PAGE加油卡管理內控制度一、總則（一）目的為加強公司加油卡管理，規(guī)范加油卡使用流程，確保加油卡使用的安全性、準確性和經(jīng)濟性，有效控制公司運營成本，特制定本內控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有加油卡的申請、使用、充值、保管及相關賬務處理等活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保加油卡管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則：加油卡的各項數(shù)據(jù)記錄準確無誤，保證賬務清晰、可追溯。3.安全性原則：采取有效措施保障加油卡信息安全，防止加油卡被盜用、冒用等情況發(fā)生。4.經(jīng)濟性原則：合理規(guī)劃加油卡使用，降低公司燃油成本，提高資金使用效益。二、職責分工（一）財務部門1.負責加油卡的賬務核算，準確記錄加油卡的充值、消費等情況，定期編制加油卡財務報表。2.審核加油卡充值申請及相關費用報銷憑證，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。3.與加油卡發(fā)卡機構進行對賬，及時發(fā)現(xiàn)并解決賬務差異問題。（二）行政部門1.統(tǒng)一負責公司加油卡的申請、領取、保管和發(fā)放工作。2.建立加油卡臺賬，詳細記錄加油卡的卡號、領取時間、使用部門、使用人等信息，并定期更新。3.監(jiān)督加油卡的使用情況，對違規(guī)使用行為進行制止和糾正。（三）使用部門1.按照規(guī)定使用加油卡，指定專人負責加油卡的日常保管和使用，確保加油卡安全。2.及時向行政部門反饋加油卡使用過程中出現(xiàn)的問題，如卡片損壞、丟失等。3.配合財務部門和行政部門做好加油卡的相關管理工作，提供真實、準確的加油信息。（四）審計部門1.定期對加油卡管理內控制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查加油卡管理各環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、加油卡申請與辦理（一）申請流程1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《加油卡申請表》，詳細說明申請加油卡的原因、預計使用量、使用期限等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.將《加油卡申請表》提交至行政部門，行政部門對申請信息進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。3.經(jīng)公司分管領導審批同意后，行政部門負責統(tǒng)一向加油卡發(fā)卡機構辦理加油卡申請手續(xù)。（二）辦理要求1.行政部門應選擇信譽良好且具備合法資質的加油卡發(fā)卡機構辦理加油卡。2.辦理加油卡時，應確保提供的申請信息真實、準確、完整，包括公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、開戶銀行及賬號等。3.加油卡辦理完成后，行政部門應及時領取加油卡，并將加油卡信息錄入加油卡臺賬。四、加油卡充值（一）充值申請1.當加油卡余額不足以支付后續(xù)加油費用時，使用部門應提前向行政部門提交《加油卡充值申請表》，注明加油卡卡號、當前余額、預計充值金額及充值原因等。2.《加油卡充值申請表》經(jīng)部門負責人簽字后交至行政部門。（二）充值審核1.行政部門對《加油卡充值申請表》進行審核，核實加油卡使用情況及充值金額的合理性。2.審核通過后，行政部門將《加油卡充值申請表》提交至財務部門。（三）充值操作1.財務部門根據(jù)審核后的《加油卡充值申請表》，安排資金進行充值。充值方式可選擇銀行轉賬、支票支付等符合公司財務規(guī)定的方式。2.財務部門在完成充值操作后，及時將充值信息反饋給行政部門，行政部門更新加油卡臺賬記錄。五、加油卡使用（一）使用規(guī)定1.加油卡僅限公司車輛使用，嚴禁轉借他人或用于非公司車輛加油。2.使用人在加油時應向加油站工作人員出示有效證件，確保加油信息準確無誤。3.加油后，使用人應要求加油站工作人員提供加油小票，并在小票上簽字確認。加油小票應妥善保管，作為費用報銷的憑證。（二）使用記錄1.使用部門應指定專人負責記錄每輛車的加油情況，包括加油時間、加油站名稱、加油金額、加油量等信息，并定期與行政部門核對。2.行政部門根據(jù)使用部門提供的加油記錄，及時更新加油卡臺賬，確保臺賬信息與實際使用情況一致。（三）異常情況處理1.如發(fā)現(xiàn)加油卡存在異常使用情況，如加油量異常、加油地點異常等，行政部門應立即進行調查核實。2.對于因加油卡被盜用、冒用導致的異常情況，應及時向公安機關報案，并采取措施凍結加油卡，防止損失擴大。同時，相關部門應配合調查，查明原因，追究責任。六、加油卡保管（一）保管責任1.行政部門負責加油卡的統(tǒng)一保管，應指定專人負責加油卡的存放和管理，確保加油卡安全。2.使用人領取加油卡后，應妥善保管，不得隨意放置或丟失。如因保管不善導致加油卡丟失或損壞，使用人應承擔相應責任。（二）保管措施1.加油卡應存放在安全可靠的地方，如保險柜或專門的保管箱內，防止加油卡被盜、被搶或損壞。2.定期對加油卡進行盤點，確保加油卡數(shù)量與臺賬記錄一致。如發(fā)現(xiàn)加油卡數(shù)量不符，應及時查明原因并進行處理。七、賬務處理（一）賬務記錄1.財務部門應按照國家財務會計準則和公司財務制度，對加油卡的充值、消費等業(yè)務進行準確的賬務記錄。2.加油卡充值時，財務部門借記“預付賬款加油卡充值款”科目，貸記相關資金科目；加油卡消費時，根據(jù)實際消費金額借記“管理費用（或其他相關成本費用科目）燃油費”科目，貸記“預付賬款加油卡充值款”科目。（二）賬務核對1.財務部門每月定期與行政部門核對加油卡臺賬記錄與賬務記錄，確保兩者一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應及時查明原因并進行調整。2.財務部門定期與加油卡發(fā)卡機構進行對賬，核對充值金額、消費金額、余額等信息，確保公司與發(fā)卡機構賬務相符。（三）財務報表編制1.財務部門根據(jù)加油卡賬務記錄，定期編制加油卡財務報表，包括加油卡充值情況表、加油卡消費情況表、加油卡余額明細表等。2.加油卡財務報表應真實、準確、完整地反映公司加油卡的使用情況和財務狀況，為公司管理層決策提供依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.審計部門定期對加油卡管理內控制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，重點檢查加油卡申請、充值、使用、保管及賬務處理等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和準確性。2.行政部門和財務部門應定期對加油卡使用情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況向公司管理層報告。（二）外部監(jiān)督1.積極配合相關政府部門和監(jiān)管機構的檢查，如實提供加油卡管理的相關資料和信息。2.關注行業(yè)動態(tài)和政策法規(guī)變化，及時調整加油卡管理內控制度，確保公司加油卡管理活動符合外部監(jiān)管要求。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自使用加油卡或超出規(guī)定范圍使用加油卡。2.轉借加油卡給他人或用于非公司車輛加油。3.加油卡保管不善導致加油卡丟失、被盜用或冒用。4.虛報加油費用或提供虛假加油記錄。5.其他違反加油卡管理內控制度的行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、扣減績效獎金、解除勞動合同等。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，