行政公文撰寫及文件管理規(guī)范模板一、規(guī)范目的與適用范圍為規(guī)范公司行政公文的撰寫格式、處理流程及文件管理工作，保證公文的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性和安全性，提高跨部門協(xié)作效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在行政公文撰寫、審核、印發(fā)、歸檔等全流程管理中的操作，涵蓋內(nèi)部通知、請示報(bào)告、對外函件、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等各類行政公文。二、公文撰寫與管理的標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）公文撰寫全流程明確發(fā)文需求與受眾根據(jù)工作需要確定發(fā)文目的（如傳達(dá)指令、請示事項(xiàng)、匯報(bào)工作等），明確接收對象（上級單位、平級部門、下級機(jī)構(gòu)或外部合作方），保證內(nèi)容與受眾需求匹配。例：向總經(jīng)理請示年度預(yù)算調(diào)整，需聚焦調(diào)整原因、金額明細(xì)及預(yù)期效果；向各部門通知會議安排，需明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員及議程。確定公文類型與格式規(guī)范根據(jù)發(fā)文目的選擇合適的公文類型，常見類型包括：通知：適用于發(fā)布規(guī)章制度、部署工作、告知事項(xiàng)等；請示：適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)；報(bào)告：適用于向上級單位匯報(bào)工作、反映情況；函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題；會議紀(jì)要：適用于記錄會議主要內(nèi)容及議定事項(xiàng)。嚴(yán)格遵循公文格式要求（詳見“三、常用模板表格”中的格式示例），包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、印章等要素的規(guī)范排版。起草公文內(nèi)容結(jié)構(gòu)清晰：一般分為“開頭（背景/目的）、主體（具體事項(xiàng)/要求）、結(jié)尾（執(zhí)行要求/期望）”三部分，邏輯連貫，層次分明。語言規(guī)范：使用書面語，避免口語化、歧義表述；數(shù)據(jù)需準(zhǔn)確無誤，引用文件需注明文號和標(biāo)題；稱謂統(tǒng)一（如“尊敬的*總經(jīng)理”“各相關(guān)部門”）。要素完整：涉及時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件的表述需具體；請示類公文需明確“請批準(zhǔn)”“請指示”等結(jié)語；通知類公文需明確執(zhí)行范圍和時(shí)限。審核與校對部門審核：起草完成后，先交部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)核查內(nèi)容真實(shí)性、業(yè)務(wù)合規(guī)性及與部門工作的關(guān)聯(lián)性。辦公室審核：部門審核通過后，提交公司辦公室，重點(diǎn)核查格式規(guī)范性、文字準(zhǔn)確性（錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號）、文號唯一性及是否符合公文管理要求。會簽或簽發(fā)：涉及多部門職責(zé)的公文，需相關(guān)部門會簽；請示、報(bào)告類公文需按權(quán)限報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（常規(guī)事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重大事項(xiàng)由總經(jīng)理簽發(fā)），簽發(fā)人需在“簽發(fā)人”欄簽字確認(rèn)。印發(fā)與登記經(jīng)簽發(fā)的公文由辦公室統(tǒng)一編號（如“公司辦發(fā)〔2024〕X號”）、排版印制，并根據(jù)需要確定印發(fā)范圍（如“各部門、各分支機(jī)構(gòu)”）。涉密或敏感公文需標(biāo)注密級（如“內(nèi)部資料，注意保密”），嚴(yán)格控制印發(fā)份數(shù)，發(fā)放時(shí)需登記接收部門及人員簽字。（二）文件管理全流程文件接收與登記外來文件（如上級單位通知、合作單位函件）收到后，由辦公室統(tǒng)一拆封、登記，填寫《文件接收登記表》（含收文日期、來文單位、文件標(biāo)題、文號、密級、處理意見等），并分送至相關(guān)負(fù)責(zé)人或部門。文件分類與流轉(zhuǎn)根據(jù)文件內(nèi)容分為“收文”“發(fā)文”“內(nèi)部資料”“檔案文件”四大類，每類按“年度-部門-文種”細(xì)分（如“2024-辦公室-通知”）。