PAGE醫(yī)院采購管理內控制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院采購管理，規(guī)范采購行為，防范采購風險，提高采購效率，確保醫(yī)院采購活動合法、合規(guī)、公開、公正、透明，保障醫(yī)院醫(yī)療工作的順利開展，特制定本內控制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院所有采購活動，包括醫(yī)療設備、醫(yī)用耗材、藥品、辦公用品、后勤物資等各類物資及服務的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：嚴格按照醫(yī)院內部規(guī)定和審批流程進行采購操作，確保采購過程符合醫(yī)院管理要求。3.公開性原則：采購信息應在規(guī)定范圍內公開，保證采購活動的透明度，接受醫(yī)院內部和外部監(jiān)督。4.公正性原則：對待所有供應商一視同仁，遵循公平競爭原則，確保采購結果公正合理。5.效益性原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本和效益，優(yōu)化采購流程，提高資金使用效率。二、采購組織與職責（一）采購決策機構醫(yī)院設立采購管理委員會，作為采購決策的最高機構。采購管理委員會由醫(yī)院領導、相關職能部門負責人、臨床專家等組成。其職責包括：1.審議醫(yī)院采購戰(zhàn)略規(guī)劃和年度采購計劃。2.審批重大采購項目的采購方式、采購預算、采購合同等。3.協調解決采購過程中的重大問題和爭議。（二）采購執(zhí)行部門醫(yī)院設立專門的采購部門，負責具體采購業(yè)務的執(zhí)行。采購部門職責如下：1.根據醫(yī)院需求，制定采購計劃并組織實施。2.收集供應商信息，建立供應商庫，進行供應商評估和管理。3.組織采購談判，起草采購合同，辦理采購合同簽訂、變更、終止等手續(xù)。4.負責采購項目的驗收工作，確保采購物資和服務符合要求。5.整理、歸檔采購文件和資料，建立采購檔案。（三）需求部門各臨床科室、職能部門等作為采購需求部門，負責提出采購申請，明確采購物資或服務的規(guī)格、數量、質量要求等，并配合采購部門做好采購相關工作。其職責包括：1.根據業(yè)務發(fā)展和工作需要，及時準確地提交采購申請。2.參與采購項目的技術參數論證、驗收等工作。3.反饋采購物資和服務的使用情況，提出改進建議。（四）監(jiān)督部門醫(yī)院內部審計部門、紀檢監(jiān)察部門等作為監(jiān)督部門，負責對采購活動進行全程監(jiān)督。其職責包括：1.審查采購制度的執(zhí)行情況，監(jiān)督采購流程的合規(guī)性。2.對采購項目進行審計，檢查采購項目的真實性、合法性、效益性。3.受理對采購活動的投訴舉報，調查處理違規(guī)違紀行為。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據業(yè)務需要填寫采購申請表，詳細注明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數量、預算金額、用途等信息，并提交相關論證材料（如技術參數、配置要求等）。2.采購申請表經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內容進行初步審核，核實采購需求的合理性、必要性以及預算的準確性。2.根據采購金額大小和重要程度，按照醫(yī)院規(guī)定的審批流程進行審批。對于金額較小的常規(guī)采購項目，由采購部門負責人審批。對于金額較大或重要的采購項目，需提交采購管理委員會審議批準。（三）采購實施1.制定采購方案采購部門根據審批通過的采購申請，制定采購方案，明確采購方式、采購時間安排、采購文件編制要求等。2.選擇采購方式根據采購項目的特點和要求，選擇合適的采購方式，常見的采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。公開招標：適用于采購金額較大、技術復雜、有眾多潛在供應商可供選擇的項目。通過發(fā)布招標公告，吸引符合條件的供應商參與投標，按照規(guī)定的評標標準進行評標，確定中標供應商。邀請招標：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。由采購部門向符合條件的特定供應商發(fā)出投標邀請書，邀請其參加投標。競爭性談判：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。與不少于三家的供應商進行談判，確定成交供應商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的項目，發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。與單一供應商進行協商，簽訂采購合同。詢價采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。向不少于三家的供應商發(fā)出詢價單，對供應商的報價進行比較，確定成交供應商。3.發(fā)布采購信息根據選定的采購方式，發(fā)布相應的采購信息。公開招標項目在指定的招標網站發(fā)布招標公告。邀請招標項目向特定供應商發(fā)出投標邀請書。競爭性談判、詢價采購等項目通過醫(yī)院內部采購平臺或其他合適渠道發(fā)布采購信息。4.供應商報名與資格審查供應商在規(guī)定時間內報名參加采購項目，并提交相關資格證明文件。采購部門對報名供應商進行資格審查，核實其營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、產品質量認證、業(yè)績情況等是否符合要求，篩選出符合條件的供應商進入采購程序。5.采購文件編制與發(fā)放采購部門根據采購項目要求編制采購文件，包括招標文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應明確采購項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準、報價要求等內容。