PAGE學(xué)校檔案內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，規(guī)范檔案內(nèi)部控制流程，確保檔案的安全、完整、有效利用，提高學(xué)校管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門及所屬單位在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的內(nèi)部控制管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.完整性原則：全面涵蓋學(xué)校各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案資料的完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，如實(shí)反映學(xué)校工作實(shí)際情況。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損毀、丟失和泄密。5.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、學(xué)校敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。6.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便學(xué)校各部門及師生查詢和使用檔案。（四）管理職責(zé)1.學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌學(xué)校檔案管理內(nèi)部控制工作，制定檔案管理工作方針和政策。審議檔案管理工作規(guī)劃、年度計(jì)劃和重大事項(xiàng)。協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。2.學(xué)校辦公室作為學(xué)校檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、工作流程，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。建立檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和共享。3.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受學(xué)校辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，定期向?qū)W校辦公室移交應(yīng)歸檔的檔案資料。積極配合學(xué)校辦公室開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。二、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等。上級主管部門下發(fā)的與學(xué)校相關(guān)的文件、通知、指示等。學(xué)校與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。學(xué)校各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。教職工的人事檔案、學(xué)生的學(xué)籍檔案等。學(xué)校財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等專門檔案。2.收集要求各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時(shí)收集本部門工作中產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。對于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理收集，并向?qū)W校辦公室報(bào)備。電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，同時(shí)做好備份工作。照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行整理歸檔。（二）檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)、編號規(guī)范。2.整理方法紙質(zhì)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）的順序進(jìn)行分類，編制檔號，填寫卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂成冊，裝盒保管。電子檔案：按照全宗號、年度、保管期限、類別等進(jìn)行分類，建立文件夾結(jié)構(gòu)，對電子文件進(jìn)行命名、編號，確保電子檔案的有序存儲(chǔ)。同時(shí)，建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對電子文件的背景信息、管理過程信息等進(jìn)行記錄和管理。照片檔案：按照年度問題保管期限進(jìn)行分類，對照片進(jìn)行編號、標(biāo)注說明，填寫照片檔案目錄，裝冊保管。錄音、錄像檔案：按照年度內(nèi)容保管期限進(jìn)行分類，對錄音、錄像資料進(jìn)行整理，標(biāo)注錄制時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并刻錄光盤或存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)設(shè)備中，同時(shí)建立相應(yīng)的目錄索引。三、檔案保管（一）保管場所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存儲(chǔ)1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列上架存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位、盒號等信息。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可恢復(fù)性。3.照片、錄音、錄像等特殊載體檔案應(yīng)分別存放于專門的檔案裝具中，并做好標(biāo)識和防護(hù)措施。（三）檔案保管期限1.學(xué)校檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況，按照檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素進(jìn)行確定。3.學(xué)校辦公室應(yīng)定期對檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責(zé)任，加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高安全意識和防范能力。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員離開庫房時(shí)，應(yīng)確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電，做好安全防范工作。3.加強(qiáng)對檔案存儲(chǔ)設(shè)備的管理，定期對存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。同時(shí)，對存儲(chǔ)設(shè)備中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份和恢復(fù)測試，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。5.加強(qiáng)對檔案信息安全的管理，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限，對涉及國家機(jī)密、學(xué)校敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人管理等措施，防止信息泄露。四、檔案利用（一）利用原則1.遵循合法、合規(guī)、合理的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，積極為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。2.堅(jiān)持方便利用、提高效率的原則，簡化檔案利用手續(xù)，優(yōu)化利用流程，提高檔案利用的便捷性和時(shí)效性。（二）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案資料。2.學(xué)校教職工因工作需要，可查閱、借閱本人人事檔案及與工作相關(guān)的檔案資料。3.學(xué)生因?qū)W籍管理、學(xué)歷證明等需要，可查閱、借閱本人學(xué)籍檔案及相關(guān)檔案資料。4.外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校辦公室批準(zhǔn)，可查閱、借閱與學(xué)校相關(guān)的檔案資料，但涉及國家機(jī)密、學(xué)校敏感信息的檔案，須嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可到學(xué)校檔案庫房或通過檔案管理信息化系統(tǒng)查閱檔案資料。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)學(xué)校辦公室審批。學(xué)校辦公室批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的內(nèi)容提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體期限]，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)學(xué)校辦公室審批。學(xué)校辦公室批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照復(fù)制申請表的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制登記工作。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋學(xué)校檔案管理專用章，確保其與原件具有同等效力。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。學(xué)校辦公室應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（五）利用監(jiān)督1.學(xué)校辦公室應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用工作的監(jiān)督檢查，確保檔案利用過程符合規(guī)定要求，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.在檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)利用者有違反檔案管理規(guī)定的行為，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告學(xué)校辦公室。學(xué)校辦公室應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處理。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對學(xué)校檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校檔案管理實(shí)際情況，按照檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對學(xué)校檔案進(jìn)行全面清查，對已到保管期限的檔案進(jìn)行逐卷（件）鑒定。檔案管理人員應(yīng)提供檔案的相關(guān)信息，包括檔案內(nèi)容、形成時(shí)間、保管期限等，供鑒定工作小組參考。2.鑒定工作小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行逐一審核，提出存毀意見。對于有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對于已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.檔案鑒定工作小組形成檔案鑒定報(bào)告，明確鑒定工作的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果等內(nèi)容，并報(bào)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。4.學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組對檔案鑒定報(bào)告進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后按照規(guī)定的程序?qū)σ褵o保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對擬銷毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)逐卷（件）登記，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份留存檔案部門，一份報(bào)學(xué)校辦公室備案。2.審批銷毀：銷毀清冊經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.實(shí)施銷毀：銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，嚴(yán)禁將檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。4.銷毀記錄：銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。銷毀清冊應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行長期保存。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和整合，打破檔案信息壁壘，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、編輯、審核、存儲(chǔ)等功能，支持多種格式的文件上傳，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.檔案檢索與查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、檔號、年度、保管期限等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.檔案利用審批：對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用申請進(jìn)行在線審批，提高審批效率，規(guī)范利用流程。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案管理工作中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如檔案數(shù)量、利用情況、保管期限分布等，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，確保檔案信息安全。對系統(tǒng)操作進(jìn)行日志記錄，便于審計(jì)和追溯。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案管理信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并異地存放。2.加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和核對，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤或不完整的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修正和補(bǔ)充。3.建立檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系，采取防火墻、加密技術(shù)、入侵檢測等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。同時(shí)，定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。（四）人員培訓(xùn)1.加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作檔案管理信息化系統(tǒng)的能力和水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)錄入、檢索查