文件流轉(zhuǎn)需通過OA系統(tǒng)或書面簽批單跟蹤，明確處理時(shí)限（一般事項(xiàng)3個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)，緊急事項(xiàng)需標(biāo)注“特急”并24小時(shí)內(nèi)反饋）。文件歸檔辦結(jié)的公文（含外來文件和內(nèi)部發(fā)文）在次月初由辦公室統(tǒng)一收集，按《文件分類歸檔目錄表》整理歸檔。紙質(zhì)文件需裝訂成冊，標(biāo)注檔號（如“2024-辦-001”），存放于文件柜；電子文件需按“部門-年份-文種-序號”命名（如“辦公室-2024-通知-001”），存儲于公司指定服務(wù)器，定期備份。文件借閱與使用員工因工作需要借閱文件時(shí)，需填寫《公文借閱申請表》，說明借閱事由、文件名稱及借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及辦公室審批后借閱。涉密文件僅限指定人員借閱，借閱期限不超過3個(gè)工作日，嚴(yán)禁復(fù)印、外傳；歸還時(shí)需檢查文件完整性，如有損壞或丟失，需及時(shí)報(bào)備并按規(guī)定處理。文件保管與處置文件保管需符合防火、防潮、防蟲、防盜要求，定期檢查保管狀況；電子文件需定期查毒殺毒，保證存儲安全。到期文件由辦公室組織鑒定，保管期限屆滿且無保存價(jià)值的文件（如常規(guī)通知、臨時(shí)性函件），需填寫《文件銷毀審批表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)銷并登記銷毀記錄；涉密文件需按保密規(guī)定統(tǒng)一銷毀。三、常用模板表格（一）行政公文處理流程登記表序號文件標(biāo)題文號起草部門起草人審核人簽發(fā)人發(fā)文日期主送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)文件狀態(tài)（草稿/已印發(fā)/已歸檔）備注1關(guān)于召開2024年度工作總結(jié)會的通知公司辦發(fā)〔2024〕5號辦公室*小明*小紅*總經(jīng)理2024-01-15各部門各分支機(jī)構(gòu)已印發(fā)詳見附件議程2關(guān)于申請采購辦公設(shè)備的請示財(cái)務(wù)部請〔2024〕3號財(cái)務(wù)部*張華*李強(qiáng)*分管副總2024-02-20總經(jīng)理—已歸檔預(yù)算金額5萬元（二）文件分類歸檔目錄表檔號文件名稱文號成文日期密級保管期限存放位置（柜號/盒號）歸檔人2024-辦-001行政公文撰寫及文件管理規(guī)范公司辦發(fā)〔2024〕1號2024-01-01內(nèi)部永久A柜-01盒*小紅2024-人-0022024年員工培訓(xùn)計(jì)劃人力部發(fā)〔2024〕8號2024-03-10公開長期B柜-05盒*王芳（三）公文借閱申請表借閱日期借閱人（部門/姓名）借閱文件名稱及文號借閱事由借閱期限審批人意見借閱人簽字歸還日期經(jīng)辦人簽字2024-03-15市場部/*趙剛關(guān)于開展春季促銷活動的通知（公司辦發(fā)〔2024〕6號）制定部門促銷方案5個(gè)工作日同意*趙剛2024-03-20*小紅四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）格式規(guī)范性居中排版，二號小標(biāo)宋體字，如“關(guān)于召開XX會議的通知”；主送機(jī)關(guān)：頂格編排，后加冒號，三號仿宋體字，如“各部門：”；三號仿宋體字，行距28磅，一級標(biāo)題用黑體、二級標(biāo)題用楷體、三級標(biāo)題仿宋體；附件：下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱，如“附件：1.會議議程”；發(fā)文機(jī)關(guān)與成文日期：發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期上方，成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“2024年3月15日”），加蓋印章時(shí)，上不壓、下壓成文日期。（二）內(nèi)容準(zhǔn)確性數(shù)據(jù)、金額、時(shí)間等關(guān)鍵信息需經(jīng)二次核對，保證無誤；引用政策文件或歷史公文時(shí)，需注明文號和標(biāo)題，避免歧義；請示類公文需“一文一事”，不得將多個(gè)事項(xiàng)合并請示；報(bào)告類公文不得夾帶請示事項(xiàng)。（三）保密管理涉及公司商業(yè)秘密、未公開信息的公文，需標(biāo)注“內(nèi)部資料，注意保密”或“秘密”字樣；電子涉密文件需加密存儲，嚴(yán)禁通過QQ等非加密渠道傳輸；涉密文件復(fù)印、借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，全程留痕。（四）時(shí)效性控制緊急公文需標(biāo)注“特急”或“加急”，并明確辦理時(shí)限，相關(guān)部門需優(yōu)先處理；常規(guī)公文應(yīng)在發(fā)文后3個(gè)工作日內(nèi)完成流轉(zhuǎn)，逾期未辦需向辦公室說明原因。（五）電子文件管理電子文件命名需規(guī)范，避免使用“新建文檔1”“最終版”等模糊名稱；定期對電子文件進(jìn)行雙備