PAGE生產(chǎn)企業(yè)采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)生產(chǎn)企業(yè)采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有生產(chǎn)相關(guān)物資及服務(wù)的采購活動(dòng)，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、勞務(wù)外包等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化。3.制衡性原則：建立健全采購業(yè)務(wù)的決策、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)的相互制約機(jī)制，防止權(quán)力濫用和舞弊行為。4.透明性原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保采購信息及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地披露，接受內(nèi)部監(jiān)督和外部審計(jì)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對(duì)采購工作進(jìn)行總體指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門采購部門是公司采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購活動(dòng)的組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)生產(chǎn)需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的記錄和統(tǒng)計(jì)工作，定期向上級(jí)匯報(bào)采購情況。（三）其他相關(guān)部門1.生產(chǎn)部門：負(fù)責(zé)提出生產(chǎn)物資需求計(jì)劃，提供技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求，參與采購合同的評(píng)審，對(duì)采購物資的質(zhì)量和適用性進(jìn)行驗(yàn)收。2.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，參與供應(yīng)商評(píng)估和選擇，對(duì)采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保采購物資符合質(zhì)量要求。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)支持和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審查采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律咨詢和支持，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。三、采購流程（一）需求計(jì)劃1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫存情況，定期編制物資需求計(jì)劃，明確物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.需求計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核，確保需求的合理性和準(zhǔn)確性。審核通過后的需求計(jì)劃提交給采購部門。（二）采購申請(qǐng)采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門提交來的需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，編制采購申請(qǐng)。采購申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并注明采購的緊急程度。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，建立供應(yīng)商候選名單。2.采購部門會(huì)同質(zhì)量、技術(shù)等相關(guān)部門對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等方面。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，選擇合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商名錄。對(duì)于重要物資的供應(yīng)商，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)評(píng)，確保供應(yīng)商的持續(xù)合格。（四）采購談判1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。談判過程中應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報(bào)價(jià)構(gòu)成和成本情況，爭取有利的采購條件。2.采購談判應(yīng)形成談判記錄，記錄談判的過程、雙方達(dá)成的共識(shí)和分歧等內(nèi)容。談判結(jié)束后，采購部門應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同。（五）合同簽訂1.采購合同草案應(yīng)提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。法務(wù)部門審查通過后，采購合同提交給采購決策委員會(huì)審批。2.采購決策委員會(huì)審批通過后的采購合同，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)及時(shí)歸檔保存，并分發(fā)至相關(guān)部門執(zhí)行。（六）采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。（七）采購跟蹤與催貨1.采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況、交貨準(zhǔn)備情況等信息。對(duì)于可能影響交貨期的問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施。2.在臨近交貨期時(shí)，采購部門應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)出催貨通知，提醒供應(yīng)商按時(shí)交貨。對(duì)于逾期未交貨的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。（八）驗(yàn)收與付款1.物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序?qū)Σ少徫镔Y進(jìn)行檢驗(yàn)，確保物資的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。2.驗(yàn)收合格的物資，由采購部門辦理入庫手續(xù)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收單，審核采購付款申請(qǐng)，按照公司資金管理制度和付款流程支付貨款。付款過程中應(yīng)嚴(yán)格控制資金風(fēng)險(xiǎn)，確保付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)、法律糾紛等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，采購部門應(yīng)評(píng)估其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)供應(yīng)商評(píng)估和選擇，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。與重要供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格執(zhí)行采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)采購過程中的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和檢驗(yàn)報(bào)告。在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，增加檢驗(yàn)頻次和嚴(yán)格程度，確保采購物資質(zhì)量合格。對(duì)于質(zhì)量問題嚴(yán)重的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)終止合作。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：建立價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢(shì)。在采購談判中，充分運(yùn)用價(jià)格談判技巧，爭取有利的采購價(jià)格。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，可采用套期保值等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)采購合同管理，確保合同條款合法合規(guī)。在簽訂合同前，充分征求法務(wù)部門的意見，對(duì)合同進(jìn)行嚴(yán)格審查。定期對(duì)采購人員進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)，防范法律糾紛。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控指標(biāo)體系，對(duì)采購業(yè)務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，如供應(yīng)商交貨率、物資驗(yàn)收合格率、采購成本變動(dòng)率等。2.當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)出現(xiàn)異常時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采購部門應(yīng)迅速采取應(yīng)對(duì)措施，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制和化解。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控情況進(jìn)行總結(jié)分析，不斷完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。五、采購內(nèi)部控制監(jiān)督與評(píng)價(jià)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制制度的有效性以及采購活動(dòng)的合法性和合規(guī)性。2.審計(jì)部門應(yīng)制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃和審計(jì)方案，通過查閱文件資料、實(shí)地走訪、訪談相關(guān)人員等方式進(jìn)行審計(jì)工作。審計(jì)結(jié)束后，應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，提出審計(jì)意見和建議。3.采購部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)認(rèn)真整改落實(shí)，并將整改情況反饋給內(nèi)部審計(jì)部門。（二）自我評(píng)價(jià)1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，評(píng)估內(nèi)部控制的有效性和存在的問題。2.自我評(píng)價(jià)可采用問卷調(diào)查、訪談、數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行，形成自我評(píng)價(jià)報(bào)告。自我評(píng)價(jià)報(bào)告應(yīng)包括評(píng)價(jià)的范圍、方法、結(jié)果、發(fā)現(xiàn)的問題及改進(jìn)建議等內(nèi)容。3.采購部門應(yīng)根據(jù)自我評(píng)價(jià)結(jié)果，及時(shí)調(diào)整和完善采購內(nèi)部控制制度，不斷提高內(nèi)部控制水平。（三）外部評(píng)價(jià)1.公司可定期聘請(qǐng)外部專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)采購內(nèi)部控制制度進(jìn)行評(píng)價(jià)，獲取獨(dú)立、客觀的評(píng)價(jià)意見。2.外部評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)公司采購內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)和運(yùn)行情況進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，并出具