為供應(yīng)商續(xù)用、淘汰的重要依據(jù)。3.采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商評價(jià)結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或淘汰處理。（三）供應(yīng)商關(guān)系管理1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商召開座談會(huì)，了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品研發(fā)情況等，共同探討合作中存在的問題和改進(jìn)措施。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，及時(shí)處理供應(yīng)商的投訴和建議，維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益，同時(shí)也促進(jìn)采購活動(dòng)的順利開展。五、采購方式與程序（一）采購方式1.學(xué)校采購活動(dòng)應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小等因素，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等。2.公開招標(biāo)是指采購人依法以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。公開招標(biāo)應(yīng)按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行操作。3.邀請招標(biāo)是指采購人依法從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中隨機(jī)邀請三家以上供應(yīng)商，并以投標(biāo)邀請書的方式邀請其參加投標(biāo)的采購方式。邀請招標(biāo)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保邀請對象的廣泛性和代表性。4.競爭性談判是指采購人通過與符合相應(yīng)資格條件的不少于三家供應(yīng)商分別進(jìn)行談判，商定價(jià)格、條件和合同條款，從中確定成交供應(yīng)商的采購方式。競爭性談判應(yīng)注重談判過程的公平、公正、公開，確保談判結(jié)果的合理性。5.單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進(jìn)行采購的方式。單一來源采購應(yīng)符合法律法規(guī)規(guī)定的情形，如只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。6.詢價(jià)采購是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單讓其報(bào)價(jià)，在報(bào)價(jià)基礎(chǔ)上進(jìn)行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。詢價(jià)采購適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。（二）采購程序1.采購申請：各使用部門根據(jù)采購需求，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、資金來源、采購方式等內(nèi)容，并提交采購部門。2.需求審核：采購部門收到采購申請表后，按照本制度規(guī)定的程序?qū)Σ少徯枨筮M(jìn)行審核，審核通過后報(bào)學(xué)校采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.采購預(yù)算下達(dá)：經(jīng)學(xué)校采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門下達(dá)采購預(yù)算指標(biāo)，采購部門按照預(yù)算指標(biāo)組織實(shí)施采購活動(dòng)。4.采購實(shí)施：采購部門根據(jù)采購方式的不同，按照相應(yīng)的程序組織采購活動(dòng)。如采用公開招標(biāo)方式，應(yīng)發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作；如采用邀請招標(biāo)方式，應(yīng)發(fā)出投標(biāo)邀請書、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作；如采用競爭性談判方式，應(yīng)成立談判小組、制定談判文件、組織談判、確定成交供應(yīng)商等工作；如采用單一來源采購方式，應(yīng)進(jìn)行公示、組織協(xié)商、簽訂采購合同等工作；如采用詢價(jià)采購方式，應(yīng)發(fā)出詢價(jià)單、組織報(bào)價(jià)、確定成交供應(yīng)商等工作。5.合同簽訂：采購項(xiàng)目確定成交供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整。6.合同執(zhí)行與驗(yàn)收：采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。采購項(xiàng)目完成后，采購部門應(yīng)會(huì)同使用部門等相關(guān)人員按照合同約定和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理結(jié)算手續(xù)。7.采購資料歸檔：采購活動(dòng)結(jié)束后，采購部門應(yīng)將采購過程中形成的各類文件、資料進(jìn)行整理歸檔，包括采購申請表、采購預(yù)算批復(fù)、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等，以便日后查閱和審計(jì)。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應(yīng)在采購項(xiàng)目確定成交供應(yīng)商后，及時(shí)與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括合同編號、簽訂日期、采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。3.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同文本提交學(xué)校法律顧問或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，并維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益。（二）合同執(zhí)行1.采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的供貨進(jìn)度、質(zhì)量狀況等，督促供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量完成合同任務(wù)。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等向?qū)W校提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)，并提供相關(guān)的證明文件和資料。3.在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要變更合同條款，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議作為采購合同的組成部分，具有同等法律效力。（三）合同驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目完成后，采購部門應(yīng)會(huì)同使用部門等相關(guān)人員按照合同約定和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)、售后服務(wù)等方面。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)簽署驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、合同編號、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。3.如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或采取其他補(bǔ)救措施。整改完成后，重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。（四）合同付款1.采購合同應(yīng)明確付款方式和付款時(shí)間。付款方式應(yīng)符合學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度的要求，一般包括預(yù)付款、貨到付款、驗(yàn)收合格付款、質(zhì)保期滿付款等。2.采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交付款申請。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照學(xué)校財(cái)務(wù)審批程序?qū)Ω犊钌暾堖M(jìn)行審核，審核通過后辦理付款手續(xù)。3.在付款過程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核發(fā)票等相關(guān)憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。（五）合同變更與終止1.在采購合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，作為采購合同的組成部分。2.如采購合同因不可抗力、政策調(diào)整、雙方協(xié)商一致等原因需要終止，雙方應(yīng)簽訂終止協(xié)議，明確終止的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，并按照合同約定和法律法規(guī)的要求辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同變更或終止后，采購部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況通知學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門，并對合同變更或終止所涉及的事項(xiàng)進(jìn)行妥善處理，如清理債權(quán)債務(wù)、收回或返還相關(guān)物資等。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、廉政風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識別和評估應(yīng)采用科學(xué)的方法和工具，如問卷調(diào)查、專家咨詢、數(shù)據(jù)分析等，全面、準(zhǔn)確地識別風(fēng)險(xiǎn)因素，并對風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評估。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，對高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和防控。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.針對不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。如對于市場風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購計(jì)劃；對于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評價(jià)和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商；對于合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)；對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)采購產(chǎn)品的驗(yàn)收管理，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購產(chǎn)品質(zhì)量合格；對于廉政風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)廉政教育，建立健全廉政監(jiān)督機(jī)制，防止采購過程中出現(xiàn)腐敗行為。2.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正措施執(zhí)行過程中存在的問題，確保風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的有效性。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.采購部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對采購活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。通過設(shè)定關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)、建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警模型等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，并發(fā)出預(yù)警信號。2.當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)超過設(shè)定的閾值時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行應(yīng)對，調(diào)整采購策略和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。3.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控情況進(jìn)行總結(jié)和分析，評估風(fēng)險(xiǎn)防控效果，不斷完善風(fēng)險(xiǎn)防控體系，提高