PAGE集中采購(gòu)中心內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司集中采購(gòu)中心的管理，規(guī)范采購(gòu)行為，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提高采購(gòu)效率和效益，確保公司采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司集中采購(gòu)中心負(fù)責(zé)的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商，不偏袒、不歧視，保證采購(gòu)結(jié)果的公正性。3.公開透明原則：采購(gòu)信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地公開，確保采購(gòu)活動(dòng)的透明度，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。4.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)資金使用效益。5.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護(hù)良好的采購(gòu)秩序。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購(gòu)決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購(gòu)戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算等。3.對(duì)采購(gòu)過程中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）集中采購(gòu)中心集中采購(gòu)中心是公司采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施。其職責(zé)如下：1.制定和完善采購(gòu)管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.編制采購(gòu)計(jì)劃，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。3.建立和管理供應(yīng)商庫(kù)，負(fù)責(zé)供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和管理。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更和終止等工作。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保采購(gòu)物資和服務(wù)符合要求。6.收集、整理和分析采購(gòu)信息，為公司采購(gòu)決策提供支持。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。參與采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)談判、商務(wù)談判等工作。協(xié)助采購(gòu)中心進(jìn)行采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理安排。參與采購(gòu)合同的審核，監(jiān)督采購(gòu)資金的支付。負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)核算和審計(jì)工作。3.審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)行為的合法性、合規(guī)性和效益性。對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)、評(píng)標(biāo)等過程進(jìn)行監(jiān)督，防止違規(guī)操作。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和實(shí)際工作需求，提前編制采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)集中采購(gòu)中心匯總。集中采購(gòu)中心對(duì)各部門的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行綜合平衡和審核，編制公司年度采購(gòu)計(jì)劃。3.年度采購(gòu)計(jì)劃報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批后實(shí)施。采購(gòu)計(jì)劃如有調(diào)整，應(yīng)按規(guī)定程序重新審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.集中采購(gòu)中心應(yīng)建立供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。供應(yīng)商庫(kù)應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)情況、聯(lián)系方式等內(nèi)容。2.采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施前，集中采購(gòu)中心應(yīng)根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商庫(kù)中選擇潛在供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，采用招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式進(jìn)行。3.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。4.組織對(duì)通過資格審查的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等情況。5.建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇和管理的重要依據(jù)。6.對(duì)評(píng)估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施，如警告、暫停合作、取消合作資格等。（三）采購(gòu)實(shí)施1.根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，選擇合適的采購(gòu)方式，如公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等。2.編制采購(gòu)文件，采購(gòu)文件應(yīng)包括采購(gòu)公告、采購(gòu)需求、采購(gòu)預(yù)算、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。采購(gòu)文件應(yīng)明確、詳細(xì)、準(zhǔn)確，確保供應(yīng)商能夠理解采購(gòu)要求。3.發(fā)布采購(gòu)公告，公開采購(gòu)信息。采購(gòu)公告應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)站、相關(guān)媒體等平臺(tái)發(fā)布，確保潛在供應(yīng)商能夠及時(shí)獲取采購(gòu)信息。4.組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、談判等活動(dòng)，按照采購(gòu)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。5.與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)項(xiàng)目完成后，需求部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)包括需求部門代表、技術(shù)專家、質(zhì)量管理人員等。2.驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.對(duì)驗(yàn)收不合格的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供合格的物資和服務(wù)。如供應(yīng)商拒絕整改或無(wú)法提供合格產(chǎn)品，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（五）采購(gòu)付款1.采購(gòu)付款按照公司財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核采購(gòu)付款申請(qǐng)。2.采購(gòu)付款申請(qǐng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立采購(gòu)付款臺(tái)賬，記錄采購(gòu)付款的金額、時(shí)間、供應(yīng)商等信息，確保采購(gòu)付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.集中采購(gòu)中心應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量，降低市場(chǎng)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定在市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)，雙方可協(xié)商調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和評(píng)估，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商合作。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約束供應(yīng)商的行為。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，在供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)情況時(shí)，能夠及時(shí)采取措施，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。3.合同風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購(gòu)合同的審核和管理，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、詳細(xì)。組織專業(yè)人員對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同的風(fēng)險(xiǎn)條款、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等內(nèi)容。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。4.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)驗(yàn)收人員的培訓(xùn)，提高驗(yàn)收人員的專業(yè)水平和責(zé)任心。邀請(qǐng)技術(shù)專家和質(zhì)量管理人員參與驗(yàn)收工作，確保驗(yàn)收結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)記錄并反饋給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商限期整改。5.付款風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同和財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行采購(gòu)付款流程，確保付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)付款的審核和監(jiān)督，防止出現(xiàn)違規(guī)付款行為。建立采購(gòu)付款風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)可能出現(xiàn)的付款風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)進(jìn)行預(yù)警和處理。五、采購(gòu)信息管理（一）信息收集1.集中采購(gòu)中心應(yīng)建立采購(gòu)信息收集渠道，收集與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的各類信息，包括市場(chǎng)信息、供應(yīng)商信息、采購(gòu)政策法規(guī)信息等。2.定期收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等信息，建立供應(yīng)商信息檔案。3.關(guān)注國(guó)家和地方的采購(gòu)政策法規(guī)變化，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略和流程。（二）信息整理與分析1.對(duì)收集到的采購(gòu)信息進(jìn)行整理和分類，建立采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。2.運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行分析，為采購(gòu)決策提供支持。如分析采購(gòu)成本變化趨勢(shì)、供應(yīng)商績(jī)效情況等。3.根據(jù)采購(gòu)信息分析結(jié)果，提出改進(jìn)采購(gòu)工作的建議和措施。（三）信息共享1.建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息在公司內(nèi)部各部門之間的共享。2.定期發(fā)布采購(gòu)信息，包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)展情況、中標(biāo)供應(yīng)商等信息。使公司內(nèi)部各部門能夠及時(shí)了解采購(gòu)活動(dòng)的相關(guān)情況。3.與供應(yīng)商建立信息溝通機(jī)制，及時(shí)反饋采購(gòu)需求和采購(gòu)結(jié)果，加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與交流。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)行為的合法性、合規(guī)性和效益性。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)方式的選擇、供應(yīng)商的管理、采購(gòu)合同的簽訂和履行等。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。3.集中采