將采購文件發(fā)放給通過資格審查的供應商，確保供應商有足夠時間準備響應文件。6.響應文件提交與評審供應商按照采購文件要求編制響應文件，并在規(guī)定時間內提交給采購部門。采購部門組織相關人員組成評審小組，按照既定的評審標準對供應商的響應文件進行評審。評審過程應客觀、公正、透明，記錄評審過程和結果。根據評審結果確定中標或成交供應商。對于招標項目，按照評標得分由高到低排序，推薦排名第一的投標人為中標候選人；對于競爭性談判、詢價采購等項目，綜合比較供應商的報價、技術方案、售后服務等因素，確定成交供應商。（四）合同簽訂1.采購部門與中標或成交供應商協商起草采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同經雙方審核無誤后，按照醫(yī)院合同管理規(guī)定進行簽訂。合同簽訂應遵循簽字蓋章等法定程序，確保合同的法律效力。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（五）采購驗收1.采購項目到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備工作。需求部門應組織相關人員成立驗收小組，明確驗收標準和驗收流程。2.供應商交貨時，驗收小組按照采購合同和相關標準對采購物資或服務進行驗收。驗收內容包括數量、規(guī)格、質量、性能、外觀等方面。3.驗收合格的，驗收小組出具驗收報告，并在驗收報告上簽字確認。驗收不合格的，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取整改措施或重新提供貨物，直至驗收合格為止。對于因供應商原因導致驗收不合格且無法及時解決的，按照采購合同約定追究供應商的違約責任。（六）付款結算1.財務部門根據采購合同和驗收報告，審核采購項目的付款申請。付款申請應包括采購合同編號、供應商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上相關發(fā)票、驗收報告等憑證。2.財務部門審核無誤后，按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款結算。對于符合預付款條件的采購項目，在供應商提交預付款申請并提供相應擔保后，按照規(guī)定支付預付款；對于貨到驗收合格后付款的項目，在收到驗收報告和發(fā)票后，及時支付貨款；對于分期付款的項目，按照合同約定的分期時間和金額進行支付。3.財務部門應做好采購付款的賬務處理，記錄采購資金的流向，確保財務數據準確無誤。同時，定期對采購付款情況進行統計分析，為醫(yī)院資金管理提供參考依據。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、供應商壟斷、物資短缺等可能影響采購成本和供應穩(wěn)定性。2.質量風險：采購物資或服務不符合質量要求，可能影響醫(yī)院醫(yī)療工作質量和患者安全。3.合規(guī)風險：采購活動違反法律法規(guī)、醫(yī)院內部規(guī)定，可能導致法律責任和聲譽損失。4.信用風險：供應商信用狀況不佳，可能出現交貨延遲、貨物質量問題、不履行合同等情況。5.內部管理風險：采購流程不規(guī)范、審批環(huán)節(jié)失控、信息溝通不暢等可能導致采購效率低下、決策失誤等問題。（二）風險評估1.對識別出的采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，將采購風險分為高、中、低三個等級，以便采取相應的風險應對措施。（三）風險應對1.市場風險應對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握物資價格動態(tài)，合理安排采購時間和數量，降低價格波動影響。拓展供應商渠道，避免過度依賴單一供應商，降低供應商壟斷風險。與供應商簽訂長期合作協議，約定價格調整機制，確保供應穩(wěn)定性。2.質量風險應對加強供應商質量管理，在采購合同中明確質量標準和驗收條款，要求供應商提供質量保證文件。增加驗收環(huán)節(jié)的檢驗頻次和嚴格程度，對關鍵物資進行抽檢或全檢，確保采購物資質量合格。建立質量反饋機制，及時處理采購物資質量問題，要求供應商承擔相應責任。3.合規(guī)風險應對加強采購人員法律法規(guī)培訓，提高合規(guī)意識，確保采購活動合法合規(guī)。定期對采購制度和流程進行審查和更新，確保符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。主動接受內部審計和外部監(jiān)督，及時整改發(fā)現的問題，避免違規(guī)行為發(fā)生。4.信用風險應對建立供應商信用評價體系，對供應商的信用狀況進行評估和分級管理。對于信用等級較低的供應商，采取謹慎合作態(tài)度，要求提供擔保或增加預付款比例等措施。加強與供應商的溝通與合作，及時了解供應商經營狀況變化，提前防范信用風險。5.內部管理風險應對優(yōu)化采購流程，明確各環(huán)節(jié)職責和操作規(guī)范，加強流程控制，防止出現流程漏洞和違規(guī)操作。加強采購審批管理，嚴格執(zhí)行審批制度和權限，確保采購決策科學合理。建立信息共享平臺，加強采購部門與需求部門、財務部門等之間的信息溝通與協作，提高采購效率和透明度。五、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否合理，是否達到預算控制目標。2.采購質量：以采購物資或服務的驗收合格率為指標，評估采購質量是否符合要求。3.采購效率：通過采購周期、合同簽訂時間、交貨時間等指標，評估采購流程的執(zhí)行效率。4.供應商管理：包括供應商滿意度、供應商投訴率、供應商合作穩(wěn)定性等指標，評估供應商管理工作的成效。5.合規(guī)執(zhí)行：以采購活動符合法律法規(guī)和醫(yī)院內部規(guī)定的情況為評估指標，檢查采購行為的合規(guī)性。（二）評估方法1.定期收集采購相關數據，如采購發(fā)票、驗收報告、合同文件等，作為評估依據。2.采用定量分析與定性分析相結合的方法，對各項評估指標進行計算和分析。3.組織相關人員對采購績效進行評價，包括采購部門自評、需求部門評價、監(jiān)督部門評價等，綜合各方評價結果得出采購績效評估結論。（三）結